Овчаренко_6

Следующий шаг позволяет сформировать макет итогового документа из полей исходного списка, который называется макет сводной таблицы. Диалоговое окно этого шага формирования макета итогового документа для описанного выше примера приведено на рис. 5.17.

Макет сводной таблицы содержит 4 области (рис. 5.17):

•Страница — обеспечивает фильтрацию данных сводной таблицы по значениям выбранных полей, может содержать 0—N полей списка;

•Строка, Столбец — обеспечивают группирование строк и столбцов списка для вычисления итогов, могут содержать О—N полей списка;

•Данные — обязательная область макета; содержит произвольное число полей, не включенных в другие области. Одно и то же поле списка может быть многократно размещено в области данных, если для него нужны разные виды итогов (сумма, среднее значение и т.д.).

Рис. 5.17. Макет итогового документа, подготовленный с помощью Мастера сводных таблиц

Порядок следования полей в областях Страница, Строка, Столбец определяет иерархию группирования данных и формируемых итогов.

С помощью мыши надо перетащить поля из списка в правой части окна Мастер сводных таблиц (рис. 5.17) в области Строки, Столбца и Данных в том же окне. Результат формирования макета итогового документа для описанного выше примера приведен на рис. 5.17.

В последнем шаге определяется, где будет размещен результат построения сводной таблицы, причем рекомендуется размещать его на отдельном рабочем листе. Результат формирования Ведомости зарплаты за полугодие мастером сводных таблиц EXCEL приведен на рис. 5.18.

5.1.5.2. Группировка и обновление данных в сводных таблицах

При подведении итогов можно объединять данные в группы. EXCEL предлагает три способа группировки элементов сводной таблицы в зависимости от типа данных, а именно:

•группировать выделенные элементы по выбранным категориям;

•автоматически группировать числовые элементы;

•автоматически группировать даты и время в более крупные единицы времени, например дни, месяцы, кварталы, годы.

Можно создавать подгруппы в группах, например сгруппировать даты по месяцам, а затем месяцы в кварталы.

После выделения элементов, которые необходимо сгруппировать, достаточно щелкнуть по кнопке Группировка на панели инструментов Сводные таблицы, чтобы получить группу. Например, для объединения сотрудников по отделам и получения дополнительных итогов для предыдущего примера (рис. 5.18) следует в построенной сводной таблице выделить требуемые фамилии, например Иванов И.А., Климов Ф.Ф. и Осипов Ю.Я., а затем выполнить группировку описанным способом. Можно переименовать поле группы обычным образом, сформировать дополнительные итоги для группы, вызвав одноименное диалоговое окно по кнопке Поле сводной таблицы на панели инструментов Сводные таблицы,

атакже скрыть детали и показать только итоговые данные для поля группы.

Рис. 5.18. Сводная ведомость зарплаты за полугодие.

Пример группировки данных по выделению, которая позволила объединить сотрудников по отделам и получить дополнительные итоги, приведен на рис. 5.19.

Сводная таблица не является динамической таблицей, поскольку она не связана напрямую с теми данными, которые были использованы для ее

построения. При создании сводной таблицы EXCEL сохраняет копию базовых данных в кэш-памяти и строит независимое представление данных Если в исходные данные были внесены какие-либо изменения, то сводная таблица не отразит автоматически эти изменения. Для того чтобы привести в соответствие данные в сводной таблице измененным исходным данным, надо нажать кнопку Обновить данные, которая называется (!) на панели инструментов Сводные таблицы, причем курсор должен находиться внутри сводной таблицы.

5.1.5.3. Консолидация диапазонов исходных таблиц

С помощью мастера сводных таблиц можно консолидировать данные из таблиц, расположенных на разных рабочих листах EXCEL. Непременным условием такой консолидации является единая структура таблиц. При этом каждая таблица должна содержать данные одного временного (или другого типа) диапазона. Например, ведомости зарплаты за каждый квартал 1998 года сформированы на разных рабочих листах EXCEL с именами 1кв-98, 2

кв-98, 3 кв-98, 4 кв-98. Для построения сводной ведомости за весь 1998 год

не обязательно переносить их на один рабочий лист EXCEL, а можно воспользоваться средством консолидации мастера сводных таблиц.

Для создания консолидированной сводной таблицы из нескольких рабочих листов надо выполнить следующие действия.

Перейти на новый рабочий лист и выбрать в меню Данные команду Сводная таблица. На первом шаге мастера сводных таблиц надо установить флажок в нескольких диапазонах консолидации.

На следующем шаге мастера сводных таблиц следует оставить установленным по умолчанию переключатель Создать одно поле страницы. Далее необходимо указать диапазон каждой консолидируемой таблицы, включая в него заголовки столбцов и строк кроме итоговых строк и столбцов. Результат задания диапазонов таблиц для описанного примера приведен на рис. 5.20.

Рис. 5.20. Задание диапазонов консолидируемых таблиц.

После задания всех диапазонов объединяемых таблиц по кнопке Далее можно перейти к третьему шагу. который выводит окно формирования макета итогового документа, приведенного на рис. 5 16, за исключением того, что EXCEL не отображает имена полей консолидируемых таблиц. Можно задать любые имена полей после завершения формирования сводной таблицы Для суммирования значении из исходных диапазонов достаточно на жать кнопку Далее, а для использования другой итоговой функции следует дважды щелкнуть по заголовку Сумма по полю Значение, а затем выбрать требуемую функцию.

Результат формирования Ведомости зарплаты за 1998 год путем консолидации мастером сводных таблиц диапазонов, расположенных на листах 1кв-98,2 кв-98,3 кв-98, 4 кв-98, приведен на рис. 5.21. По списку (Все) можно получить сведения по каждому кварталу.

Рис. 5.21. Сводная ведомость зарплаты за 1998 год.

5.1.5.4. Использование функций EXCEL в сводных таблицах

Для вычисления значений в области данных сводной таблицы использовалась функция СУММ, которая применяется по умолчанию для числовых данных. Чтобы изменить итоговую функцию, которую EXCEL использует для вычисления поля данных, надо выбрать любой элемент в этом поле и нажать кнопку Поле сводной таблицы на панели инструментов Сводная таблица. Можно использовать следующие функции EXCEL для

Кроме того, диалоговое окно Поле сводной таблицы позволяет изменить имя поля данных в сводной таблице.

В следующем разделе показана технология применения описанных инструментов EXCEL для выполнения бизнес-анализа финансовых сделок с ценными бумагами.

5.2. Информационная технология выполнения бизнесанализа финансовых сделок с ценными бумагами

5.2.1. Постановка задачи

Предметной областью данной задачи является деятельность фондовой биржи, на которой осуществляются торги по ценным бумагам. Создается учетная база данных регулярно совершаемых финансовых сделок, горизонт наблюдения — год.

Необходимо:

1). осуществлять регулярный учет сведений о котировке кур сов ценных бумаг, объемах предложения и спроса;

2). составлять сводки о котировке ценных бумаг, о соотношении спроса и предложения по видам ценных бумаг, эмитентам в динамике (по учетным периодам);

3). давать развернутую статистику спроса и предложения в стоимостном и объемном выражении;

4). прогнозировать спрос на определенные виды ценных бумаг различных эмитентов.

5.2.2. Информационно-логическая модель предметной области

Для оптимальной организации информации на персональном компьютере следует провести информационный анализ предметной области и построить информационно-логическую модель (ИЛМ). Процесс построения ИЛМ предметной области начинается с определения состава реквизитов, циркулирующих в изучаемой предметной области. Затем необходимо выявить функционально-зависимые реквизиты и объединить их в группы, или информационные объекты (ИО), дав предварительно каждой группе имя.

Результаты проведенного информационно-логического анализа для финансовых сделок с ценными бумагами на фондовой бирже сведены в таблицу 1, где определены информационные объекты, их имена, реквизитный состав и типы данных (форматы).

Замечание В таблице использованы условные обозначения следующих форматов.

•С — символьный тип,

•D — дата. время;

•N — числовой тип (допускается формат чисел с фиксированной десятичной точкой).

В базе данных фиксируются сведения о продажи ценных бумаг в конце операционного дня, все сводки за прошедшие сутки формируются на начало следующего дня. Итоги проводя по видам ценных бумаг, эмитентам и дате.

5.2.3. Информационная технология выполнения бизнесанализа

Бизнес-анализ финансовых сделок с ценными бумагами включает следующие этапы:

1.Определение структуры рабочей книги (состава и назначения отдельных листов).

2.Проектирование структуры данных (макета размещения информации) для отдельных листов рабочей КНИГИ.

3.Подготовка данных (ввод первичной учетной информации)

4.Контроль достоверности ввода исходных данных.

5.Выполнение расчетов с использованием различных информационных технологий.

5.2.3.1.Проектирование структуры данных для выполнения бизнес-анализа

Для реализации первых двух этапов необходимо выполнить следующие шаги:

1.Создать новую рабочую книгу — команда Файл, Создать, шаблон

— Книга; сохранить ее под именем Ценные бумаги (PAPER) — команда Файл, Сохранить как; выбрать диск, папку, задать параметры — пароль на открытие книги.