8. Документирование хоз.Операций и их отражение в регистрах бухучета

Первичное наблюдение – это основа функционирования хоз.учета.

Оно включает в себя:

1. оценку и критерий отбора фактов хоз.жизни;

2. однозначное определение объектов и событий, отраженных в учете.

3. совмещение во времени оформления наблюдения и измерения фактов хоз.жизни

4. способы контроля за наблюдением и передачей фактов хоз.жизни для дальнейшей обработки.

По результатам первичного наблюдения приступают к составлению бух.документов.

Бух.документ представляет собой письменное свидетельство, кот.подтверждает факт совершения хоз.операции и право на их совершение или устанавливает мат.ответственность работника за доверенные ему ценности.

Объектами учетных регистров являются процессы производства, снабжения и продажи, а также отдельные подразделения организации и различные расчетные финансовые и хоз.отношения внутри организации и за ее пределами.

Первичные учетные документы (ПУД) принимаются к учету если они составлены по унифицированным формам, утвержденным гос.комитетом России по согласованию с МИНФИНом, а также с Мин.Экономики и развития торговли идр.заинтересованными федеральными органами исп.власти по следующим разделам учета:

1. учет с/х продукции и сырья

2. учет труда и его оплаты

3. учет ОС и НМА

4. учет материалов

5. учет работ в кап.строительстве

6. учет работ в автотранспорте

7. учет результатов инвентаризации

8. учет кассовых и расчетных операций

9. учет торговых операций.

Если организация совершает операции, кот.не могут быть оформлены типовыми документами, то орг-я самостоятельно может разработать форму первичного документа, кот.должна быть предусмотрена учетной политикой орг-ции(утверждает руководитель) и содержать перечень обязательных реквизитов:

1. —  наименование регистра;

2. — название организации;

3. — даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;

4. —  хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5. — величина денежного измерения объектов учета с указанием единицы измерения;

6. — наименование должностей лиц, ответственныхза ведение регистра;

7. — подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих граждан.

ПУД составляются в момент совершения хозяйственной операции либо сразу после ее завершения. Должностные лица, подписавшие документы, несут ответственность за своевременность составления и достоверность информации в документе.

Не каждый работник организации имеет право составить и подписать первичный документ. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с ГлБ.

Документы м.б. составлены на бумажных и машинных носителях.

Документы на машинных носителях должны содержать все эти же реквизиты и, кроме того, код оператора, составившего и записавшего документ.

С документами тесно связана документация, унификация, стандартизация и документооборот.

Документация- способ оформления имущества, обязательств и хоз.операций бух.документами. Поскольку документация представляет собой поток информации о фин.-хоз. деятельности, то следовательно она широко исп.в управлении организацией для осуществления предварительного, текущего и последующего контроля.

Унификация документов – это разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций в различных организациях независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности (ПКО и РКО). Унификация способствует упрощению проведения проверок ден. и расчетных операций и приспосабливает их обработку на вычислительных машинах.

Стандартизация документов – установление одинаковых стандартов или размеров бланков однотипных документов, кот.позволяют более эффективно формировать документы в дела, обрабатывать документы и хранить их в архиве.

Документооборот – путь, кот.совершает доку-т от момента его составления до сдачи в текущий архив. В каждой организации разрабатывается гл.бухгалтером график документооборота, кот.утверждается руководителем.

Дополнительно:Его указания, касающиеся выписки документов и процедуры их прохождения, являются обязательными для всех работников организации. Предусматривается ответственность отдельных оперативных и учетных работников за своевременное движение документов. Практика показывает, что отсутствие необходимого порядка и строгой дисциплины в оформлении документов и их передаче — одна из основных причин несвоевременного отражения операций и фактов хозяйственной деятельности и получения недоброкачественных учетных данных.

Правильная организация документооборота предполагает соблю­дение следующих принципов:

• рациональное и своевременное составление документов;

• последовательное отражение в них всех процессов хозяйственной деятельности организации;

• рациональная обработка документов;

• сокращение пути прохождения документов;

• систематическое изучение документов.

В описании документооборота (это и есть график документооборота) обязательно должно быть: 1. наименование сдаваемых отчетов или первичных документов и номер экземпляра .2. сроки их составления.3. должность и подпись лица, который составляет и подписывает док-т. 4. сроки сдачи док-тов в бухгалтерию. 5. лица, ответственные за сдачу док-тов в бухгалтерию. 6. должность лица, кот.принимает, проверяет, обрабатывает док-т и контролирует его передачу в текущий архив. График документооборота необходимо анализировать и при необходимости корректировать в будущем.

Порядок составлении и хранения документов.

К оформлению документов предъявляются след.требования:

1. своевременность оформления док-тов, т.е. первичные документы д.б.составлены в момент и в местах совершения хоз.операции, а если это не предоставляется возможным, то сразу после ее окончания.

2. точность, ясность и полнота содержания операции оформляемой док-том, т.е. в док-те текст, кот.хар-ет операцию д.б.четко сформулирован, чтобы после заполнения док-та не возникали неясности и двоякое толкование операции. Кроме того, все показатели в форме док-та д.б.заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.

3. четкость заполнения документа.

В бухгалтерию док-ты принимаются к учету если они оформлены по форме, содержат все описательные реквизиты и соблюдены все требования, предъявляемые к заполнению док-та. Неправильно заполненные док-ты возвращаются на исправление лицу или орг-ции неправильно составившей док-т.

В платежных документах никаких исправлений не допускается. Если бухгалтер при оформлении такого документа совершил неточность, то документ необходимо переписать.

Поступившие в бухгалтерию док-ты до записи их в учетных регистрах или отражении на машинных носителях, подвергаются бух.обработке, кот. проходит в 3 этапа:

1. документы проверяются по существу, т.е устанавливается целесообразность и законность указанной в документе операции, а также определяется имело ли место данная операция вообще и в том объеме, кот. указан в документе.

2. проводится формальная проверка док-та, т.е. проверяется правильность заполнения всех реквизитов.

3. проверяемые и принятые док-ты подвергаются группировке, арифметич. проверке, таксировке и контировке.

Группировка – подборка однородных док-тов в пачке. Она позволяет подводить общие итоги по однородным док-там, что значительно облегчает обработку сгруппированных документов и дает возможность проводить записи одной бух.проводкой.

Ариф.проверка док-тов – позволяет контролировать подсчет итогов и правильность отражения количественных и стоимостных измерителей.

Таксировка – выражение натуральных показателей в ден.измерении и подсчет сумм.

Контировка – уточнение счетов на кот-ые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых док-тах хоз.операции.

После записи док-тов в учетных регистрах рекомендуется проводить их погашение подписями на документах, полученных или погашенных. Такое погашение следует проводить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования проведенных документов.

Все док-ты после окончательной бух.обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив. Док-ты переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации в течении месяца. На обложке каждой папки указ. наименование орг., название и порядковый номер папки, месяц и год за кот.подшиты док-ты в папку и количество листов в папке. При передаче док-тов в архив или уничтожении док-тов срок хранения кот.уже истек, составляются акты.

Для упорядочения хранения док-тов ведется регистрац.журнал архивных дел. Дела из текущего архива выдаются по письменному распоряжению гл.бух-ра. Изъятие док-тов из архива может производиться только органами дознания, предварит.следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановления. Гл.бух. или другое должностное лицо орг. вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие снять копии с изымаемых док-тов с указанием даты и основанием изъятия. При ликвидации п/п док-ты срок хранения кот. еще не истек передаются в городское архивное управление.

Сроки хранения док-тов.

Они утверждены гл.архивным управлением и едины для всех п/п.

1 год – подтвержденные сальдо по взаимным расчетам и акты сверок взаимозачетов.

3 года – квртальные балансы и отчеты, первичные док-ты к данным баланса, ж/о, мемориальные ордера, различные ведомости, книги и картотеки подотчетных лиц и док-ты по рез-там инвентаризации.

5 лет – гл.книга, кассовая книга, книга покупок и книга продаж, аудиторские заключения, акты документальных ревизий.

10 лет – годовые балансы и отчеты и док-ты прилагаемые к ним.

75 лет – лицевые счета работников.

Классификация док-тов.

1. по назначению:

- распорядительные (содержат приказ или распоряжение на осуществление хоз.операции. Они разрешают провести хоз.опреацию, но не подтверждают факт ее совершения: приказы, доверенности, накладные, платежные поручении и т.д.)

- исполнительные (оправдательные) – только подтверждают факт совершения хоз.операции и служат основанием для записи операции на бух.счетах. Они также свидетельствуют о получении, выдаче и расходовании рес-сов п/п: квитанции, счета, отчеты МОЛ, акты приема-передачи основных средств, приходные и расходные кассовые ордера и др.

- док-ты бух.оформления – составляются работниками бухгалтерии когда для записи хоз.операции отсутствуют другие док-ты или с целью подготовки распорядит. и оправдательных док-тов: ведомости начислении и распределения амортизации, накопительные ведомости, ведомости распределения ОПР и ОХР, бух.справки и т.д.

- Комбинированные – одновременно вып-ют функции либо распорядит. и оправдат. док-тов, либо оправдат. и док-тов бух.оформления. (РКО – и распорядит. и оправдат.)

2. по порядку составления:

- первичные – составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. К подобным документам относятся материальные требования, накладные, расписки, приемо-сдаточные акты и др.

- сводные – оформл. на основе ранее составленных первичных док-тов. Сводные м.б. исполнительными, док-тами бух.оформления и комбинированными: банковские выписки по счетам, авансовые отчеты, кассовые отчеты и др. Сводные документы используются для систематизации и группировки сведений первичных документов, получения обобщенных показателей и позволяют уменьшить количество учетных записей на счетах.

3. по содержанию хоз.операции:

- материальные – отражают движение ОС, НМА, производственных запасов и зат-т.

- денежные – отражают движение д.с.в кассе и на банковских счетах

- расчетные док-ты – отражают расчеты п/п с юр.и физ.лицами.

4. по способу отражении операций:

-разовые – применяются 1 раз для отражения 1 операции или нескольких одновременно совершаемых операций: расчетно-платежные ведомости по з/п. К ним также относятся платежные поручения, платежные требования, приходные и расходные ордера.

- накопительные - используются для оформления однородных операций, совершаемых организацией многократно в течение непродолжительного времени и составляются с целью уменьшения числа выписываемых разовых документов. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени, ведомости выполненных работ и др.

5. по месту составления:

- внутр. – составляется персоналом организации

-внешние – приходят в орг. «со стороны»

6. по порядку заполнения:

- заполняемые вручную

- при помощи вычислит.техники.

После того как ПУД попали в бухгалтерию, их подвергают обработке. Одним из элементов обработки является объединение суммовых данных с нескольких документов в один накопительный документ, который называется регистром б/у. Сами регистры предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах б/у и в б/о. Правильность отражения хоз.операции в учетных регистрах обеспечивают лица, составившие и подписавшие учетный регистр.

Регистры – таблицы, спец.формы, предназначенные для регистрации хоз.операций.

Учетные регистры различают:

1. По объему содержания:

Регистры синтетического учета, где учет ведется общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной информации только в денежном выражении с указанием корреспонденции счетов без пояснительного текста (ж/о);

Регистры аналитического учета., где записи выполняются подробно с пояснениями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. В материальном учете записи ведутся в количественных и натуральных измерителях (ведомость движения материалов).

2. По внешнему виду:

Карточки – являются регистрами аналитического учета и группируются по определенным признакам. Используются при большом количестве аналитических счетов (главным образом для учета ТМЦ и ОС). Различают: количественно-суммовые (предназначены для учета ТМЦ; отражаются как денежные, так и натуральные показатели; ведутся по всем инвентарным счетам) и суммовые (предназначены для учета расчетов и учета затрат; открываются на год). К ним относят: инвентарные карточи по ОС, карточки складского учета и т.д.

Сводные листы – это листы большого формата предназн для отраж прихода и расхода мат ценностей, а также расчетов с контр-агентами (ж-о, оборотные вед-ти)

Книги – сброшюрованные свободные листы. (кассовая книга, ГК, книги покупок, продаж.)

3. По характеру записей:

Хронологические – для регистрации всех док-тов в порядке их поступления, но без распределения по счетам учета (журнал рег хоз опер, кассовая книга)

Систематические – группировка и отражхоз опер на счет син и анал учета (мемориальные ордера и оборотные вед-ти по синтетич. и аналитич. счетам).

Комбинированные – сочетают систематич.и хронологические записи. (гл.книга, ж/о).

4. По строению:

Односторонние – карточки по учету мат ценностей, расчетов и др операций (ден и натур выражение)

Двусторонние – при ведении учета в бух книгах и ж/о, Д-т на одной стороне, К-т на другой.

Многографные – для отражения доп показателй внутри анал учета Движение материалов.

Линейные – каждый анал счет отр-ся т-ко на одной строке, что позволяет разделить синт на неогран кол-во анал счетов (Ж-о №7-71сч)

Шахматные- отражение одновр по Д и К.

В платежных документах никаких исправлений не допускается. Если бухгалтер при оформлении такого документа совершил неточность, то документ необходимо переписать.

В ПУД исправления могут иметь место, однако они должны быть произведены по установленным правилам:

1. исправление корректурным способом – зачеркивание неправильного текста или суммы и написание сверху правильного текста или суммы. Должно быть подтверждено подписями лиц и указанием даты исправлении.

2. в учетных регистрах – способ доп.проводки. – применяется когда в регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но занижена сумма. Пишется доп.проводка на недостающую сумму.

3. способ «красное сторно» - прим.когда в учетном регистре указана неверная корреспонденция счетов или завышена сумма. Для исправления записывают такую же проводку на такую же сумму, обводят ее красным и затем пишут правильную проводку на правильную сумму.

Формы бух.учета: мемориально-ордерная, ж/о, автоматизированная и упрощенная (для ИП)