Access 2007

Малоизвестная или недооцененная возможность. Параметры списков SharePoint

Программа Access предоставляет легкий способ доступа к нескольким часто используемым параметрам SharePoint. Для их просмотра щелкните правой кнопкой мыши связанную таблицу и выберите подменю SharePoint List Options (Параметры списка SharePoint). На экране появятся команды, позволяющие изменить таблицу, настроить ее разрешения или задать оповещения, уведомляющие об изменении конкретных данных. При выборе одного из этих параметров программа Access запускает ваш Webобозреватель и переводит его на соответствующую страницу SharePoint.

Редактирование данных SharePoint в Access

Как только вы фиксируете изменение в связанной таблице (например, выполнив редактирование и перейдя к другой строке), программа Access отправляет новые значения на сервер SharePoint. Единственное, что вы не можете менять, — структура таблицы. Для этого придется использовать программу SharePoint. (Один из быстрых способов перехода к нужной Web-странице — щелчок таблицы правой кнопкой мыши в программе Access и выбор последовательности команд SharePoint List Options → Modify Columns and Settings (Параметры списка SharePoint → Изменить столбцы и параметры списка SharePoint).)

Подсказка

Для отображения самой свежей информации в вашей таблице в любое время можно выбрать на ленте Home → Records -+ Refresh All (Главная → Записи → Обновить все).

Если не повезет, вы можете начать изменять запись, когда ее редактирует кто-то другой. Если вы закончите свою корректировку первым, то ничего не узнаете о возникшем конфликте. (Отменено будет изменение другого пользователя.) Если вы окажетесь проигравшей стороной и завершите корректировку после того, как кто-то уже изменил запись, то получите показанное на рис. 21.21 сообщение, которое позволяет решить, что делать.

Рис. 21.21. Это сообщение извещает вас о том, что кто-то уже изменил запись, с которой вы работаете. Можно щелкнуть мышью кнопку Save Record и вслепую записать собственные изменения поверх изменений другого пользователя (что всегда рискованный шаг) или кнопку Drop Changes и отменить свою корректировку. Но самый интересный вариант — кнопка Copy to Clipboard, которая позволяет скопировать ваши значения в буфер обмена ОС Windows и отменяет вашу корректировку. Затем вы сможете просмотреть текущую запись и вставить в нее часть или все ваши изменения

751

Подсказка

Когда используется кнопка Copy to Clipboard (Копировать в буфер), программа Access копи-рует всю строку. Если вы хотите вставить просто пару значений, можно вставить всю запись в другую программу (например, текстовый редактор) и затем скопировать только нужные вам значения.

Внесение изменений в автономном режиме

Единственный недостаток применения связанных таблиц — необходимость подключения к серверу SharePoint. Если нужно внести изменения в нестандартной ситуации — например, когда применяется портативный компьютер дома или гроза нарушила работу вашей сети — удача отвернется от вас.

Или нет? Оказывается, программа SharePoint предоставляет связанным таблицам дополнительную поддержку, позволяя использовать списки SharePoint без подключения. Благодаря этому средству можно использовать связанные таблицы автономно, внести изменения и затем применить их позже, когда подключитесь к серверу в следующий раз.

Для работы с БД в автономном режиме выберите на ленте External Data → SharePoint Lists → Work Offline (Внешние данные → Списки SharePoint → Автономный режим). Теперь вы отключились от сервера и не увидите изменений других пользователей, а они не увидят ваших.

Рис. 21.22. В данном примере две новые записи добавлены и одна запись отредактирована. Значение поля ID во всех новых записях временно задается отрицательным числом, поскольку программа Access не может получить эти данные, пока не подключится к серверу SharePoint и не попросит его сгенерировать новое значение. Пиктограммы редактирования (обведены) указывают на то, что три записи все еще в режиме редактирования

752

Когда ваша таблица используется в автономном режиме, рядом с каждой измененной вами записью остается пиктограмма редактирования (рис. 21.22). Это означает, что таблица остается в режиме редактирования, поскольку изменения еще должны быть перенесены на сервер SharePoint.

В автономном режиме можно возобновить подключение к серверу SharePoint тремя способами.

■Выбрать на ленте External Data → Lists → Synchronize (Внешние данные → Списки SharePoint → Синхронизировать) для получения самых свежих данных и фиксации сделанных вами изменений. Когда процесс завершится, вы снова вернетесь в автономный режим.

■Выбрать на ленте External Data → SharePoint Lists → Work Online (Внешние данные → Списки SharePoint → Связать списки) для синхронизации вашей БД и затем переключения в оперативный режим.

■Выбрать на ленте External Data → SharePoint Lists → Discard Changes (Внешние данные

→ Списки SharePoint → Отменить изменения) для отказа от ваших изменений. В этом 'случае у вас есть два варианта: применить команду Discard All Changes (Отменить все изменения) для того, чтобы просто отбросить все, что вы сделали, или использовать команду Discard All Changes and Refresh (Отменить все изменения и обновить) для того, чтобы отменить все изменения, а затем получить самые свежие данные с сервера SharePoint. В любом случае вы останетесь в автономном режиме.

Рис. 21.23. В данном примере программа Access обнаружила запись, которая уже корректировалась кем-то. У вас есть на выбор два варианта: Discard My Changes для сохранения записи в текущем состоянии или Retry My Changes для внесения своей корректировки, даже если она запишется поверх самых последних изменений

753

Когда вы повторно подключитесь к серверу SharePoint, программа Access попытается внести по очереди все сделанные вами во время работы в автономном режиме изменения. Этот процесс идет нормально до тех пор, пока не встретится запись, которая изменена кемто еще. В этом случае возникает проблема, т. к. программа Access не знает, должна ли она внести ваши изменения и уничтожить работу другого пользователя или оставить запись в потенциально противоречивом состоянии.

Программа Access обрабатывает этот конфликт лучше, чем обычные конфликты оперативного режима (см. рис. 21.21). Вместо того чтобы просто сообщить о возникшей проблеме, она отображает реальные конфликтующие значения. Например, на рис. 21.23 видно, что текущий пользователь удалил точку в конце значения поля Rationale (обоснование) в то время, как другой пользователь добавил букву "s" в слово "Chocolates." В результате поле осталось с двумя конфликтующими значениями.

Примечание

Средство внесения изменений в автономном режиме работает лучше всего, если применяется только в течение коротких периодов времени, поскольку есть риск столкновения ваших изменений с корректировками других пользователей. Программа Access обнаружит эти проблемы во время следующей синхронизации вашей БД (см. рис. 21.23), а решить их не всегда легко. Если возможно, не вносите изменения при отсутствии подключения к серверу.

754

Приложение

Настройка Панели быстрого доступа

В предыдущих версиях программа Access разрешала своим фанатам перемещать панели инструментов, реорганизовывать кнопки и даже нарушать порядок элементов главного меню. Бесшабашные пользователи могли преобразовать Access так основательно, что никто больше не мог пользоваться их компьютерами и рекомендации в книгах, подобных данной, становились бесполезными.

Версия Access 2007 стала строже к настройке. Если вы не хотите пачкать руки серьезным программированием на специальном языке, лента — запретная зона. Программа Access разрешает настраивать одну крошечную часть полезной площади экрана, Панель быстрого доступа (Quick Access toolbar).

Это ограничение может показаться существенным, но на самом деле это разумный компромисс. Те, кто любит изменять и улучшать свои рабочие места (вы знаете, к какому типу относитесь сами), получают как дополнение все необходимые времясберегающие средства ускорения. Остальные могут расслабиться. Не важно, на каком компьютере вы работаете, лента всегда на месте со своей удобной унификацией и тщательно организованными вкладками.

Примечание

Вы можете добавить собственную вкладку на ленту. Но это определенно нелегкий процесс — в действительности он под силу опытным программистам, кого не смущает серьезный программный код. Стандарт для настройки ленты называется RibbonX и требует смеси из XML-языка и языка программирования ядра системы, например С#. Технари могут начать с введения, представленного на Web-странице http://msdn2.microsoft.com/en- us/library/ms406046.aspx.

Панель быстрого доступа

Вы уже видели Панель быстрого доступа (Quick Access toolbar), известную знатокам Access как QAT. Эта панель крошечного размера расположена над лентой. На ней есть только пиктограммы, но можно переместить указатель мыши поверх пиктограммы, если хотите увидеть краткое описание назначения кнопки.

Когда вы начинаете знакомиться с программой Access, Панель быстрого доступа — единственное место с кнопками для быстрого сохранения текущего объекта БД и отмены или повторения последней команды. Программа Access предоставляет полный контроль над этой областью экрана, включая возможность добавить новые кнопки. Самый быстрый путь для вставки кнопок — щелчок кнопкой мыши по направленной вниз стрелке, показанной на рис. П.1.

755

Рис. П.1. Когда вы щелкаете кнопкой мыши направленную вниз стрелку, расположенную на Панели быстрого доступа, программа Access отображает список часто используемых команд, которые можно добавить простым щелчком кнопки мыши. К ним относятся команды создания новой БД, открытия существующей БД, отправки текущего объекта БД (того, который выделен в области переходов) на принтер без каких-либо дополнительных вопросов, отправки данных текущего объекта БД по электронной почте и запуска проверки правописания. Но чтобы увидеть все возможности, следует выбрать команду Другие команды...

Примечание

Если вам не нравится местоположение Панели быстрого доступа, программа Access предлагает еще один вариант. Щелкните кнопкой мыши направленную вниз стрелку и выберите команду Разместить под лентой (Show Below the Ribbon) для перемещения панели под ленту и сокращения пути пробега вашей мыши.

Могут быть две причины для добавления кнопок на Панель быстрого доступа.

■Облегчение доступа к команде, которая часто используется. Если она расположена на Панели быстрого доступа, не нужно запоминать сочетание клавиш или переключаться на другую вкладку на ленте.

■Для получения доступа к команде, которой нет на ленте. У программы Access есть небольшой набор непопулярных команд, которые можно применять, но они не хранятся на ленте. Многие из этих команд — наследие прежних версий Access. Если у вас есть давно потерянное любимое средство Access, которое пропущено, оно может стать доступным благодаря дополнительным кнопкам на Панели быстрого доступа. (В следующем разделе описывается, как познакомиться с полным набором доступных кнопок.)

Любители клавиатуры могут также с легкостью запускать команды, представленные на Панели быстрого доступа, благодаря средству Access "Клавиатурные подсказки" (KeyTips)

(см. разд. "Использование ленты с помощью клавиатуры" во введении). Когда нажимается клавиша <Alt>, программа Access отображает числа, наложенные поверх каждой команды

756

на Панели быстрого доступа (начиная с 1 и далее по возрастанию). Затем можно нажать цифру для запуска нужной команды. Таким образом, на Панели быстрого доступа, показанной на рис. П.1, комбинация клавиш <Аlt>+<1> сохраняет открытый в данный момент объект БД, <Alt>+<2> запускает команду Отменить (Undo) и т. д.

Подсказка

Если вы хотите добавить команду, повторяющую что-либо, уже представленное на ленте, есть средство ускорения: найдите команду на ленте, щелкните ее правой кнопкой мыши и затем выберите строку Добавить на панель быстрого доступа (Add to Quick Access Toolbar).

Добавление кнопок

Для добавления кнопки на Панель быстрого доступа выполните следующие действия.

1. Щелкните кнопкой мыши направленную вниз стрелку на Панели быстрого доступа и затем выберите команду Другие команды...

Рис. П.2. У раздела Настройка в окне Параметры Access есть две области. Список слева позволяет выбрать команду, которую хотите добавить. Список справа отображает команды, которые в данный момент находятся на Панели быстрого доступа

757

Откроется диалоговое окно Параметры Access, и вы будете направлены в раздел Настройка (Customize) (рис. П.2).

2.Выберите категорию из списка Выбрать команды из (Choose commands from).

Библиотека команд, которые можно добавить на Панель быстрого доступа, огромна. Для того чтобы легче было найти то, что нужно, в программе Access все команды разделены на категории. Многие категории перекрываются — Access просто предоставляет их для облегчения поиска нужной команды. Далее перечислены первые предлагаемые варианты.

□Категория Часто используемые команды (Popular Commands) предлагает краткий список команд, любимых профессионалами Access. Если вы пытаетесь получить доступ к популярному инструменту, возможно, вы найдете его здесь.

□Категория Команды не на ленте (Commands Not in the Ribbon) содержит все оставшиеся команды, которые корпорация Microsoft не считает достаточно полезными для размещения их на ленте. В этот список входят некоторые команды, замененные или частично дублирующиеся другими командами, команды, включенные в другие диалоговые окна, и команды, которые применялись в предыдущих версиях Access и выброшенные на свалку в данной версии.

□Категория Все команды (All Commands) включает полный список команд. Как и в остальных категориях, ее содержимое отсортировано в алфавитном порядке.

□В категории Макросы (Macros) отображаются все макросы из открытой в данный момент БД. Но тут есть проблема: если добавить макрокоманду на Панель быстрого доступа, она не будет работать в других БД, поскольку у них нет такого макроса. Решение кроется в применении еще одного средства программы Access, позволяющего настроить состав Панели быстрого доступа в конкретных БД. Все подробности см. в следующем разделе.

Под этими категориями есть несколько дополнительных, относящихся к кнопке Office и различным вкладкам на ленте. Например, можно выбрать строку Создание (Create), чтобы просмотреть все команды, которые появляются на одноименной вкладке ленты.

3.После того как выбрана нужная категория, укажите команду в списке, расположенном ниже, и щелкните мышью кнопку Добавить » (Add).

Команда из списка слева переносится в список справа и помещается на Панель быстрого доступа (рис. П.3).

4.Этот процесс можно повторять (начиная с пункта 2) для вставки дополнительных команд.

При желании можно изменить порядок пиктограмм на Панели быстрого доступа. Просто выберите команду и используйте для ее перемещения кнопки со стрелкой, направленной вверх или вниз. Самые верхние команды в списке отображаются слева на Панели

быстрого доступа.

Подсказка

Если вы чудовищно перенастроили Панель быстрого доступа и хотите вернуться к более спокойной жизни, просто щелкните мышью кнопку Сброс (Reset).

5.Когда закончите, щелкните мышью кнопку ОК для возврата в программу Access с переделанной Панелью быстрого доступа.

758

Рис. П.З. В данном примере команда Экспорт в таблицу Excel добавляется на Панель быстрого доступа, так что вы сможете быстро экспортировать содержимое текущей таблицы без отыскивания ее на ленте

Вставка на Панель быстрого доступа — недолговечное вложение. Для того чтобы избавиться от команды, которая вам больше не нужна, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить с панели быстрого доступа (Remove from Quick Access Toolbar).

Примечание

Вы могли заметить соблазнительную кнопку Изменить... (Modify), которая позволяет изменить название команды и пиктограмму. К сожалению, она работает только с макрокомандами.

Настройка конкретных БД

У вас есть кнопка или две, которыми вы пользуетесь постоянно, но только в конкретной БД? В этом случае, возможно, нет смысла настраивать Панель быстрого доступа стандартным образом. Если вы сделаете это, то получите дополнительные кнопки на панели для всех БД, включая те, в которых эти кнопки бесполезны.

У программы Access есть замечательное средство, способное помочь в такой ситуации. Панель быстрого доступа можно настроить для отдельной БД. В этом случае, когда открывается

759

такая БД, нужные вам кнопки отображаются на Панели быстрого доступа. Когда БД закрывается (или открывается другая БД в отдельном окне), кнопки исчезают.

Примечание

Настройка отдельных БД не лишена как достоинств, так и недостатков. К последним относится необходимость такой настройки для каждой БД, что отнимает много времени. Достоинство — запись всех ваших настроек непосредственно в файл вашей БД. В результате они сохраняются, даже если БД открывается на чужом компьютере.

Для настройки Панели быстрого доступа для конкретной БД выполните те же действия, что и описанные в предыдущем разделе. Начните со щелчка кнопкой мыши направленной вниз стрелки, расположенной на Панели быстрого доступа, и выберите Другие команды... (More Commands). Но прежде чем добавлять какие-либо команды, выберите другой вариант в раскрывающемся списке Настройка панели быстрого доступа (Customize Quick Access Toolbar), который отображается прямо над списком команд, включенных в Панель быстрого доступа. Вместо варианта Для всех документов (по умолчанию) (For all documents (default)) выберите вариант с именем вашей БД (например, Для C:\MyFiles\SecretSanta.accdb). В этом случае вначале отображается пустой список команд. Затем обычным способом добавляете в него кнопки.

Когда программа Access отображает Панель быстрого доступа, она объединяет стандартные кнопки (в соответствии с настройкой, описанной в предыдущем разделе) с любыми кнопками, которые вы определили для текущей БД. На рис. П.4 показан пример.

Рис. П.4. Относящиеся к конкретной БД кнопки (обведены) всегда выводятся после стандартных кнопок и немного отличаются от них внешне (более темный цвет фона)

Настройка панели быстрого доступа для конкретной БД — полезный прием. Он очень удобен при работе с макросами, поскольку позволяет создать одну БД, содержащую набор полезных макросов, и удобные кнопки для их запуска. Например, можно создать макросы, выводящие на экран определенные формы вашей БД, а затем добавить их на Панель быстрого доступа. В этом случае пользователь сможет быстро перемещаться в вашей БД без применения области переходов.

760