6Функции эт для работы с базами данных

Для вычислений итогов по базе данных используются функции категории «База данных». Они позволяют подсчитывать количество значений, максимальное, минимальное и среднее значение и сумму по какому-либо полю при заданных условиях. Условия задаются блоком критериев аналогично расширенному фильтру. Таким образом, при использовании функций категории «База данных» требуется указать

• диапазон ячеек, занимаемый списком;

• поле, по которому проводятся вычисления (адрес ячейки, содержащей имя поля из диапазона списка);

• блок критериев (диапазон ячеек, содержащий минимум две ячейки – имя поля и шаблон для поиска).

Результаты вычислений можно использовать для наглядного представления итогов, т.е. для диаграмм.

При использовании этой категории функций собственно фильтрация не выполняется.

Пример: построить диаграмму распределения количества женщин по уровням образования (в процентах). Для этого сначала просто построим диаграмму, а затем попросим программу ЭТ показать значения категорий (подписи данных) в процентах. Диаграмму будем строить по результатам работы функции DCOUNTA(...) (БСЧЕТА или БСЧЕТ2 по-русски). Эта функция используется для обработки текстовых полей. Если бы нужно было считать числа (например, количество детей или оклады), то использовалась бы DCOUNT (она же БСЧЕТ). Имеется 4 уровня образования (н/ср, ср/сп, ср, в) и для каждого варианта нужен свой блок критериев (пример показан на рис. 21).

Рисунок 21. Блоки критериев и результаты работы функции DCOUNTA().

Потом из результатов вычислений путем копирования формируем диапазон для построения круговой диаграммы. Подробности построения диаграмм рассматривать не будем, а результат показан на рис. 23.

Рисунок 22. Диаграмма распределения сотрудниц по уровням образования.

7Сводные таблицы

Получить итоги в виде таблицы удобно с помощью команды главного меню «Данные/Сводная таблица/Запустить...». После этого появляется возможность построить сводную таблицу с помощью Мастера.

На первом шаге в качестве источника данных нужно выбрать текущее выделение (рис. 23) и в появившемся диалоге Мастера сводных таблиц (рис. 24) простым перетаскиванием кнопок с названиями полей сформировать нужную структуру таблицы.

Рисунок 23. Определение источника данных для сводной таблицы.

Рисунок 24. Мастер сводных таблиц.

Например, требуется узнать средний оклад по должностям отдельно для мужчин и женщин. Средний оклад – это некоторые расчетные данные, поэтому кнопка “Оклад” перетаскивается в область данных. По умолчанию программа предлагает по расчетному полю функцию Сумма (рис. 25). Если требуется другая, надо двойным щелчком по кнопке в области данных выбрать желаемую функцию (рис. 26) или выделить эту кнопку и щелкнуть по кнопке “Параметры” в правой части окна.

Рисунок 25. Полный диалог настройки сводной таблицы.

Удалить кнопки с названиями полей из областей можно перетаскиванием в пустую область таблицы или с помощью кнопки “Удалить” в правой части окна.

Рисунок 26. Выбор операции для области данных.

Без дополнительных указаний программа размещает полученную сводную таблицу на том же листе внизу под исходными данными. По желанию можно изменить расположение сводной таблицы, нажав на кнопку “Дополнительно”, как показано на рис. 25. Пусть сводная таблица строится на новом листе. Итоговый вариант показан на рис. 27.

Рисунок 27. Итоговые настройки сводной таблицы.

В получившейся сводной таблице (рис. 28) видим средние оклады по каждой должности, средние оклады мужчин и женщин и среднее по предприятию.

Рисунок 28. Заказанная сводная таблица.

В любой момент, щелкнув правой кнопкой мыши по любой ячейке сводной таблицы и выбрав пункт “Запустить”, можно изменить разметку таблицы. Например, можно в область “Страница” переместить кнопку «Образование», и тогда средний оклад по должностям и полу можно просматривать только для сотрудников с определенным видом образования, выбрав его из раскрывающегося списка (рис. 29).

Рисунок 29. "Трехмерная" сводная таблица.

В области полученной сводной таблицы можно заказать фильтрацию данных по имеющимся полям. Например, вызвав контекстное меню к полю «Пол» и выбрав меню “Фильтр” можно посмотреть имеющиеся данные только для женщин (рис. 30).

Рисунок 30: Результат фильтрации по полям сводной таблицы.