11. Инвентаризация имущества и обязательств. Материальная ответственность

Инвентаризация – уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату; обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, за полнотой и достоверностью данных бухгалтерского учета и отчетности.

Дополнительно: Приказом Минфина РФ разработаны МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА И ФИНАНСОВЫХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВот 13.06.95 N 49которыеустанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов.

Виды инвентаризации:

Частичная – проводится 1 раз в год для каждого объекта, это надежный способ проверки не требующий высокого уровня внутренней организации, не мешающий процессу производства.

Периодическая – осуществляется в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества

Полная – проверка всех видов имущества в конце года перед составлением годового отчета либо по требованию финансовых и следственных органов

Выборочная – имеет место на отдельных участках производства или при проверки работы материально отвественных лиц

Дополнительно:

Плановая инвентаризация - проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

Сроки проведения инвентаризации:

ОС: 1 раз в 3 года

Библиотечные фонды: 1 раз в 5 лет

Капитальные вложения: 1 раз в год но не ранее 1 декабря отчетного года

НЗП, полуфабрикаты собственного производства, готовая продукция, сырье и материалы: не ранее 1 октября отчетного года

Товары, сырье и материалы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях: в период наименьших их остатков

Ден-ые средства в кассе, на расчетных счетах и валютных, кредиты, займы: 1 раз в мес (как правило на первое число месяца). Инвентаризация ден-ых ср-в находящихся на расчетных и валютных счетах в банке производится путем сверки остатков сумм числящихся на счетах по данным бухгалтерии с данными выписок банка.

Дополнительно: при подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы. Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентам и др. дебеторами и кредиторами а также инвентаризация сумм задолженностей по недостачам и хищениям заключается в проверке обоснованности сумм числящихся на бухгалтерских счетах

Дополнительно: Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств подлежащих проверке устанавливается организацией самостоятельно кроме случаев когда проведение инвентаризации обязательно. А именно в следующих случаях:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продажи, приватизации, при преобразовании государственной или муниципальной унитарной организации

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года)

- при смене материально ответственных лиц ( на день приема-передачи дел)

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений и порчи ценностей

- в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций вызванных экстримальными условиями

- реорганизация, ликвидация организации

Этапы инвентаризации:

Предварительная работа председателя инвентаризационной комиссии – изучаются объекты, подлежащие инвентаризации , пломбируются места хранения материальных ценностейи проверяется правильность весоизмерительных приборов. Материально ответственные лица приводят в порядок имеющиеся в наличии ценности, сдают в бухгалтерию все документы о поступлении и выдаче ценностей. Работники учета заканчивают обработку документов, делают записи в учетные регистры, исчисляют остатки ценностей по счетам материальноответственных лиц. Сдав в бухгалтерию последний отчет, материально ответственные лица дают подписку о том, что все документы на поступившие и выбывшие материальные ценности сданы в бухгалтерию, неоприходованных и списанных в расход ценностей нет. Инвентаризацию проводят в присутствии материально ответственного лица, с которым обязательно должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Последние приходные и расходные документы фиксируются председателем комиссии с указанием «до инвентаризации на ..... (дата)»

Дополнительно:Инвентаризация производится только в присутствии всех членов комиссии, так как отсутствие хотя быодного из них дает основание рассматривать результаты инвентаризации как недействительные.

Члены инвентаризационной комиссии разбиваются на группы и закрепляются за объектами подлежащими инвентаризации. Они должны быть ознакомлены с инструкцией о порядке проведения инвентаризации и получить бланки для проведения инвентаризации.

Результаты проверки записывают в инвентаризационные описи (или акты инвентаризации), в которых указывают наименование ценностей, порядковые номера по прейскуранту, сорт, количество, цену и общую сумму. Дополнительно:На поврежденные или испорченные ценности составляют акты, в которых указывают характер и степень порчи, ее причины, лиц, виновных в порче ценностей. Результаты инвентаризации денежных средств и ценных бумаг оформляют актом без их записи в инвентаризационной описи.Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете . В бухгалтерии данные инвентаризационных описей сверяют с остатками показанными в учете и составляют ведомость учета результатов. Ведомость подписывается руководителем, глав. Бухгалтером и председателем комиссии. По окончании проверки инвентаризационная комиссия составляет протокол в котором отмечает свои решения и предложения.

Излишки имущества отражаются по Д 01,10,43, 50 и т.д. и по К 91.

Недостачи имущества и порча в пределах норм естественной убыли относят на затраты на производство или на расходы на продажу:

Д 94 К 10, 43, 41

Д 20, 26, 44 К 94

Дополнительно: Недостача имущества (в основном, продовольствия; а также горюче-смазочных материалов, химической продукции и некоторых видов строительных материалов) может объясняться естественной убылью (усушка, утруска, раскрошка, утечка, улетучивание, распыл). Отметим, что естественная убыль — это уменьшение количества продукта по естественным физическим причинам при соблюдении условий хранения, но не в результате порчи. На все виды продуктов приказами соответствующих министерств определены нормы естественной убыли при хранении, перевозке, разгрузке, реализации через торговую сеть. При этом нормы естественной убыли применяются лишь к продуктам, учитываемым по массе (а не поштучно). В пределах указанных норм естественная убыль продуктов может быть списана как расход предприятия.

Недостачи материальных ценностей , денежных средств а также порча сверх норм естественной убыли относят на виновных лиц:

Д 94 К 10, 43,41, 50

Д 73 К 94

Дополнительно: Д 73 К 94 можно относить по рыночной стоимости. Тогда разница с рыночной стоимости будет отнесена на прочие доходы или расходы.

При недостаче ОС:

Д 02 К 01 на сумму накопленной амортизации

Д 94 К 01 на остаточную стоимость

Когда виновные лица не установлены или во взыскании недостающих сумм отказано судом убытки списываются на финансовые результаты:

Д 91 К 94

Д 99 К 91

Дополнительно: результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течении 10 дней после завершения ее проведения.

Материальная ответственность работника – это обязанность возместить ущерб, причинённый работодателю противоправными виновными действиями или бездействием.(дополнительно: регламентируется гл. 39 Трудового Кодекса)

Дополнительно:

Материальная ответственность может быть возложена на работника лишь при одновременном наличии следующих обязательных условий:

прямого действительного ущерба

противоправности поведения работника

вины работника

причинной связи между действиями (или бездействием)

Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:

1) когда на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

3) умышленного причинения ущерба;

4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

6) причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером. Работники в возрасте до восемнадцати лет несут полную материальную ответственность лишь за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка

Виды договоров о полной материальной ответственности:

-договор о полной индивидуальной ответственности (могут быть заключены с кассиром, завхозом) Этот договор конкретизирует обязанности работника и администрации по обеспечению сохранности ценностей и содержит, в частности, следующие положения:

А)работник должен своевременно сообщать администрации обо всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности ценностей; вести учёт, составлять и предоставлять в установленном порядке соответствующие отчёты; участвовать в инвентаризации;

Б)администрация обязуется знакомить работника с законодательными актами, устанавливающими правила работы с материальными ценностями; проводить в установленном порядке инвентаризацию ценностей.

- договор о полной коллективной (бригадной) ответственности (может быть заключен например с инкассаторами) заключается при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере.

Эти 2 вида договоров могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Дополнительно: Также существует ограниченная материальная ответственность. При ограниченной материальной ответственности работники возмещают ущерб в заранее установленных пределах. Как правило, таким пределом может быть средний месячный заработок. Ограниченную материальную ответственность работники (в том числе должностные лица предприятия) несут за причиненный по их вине ущерб при отсутствии оснований для возложения на них ответственности в более высоком размере. Если ущерб превышает средний месячный заработок то наступает полная материальная ответственность.

Удержание из зп работника:

1. если сумма ущерба не превышает среднемесячной з/п работника, то удержание производится по приказу руководителя, который должен быть издан в течении 1 месяца со дня обнаружения ущерба, с письменного согласия работника и не более 20%.

2. если больше среднемесячной з/п работника, то удержание производится только по решению суда. И тогда этот вид удержаний переходит в обязательный вид удержаний (исполнительные листы)