2.2.Категории управленческой информации.

Управленческую деятельность можно условно разделить на три основные категории. И именно они, на мой взгляд, определяют и характеризуют преобладающие по важности, по распространению виды и категории управленческой информации.

Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.

Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов. Информация, которая необходима этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня.

Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях.

2.3.Общие «требования» иус

Хотя управляющие на различных уровнях организации имеют различные потребности в информации, все они сталкиваются с общим “требованием” самой ИУС. Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений. Следовательно, можно рассматривать ИУС как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства и исполнения работы.

Производственно-экономическая теория информации оперирует на прагматичном уровне полезности информации для целей производственно управления. Исходя из этого, как категории качества информации рассматриваются:

- важность для решения рассматриваемой проблемы;

- объем информации (с тремя определяющими параметрами: всеобщность, точность и обусловленность);

- вероятность (степень надежности должна быть высокой);

- степень подтвержденности (достоверность на основе имеющегося эмпирического знания);

- проверяемость (возможность доказательства истинности);

- актуальность ( возраст доказательства истинности);

Таблица 1 - Соответствие потребностей управляющих возможностям ИУС

Уровень управления	Управленческая ответственность	Информация требуемая ИУС	Как используется информация ИУС
Высшее управление	Увеличение производительности, рост, накопление и использование ресурсов; выживание всей организации	Данные о среде и тенденции, прогнозы, сводные отчеты об операциях, уведомления об исключительных проблемах	Установление организационных целей, политики, ограничений, принятие решений, касающихся стратегических планов и управления всей организацией
Среднее звено управления	Размещение ресурсов в соответствии с распределенными заданиями, установление оперативных планов, контроль операций	Сводки о результатах операций и уведомления об исключительных ситуациях, относящихся к делу действиях и решениях других руководителей среднего звена	Установление оперативных планов и политики, контроль процедур, составление уведомлений об исключительных ситуациях, составление оперативных сводок по распределению ресурсов, о действиях и решениях для других управляющих среднего звена
Нижнее звено управления	Производство товаров или услуг в пределах бюджетов, установление потребности в ресурсах, перевозке и хранении материалов.	Свободные отчеты о взаимодействиях, подробные отчеты по проблемам, оперативные планы и политики, процедуры контроля, действия и решения связанных между собой управляющих	Составление уведомлений об исключительных ситуациях и сообщений о состоянии работы, определение потребности в ресурсах, составление рабочих календарных планов

Качество производственных информационных систем на практике обычно характеризуется тем, в какой мере удается привести к взаимному соответствию предложение информации, спрос на нее и потребность в ней. Отправными пунктами, содействующими достижению большего взаимного соответствия потребности в информации, спроса на нее и ее предложения, являются сами производственные информационные процессы и носители этих процессов. Что касается последнего, то речь идет о наилучшем использовании имеющегося у сотрудников и соответствующим образом активизируемого информационного потенциала, а также о возможно более эффективном внедрении технических вспомогательных средств (калькуляторов, компьютеров, копировальной техники). Их эффективное взаимодействие в производственных информационных процессах при этом неизбежно связано с решением задачи оптимального формирования этих процессов по их различным стадиям (сбор, хранение, передача и обработка информации) [7,9].

Рассмотрим, как происходит формирование информационных процессов в ЗАО «Компания Тверитекс».

Сбор информации. В данном случае вся информация уже собрана и хранится на предприятии. Сбор информации зависит от достаточных знаний об адекватных способах сбора информации или об имеющихся источниках информации; возможности сбора определенных данных; воли в сборе определенных данных.

Хранение информации. Здесь не всегда использование информации по времени совпадает с ее получением, поэтому возникает потребность в хранении информации. Хранение происходит в двух формах: естественной (человеческая память) и в искусственных хранилищах (бумажные носители – архив и компьютерный архив). Определяющими критериями для выбора искусственной формы хранения являются при этом:

- объем подлежащей хранению информации;

- предполагаемый срок хранения информации;

- частота и необходимая быстрота доступа к хранимым данным;

- частота изменения (актуализация) хранимого информационного материала;

- необходимость защиты хранимой информации от нежелательного и несанкционированного доступа.

Передача информации (коммуникация). Необходимость внутрипроизводственной коммуникации вытекает из разделения труда. В соответствии с этим процессы коммуникации являются видами взаимодействия, состоящими, по меньшей мере из передачи и приема информации, в которых участвуют, как минимум, два партнера: передающий и принимающий информацию. На предприятии составлены Положения о структурных подразделениях, в которых есть пункт «Взаимоотношения. Связи», в котором описываются принципы, права и полномочия подразделения при взаимодействии с другими структурными подразделениями предприятия, методы и способы получения доступа к различным формам внутренней и внешней отчетности подразделений предприятия, а также к системе информационного обслуживания всех подразделений предприятия; а также принципы, права и полномочия при взаимодействии подразделения с внешними организациями.

В качестве основной проблемы коммуникаций следует рассматривать выполнение того условия, чтобы весь имеющийся на предприятии информационный материал (в неискаженном виде) достигал бы тех подразделений и тех рабочих мест, где в нем имеется потребность.

Обработка информации. На этой стадии полученные данные при помощи процессов комбинирования или связывания преобразовываются в новые по содержанию данные (изменяют форму, обобщаются или специфицируются).

Каждый сотрудник, составляющий отчетные формы, несет ответственность за достоверность и своевременность предоставляемой информации, как для генерального директора, так и для структурного подразделения, которому необходима данная информация для выполнения своих обязанностей.