Access 2007

oРаздел Permissions (Разрешения) позволяет выбрать способ аутентификации пользователей (другими словами, как программа SharePoint определяет, разрешать ли им войти). Выберите переключатель Use unique permissions (Использовать собственные разрешения), если хотите четко управлять доступом к этому узлу группы (это самый гибкий подход). В противном случае разрешения для вашего нового узла будут такими же, как разрешения для узла верхнего уровня.

oВ разделе Navigation (Переходы) можно выбрать, будет ли ссылка на данный узел отображаться на узле верхнего уровня.

oВ разделе Template (Выбор шаблона) можно выбрать первоначальный вариант макета для вашего узла. Шаблон Team Site (узел группы) — неплохой выбор. После создания узла можно настраивать его, сколько душе угодно.

Рис. 21.4. Здесь можно ввести информацию для нового узла группы Office Temps

6.Щелкните мышью кнопку Create (Создать).

Во время создания узла на экран будет выводиться сообщение Operation in Progress (Операция выполняется).

Если вы выбрали переключатель Use unique permissions (Использовать собственные разрешения) в пункте 5, программа SharePoint отобразит новую страницу, позволяющую задать пользователей, которым разрешено использовать ваш узел.

7.Укажите группы, которым разрешается использовать узел (рис. 21.5). Узел SharePoint могут применять три сорта пользователей:

oVisitors (Посетители) могут читать информацию, оставленную другими пользователями, но не могут ничего менять;

oMembers (Участники) входят в состав группы; они могут редактировать информацию в существующих списках, но не могут создавать новые списки.

731

oOwners (Владельцы) — это суперучастники; они добавляют и удаляют других пользователей, создают списки и изменяют параметры узла.

Для назначения этих разных уровней доступа различным пользователям применяются группы. Группы — это компонент системы безопасности ОС Windows, позволяющий управлять одновременно большим числом пользователей. Основная идея состоит в том, что в одной группе может быть столько пользователей, сколько нужно. Самое замечательное свойство групп — их сверхгибкость. Если в компании появляется новый сотрудник, вам не нужно изменять параметры настройки узла SharePoint. Вместо этого вы просто добавляете этого сотрудника в нужную группу, и программа SharePoint точно знает, что ему разрешено, а что нет.

Рис. 21.5. Если у вас уже есть группа посетителей, выберите переключатель Use an existing group и затем введите имя группы. В противном случае выберите переключатель Create a new group и предоставьте список имен пользователей, отделенных точкой запятой. В данном примере новая группа называется Office Temps Members и создается с четырьмя пользователями

Примечание

Очень важно получить корректные имена пользователей и групп. И снова вам, возможно, придется связаться с сетевым администратором. Вероятно, потребуется задавать компьютер или домен, используемый каждым пользователем для регистрации. Таким образом, пользователь jpantalone регистрируется в домене Sales, и чтобы сделать это понятным для программы SharePoint, следует добавить имя пользователя Sales\jpantalone.

После того как данные пользователей введены, щелкните мышью кнопку ОК.

Это действие завершает процесс. Поздравляю! У вас появился новенький узел SharePoint для группы, с которым можно поиграть (рис. 21.6).

732

Рис. 21.6. В зависимости от выбранных вариантов в разделе Navigation ваш узел для быстрого доступа может отображаться в виде мини-вкладок в верхней части страниц SharePoint

Подсказка

Нового пользователя ОС Windows можно создать, не покидая страницы установки SharePoint. Просто щелкните мышью кнопку Create (Создать) под одним из списков пользователей. Для удобства вставки программа SharePoint может отправить по электронной почте приглашение удачливому новому участнику группы, как только вы предоставите его адрес электронной почты.

Настройка вашего узла

Узлы SharePoint до смешного легко настраиваются. И все потому, что они формируются из многочисленных компонентов с собственным содержимым, которые корпорация Microsoft называет Web-частями (Web Parts). Если хотите изменить страницу, просто добавьте новые Web-части, удалите имеющиеся или измените порядок их расположения на странице.

Для того чтобы убедиться в этом, перейдите на домашнюю страницу вашего узла группы и щелкните мышью последовательность ссылок Site Actions → Edit Page (Действия узла → Изменить страницу). Страница переключится в режим редактирования, как показано на рис. 21.7.

Примечание

Когда узел изменяется таким способом, ваши корректировки влияют на всех. Любой владелец узла может настроить узел SharePoint своей группы.

733

Рис. 21.7. В режиме редактирования ясно видны отдельные области вашей страницы и местоположение каждой Web-части. Эта ничем не примечательная страница состоит из четырех Web-частей

Врежиме редактирования можно изменить многое. Вы можете следующее.

■Переместить Web-часть. Просто щелкните кнопкой мыши полосу заголовка (например, текст "Announcements" (извещения)) и перетащите его с нажатой кнопкой мыши в другое место на странице.

■Разрешить сворачивание Web-части. Когда Web-часть свернута, на странице виден только заголовок Web-части, что позволяет освободить значительное место. Если пользователи, работающие на странице, решат применить Web-часть, они могут для вывода на экран Web-части просто щелкнуть кнопкой мыши направленную вниз стрелку, расположенную рядом с ее заголовком.

■Удалить Web-часть. Для того чтобы закрыть Web-часть, щелкните кнопкой мыши пиктограмму ? в правом верхнем углу Web-части. Вы всегда сможете вернуть на экран Web-часть позже.

■Изменить Web-часть. В разных Web-частях можно настраивать различные параметры, в том числе отображение Web-части, включенные в нее элементы, их поведение и т. д. Для изменения Web-части щелкните мышью кнопку edit (Правка) в правом верхнем углу Web-части

734

и выберите Modify Shared Web Part (изменить совместно используемую Web-часть) ("совместно используемую" означает, что вся группа пользователей видит эту Web-часть, поэтому вы изменяете ее на свой страх и риск.) На рис. 21.8 показан пример.

Добавить Web-часть. У программы SharePoint есть библиотека полезных Web-частей, как показано на рис. 21.9. (И, безусловно, инициативные программисты могут добавить собственные Web-части.) Для выбора новой Web-части щелкните мышью кнопку Add Web Part (Добавить Web-часть) в том разделе страницы, где хотите ее отобразить.

Рис. 21.8. Когда Web-часть изменяется, вокруг нее появляется штриховая рамка. Параметры этой Web-части отображаются на панели справа. В данном примере Web-часть Site Image снабжается новым изображением

SharePoint и Access

Теперь, когда вы увидели программу SharePoint в целом, пора довести до совершенства ее средство, названное списками. Вкратце списки SharePoint разработаны, чтобы помочь вам отслеживать самую разную информацию, которую необходимо коллективно использовать вместе с вашей группой. Некоторые из ключевых средств программы SharePoint, такие как ссылки, задачи, извещения, контакты и даже календарь, — на самом деле заранее сформированные списки.

735

Рис. 21.9. В данном примере Web-часть добавляется в раздел, названный Left. К Web-частям, первоначально не включенным в домашнюю страницу узла группы, относятся Web-часть Site Users (перечисляющая членов группы и отображающая текущего пользователя), User Tasks (отображающая только те задачи, которые назначены текущему пользователю) и Team Discussion (предоставляющая для беседы форум в стиле доски сообщений)

На профессиональном уровне.

Пять интересных инструментов программы SharePoint, которые стоит опробовать

Остаток данной главы посвящен средствам программы SharePoint, которые действуют в сочетании с Access, а именно спискам.

736

Однако вы не должны прекращать изучение SharePoint в этот момент. Если вы все еще заинтригованы, проверьте действие следующих инструментов программы SharePoint.

•Назначить собрание с помощью календаря. В Web-части Calendar (Календарь) щелкните кнопкой мыши ссылку Add new event (Добавить новое событие). Можно ввести название, описание, место и время вашего собрания. Вы даже можете создать рабочую область для хранения заметок.

•Получить немедленные уведомления с помощью оповещения. Alerts (Оповещения) позволяют уведомлять пользователей, когда что-то меняется на узле SharePoint (появилось новое событие, назначенная задача, извещение или что-нибудь еще). Например, можно добавить оповещение в календарь. Просто щелкните кнопкой мыши заголовок Calendar (Календарь) для того, чтобы открыть представление календаря, и затем выберите последовательность Actions → Alert Me (Действия → Оповещать меня). Программа попросит указать тип изменений, которые вас интересуют, и задать адреса электронной почты, по которым SharePoint должна послать уведомления.

•Совместно использовать документ. Часто группы нуждаются в пересылке спецификаций, отчетов и других деловых документов по цепочке рецензирования. Программа SharePoint облегчает эту задачу. Просто щелкните кнопкой мыши ссылку

Shared Documents (Общие документы) на Панели быстрого запуска для перехода в центр документов, где можно просмотреть все, что уже есть там, и загрузить свою работу.

•Назначить задачу. Когда есть работа, которая должна быть сделана, помогает наличие эффективного способа координации действий сотрудников. В SharePoint это означает щелчок кнопкой мыши ссылки Tasks (Задачи) на Панели быстрого запуска для просмотра списков невыполненных задач. Можно создать и назначить новые задачи с множеством важной отслеживающей информации (например, приоритетом, статусом, процентом завершенности, датой начала и датой завершения и даже вложенным файлом).

•Совместно использовать контактную информацию. Нуждается ли ваша группа в поддержании постоянных контактов с одними и теми же людьми? В программе SharePoint есть заранее подготовленный список Contacts (Контакты), созданный специально для этой цели. Для того чтобы глянуть на него, щелкните кнопкой мыши ссылку Contacts (Контакты) на Панели быстрого запуска.

Подсказка

Для того чтобы просмотреть все списки узла группы, найдите раздел Lists (Списки) на Панели быстрого запуска, расположенной слева. Щелкните кнопкой мыши заголовок Lists (Списки) на этой панели для отображения более подробного перечня списков (рис. 21.10).

Формирование списка

Создать список с помощью интерфейса Web-страницы SharePoint так же просто, как таблицу в программе Access. Вот как это делается.

1.Выберите последовательность Site Actions → Create (Действия узла → Создать). На экране появится страница управления узла.

737

Рис. 21.10. На этой странице показаны все списки узла, число элементов в каждом списке и время последнего сделанного изменения

2.В разделе Custom Lists (Настраиваемые списки) щелкните кнопкой мыши ссылку Custom List (Настраиваемый список).

На экране отобразится страница создания списка.

3.Введите имя и описание вашего списка.

Например, можно создать список, названный CafeteriaMenuIdeas (соображения о меню кафетерия), содержащий элементы, которые сотрудники хотели бы видеть в продаже в буфете компании. Или использовать список DodgeballTeamAssignment (хитрости распределения в бейсбольной команде), чтобы узнать, кто собирается сразиться с шефом.

4.Решите, должен ли список отображаться на панели быстрого запуска.

Если вы решили поместить его на Панель быстрого запуска, список будет виден на всех страницах. В противном случае, чтобы найти его, придется перейти в раздел списков (щелкнуть мышью заголовок Lists (Списки)).

5.Щелкните мышью кнопку Create (Создать).

Программа SharePoint создаст список и мигом перебросит вас на страницу ввода элементов списка, где вы сможете начать заполнять список данными (рис. 21.11) или изменять его структуру.

738

Рис. 21.11. Эту страницу используют всегда при добавлении данных в список или изменении структуры списка (добавлением или изменением столбцов)

6.Создайте нужные вашему списку столбцы.

Увсех списков сначала есть три столбца: Туре (Тип) (используется программой SharePoint для различения объектов разных типов), Attachments (Вложения) (позволяет присоединить любые файлы, связанные с элементом) и Title (Название) (описательная текстовая строка). Первые два столбца обязательные, а столбец Title (Заголовок) можно удалить (как, вы узнаете в пункте 7).

Примечание

У всех списков SharePoint на самом деле есть несколько дополнительных столбцов, которые программа Access держит за кадром. Например, у каждого элемента списка есть уникальный скрытый ID (Код) и столбцы, отслеживающие автора вставленного элемента и время последнего изменения, внесенного в элемент.

Для добавления столбца выберите последовательность Settings → Create Column (Параметры → Создать столбцы). Введите всю информацию, необходимую для нового столбца, включая его имя, описание и тип данных (рис. 21.12). Можно указать максимальную длину данных, значение по умолчанию и определить, является ли поле обязательным (и не может быть пустым).

739

Рис. 21.12. Типы данных в списках SharePoint соответствуют типам данных в таблицах Access (хотя у вас не так много вариантов для выбора, как в программе Access). Если вы хотите извлечь значения из другой таблицы, создайте столбец подстановки и укажите список, на который хотите сослаться

Примечание

Программа SharePoint не так строга в отношении ссылочной целостности, как Access. Например, если вы создали столбец подстановки, связанный с другим списком, а затем удалили последний, программа SharePoint просто очистит все связанные значения.

7. При желании можно изменить параметры вашего списка, щелкнув кнопкой мыши последовательность Settings → List Settings (Параметры → Параметры списков).

Этот шаг открывает страницу параметров списка (рис. 21.13), на которой можно выполнить множество полезных настроек.

Малоизвестная или недооцененная возможность. Представления SharePoint = запросы Access

На жаргоне SharePoint представление — это настраиваемый способ отображения данных в списке. Представления могут выводить подмножество полного набора столбцов, применять фильтры для ограничения списка только интересующими вас строками.

740