Access 2007

2.Нажмите клавишу <Esc> для отказа от запуска Мастера кнопок.

3.В Окне свойств выберите вкладку События.

4.Щелкните кнопкой мыши направленную вниз стрелку в поле события Нажатие кнопки (On Click) и затем из списка выберите только что созданный макрос.

5.Теперь выберите вкладку Макет и в поле Подпись введите слово Search (Поиск). Этот пояснительный текст появится на кнопке.

Данный шаг завершает пример. Для его проверки перейдите в Режим формы, введите что-нибудь в поле SearchText и щелкните мышью кнопку Search. Вы перейдете сразу к записи, в которой есть искомый текст.

Изменение свойств формы

Значения свойств формы можно не только читать, но и изменять. Хитрость заключается в применении макрокоманды ЗадатьЗначение (SetValue). Это очень мощная команда, поскольку она способна изменить любое свойство элемента управления. Ее можно применять для изменения текста в элементе управления, скрытия элемента, изменения его форматирования и т. д. (Дополнительную информацию о свойствах разных элементов управления, которые вы могли бы использовать, см. в главе 13.) Единственная загвоздка — программа Access считает команду ЗадатьЗначение опасной, поэтому не разрешит выполнить ее в ненадежной БД (см. разд. "Как Access обрабатывает опасные макросы "ранее в этой главе).

У макрокоманды ЗадатьЗначение только два аргумента. Первый аргумент, Элемент (Item) обозначает то, что вы хотите изменить. Можно изменять форму, раздел, поле или элемент управления. Второй аргумент Выражение (Expression) задает новое значение. Можно использовать константу или считать нужное значение из другого элемента управления с помощью выражения.

Если вы хотите создать макрос, стирающий текст поиска из поля SearchText, нужно вставить макрокоманду ЗадатьЗначение и задать в свойстве Элемент значение SearchText, a в свойстве Выражение — "" (обозначает пустую текстовую строку).

Примечание

В данном примере считается, что вы применяете макрокоманду ЗадатьЗначение к текущей форме (например, нажатием кнопки Clear (Очистить)). Если вы запускаете макрос из области переходов, необходимо SearchText заменить полным именем Forms ! AnimalTypes ! SearchText, которое сообщает программе Access, какую именно форму вы используете.

Если вам понравилась команда ЗадатьЗначение, возможно, вас заинтересует и связанная с ней макрокоманда ЗадатьСвойство. Эта команда изменяет одно из свойств элемента управления. (Вы выбираете, какое свойство изменить, с помощью аргумента Свойство.) Команду ЗадатьСвойство можно использовать для изменения цвета элемента управления, его положения или подписи. Но чаще всего макрокоманду ЗадатьСвойство применяют для изменения свойств Включено (Enabled) (для блокировки элементов управления, которые нельзя редактировать) или Видно (Visible) (для скрытия второстепенных элементов управления). Обоим свойствам можно задать значения Истина или Ложь.

Главное достоинство команды ЗадатьСвойство заключается в том, что программа Access всегда считает ее безопасной. Единственный недостаток состоит в том, что Access не разрешает

531

задавать свойство Текст (Text) элемента управления, поскольку его можно использовать для модификации таблицы.

Макросы с условиями

Все макросы, которые вы видели до настоящего момента, были линейные. Они выполняли свои макрокоманды по порядку от начала к концу. Если это кажется немного однообразным, что же, так оно и есть. Но ваш макрос вовсе не должен оставаться таким. Вы можете разрешить ему принимать решения и выполнять условные макрокоманды. И в качестве поощрения их очень легко задать.

Для создания макроса с условием необходимо применить столбец Условие (Condition). Обычно он не отображается. Для того чтобы сделать его видимым в конструкторе макроса,

выберите на ленте Работа с макросами | Конструктор → Показать или скрыть → Условия

(Macro Tools | Design → Show/Hide → Conditions).

Неудивительно, что именно в столбце Условие задаются условия. Условие похоже на выражение, но оно в результате всегда выдает одно из двух значений: Истина или Ложь. Программа Access проверяет условие и решает с его помощью выполнить или нет соответствующую макрокоманду. (На языке программистов это называется проверкой условия.)

Вот как действует этот механизм.

■если оставить столбец Условие пустым (как в случае обычных макросов), программа Access всегда выполняет данную макрокоманду, если она не сбрасывается из-за ошибки;

■если условие задано и оказывается Истиной, Access выполняет соответствующую макрокоманду;

■если условие задано и оказывается Ложью, Access пропускает макрокоманду и переходит к выполнению следующей команды в списке.

Вкратце — у вас есть способ выполнять макрокоманду только иногда, по мере необходимости.

Построение условия

В ходе этого обсуждения возникает интересный вопрос: как сформировать условие? В простейших типах условий сравниваются два разных значения. Вот пример:

[ProductName] = "Baloney"

Это условие сравнивает текущее значение элемента управления ProductName со словом "Baloney" (болонская копченая колбаса). Если в данный момент ProductName содержит этот текст (и только его), условие равно Истине. Если же ProductName содержит что-то еще, результат условия — Ложь.

Подсказка

Иногда вы получаете условие прямо противоположное тому, которое хотели создать. В трудный момент всегда можно изменить условие на противоположное, поместив в начало слово Not. Условие Not [ProductName] ="Baloney" равно Истине, только если текущий элемент не содержит любимый всеми мясной продукт.

532

Знак равенства (=) — один из основных компонентов условной логики, но не единственный вариант. Можно использовать знаки операций "больше чем" (>) и "меньше чем" (<) и оператор "не равно" (о). Далее приведено выражение, проверяющее, больше ли числовое поле определенного значения:

[Price] > 4 9 . 9 9

Для пущей важности можно добавить в смесь ваши любимые функции Access. (В главах 4 и 7 описано множество полезных функций.) Далее приведено условие, проверяющее длину поля и возвращающее значение Истина, если поле меньше трех символов:

Len ( [FirstName] ) < 3

Вместо операторов, которые вы видели до сих пор, для создания собственных условий можно применять функцию, дающую результат Истина или Ложь. Знатоки программирования называют результат, который может быть Истиной или Ложью и ничем иным, булевым значением в честь британского суперматематика Джоржа Буля.

У программы Access есть лишь несколько функций, возвращающих булевы значения, но самая замечательная из этой звездной плеяды называется IsNull ( ). Как вы узнали раньше, незаполненные поля — это поля, не содержащие никаких данных. Функция IsNull ( ) проверяет, не пусто ли данное поле или элемент управления. Вот как можно ее применять для выявления пропущенной фамилии:

IsNull ( [LastName] )

Это условие дает в результате значение Истина, если в текущем поле LastName нет никаких данных.

Описанный прием — основной блок формирования логики проверки (как вы увидите в следующем разделе). Вы используете функцию IsNull () для обнаружения пропущенных данных и предупреждения пользователя, применяющего ваш макрос, о том, что он упустил нечто важное.

В заключение, последний прием, который может применяться в условиях, — сочетание нескольких условий для создания более мощных суперусловий. Для этого есть два ключевых слова, способных помочь вам объединять условия: And (И) и Or (Или).

And требует одновременного выполнения обоих условий, таким образом, делая ваше условие более строгим. Следующее условие возвращает результат Истина, только если оба поля и FirstName, и LastName длиннее трех символов каждое:

Len([FirstName]) < 3 And Len([LastName]) < 3

Or предоставляет две альтернативы для удовлетворения условия. Следующее условие возвращает результат Истина, если поле FirstName или LastName пусто. Оно возвращает Ложь, только если в обоих полях есть текст.

IsNull([FirstName]) Or IsNull([LastName])

С помощью этих строительных блоков — условных операторов, функций и ключевых слов Not, And и Or — можно создать множество условий. В следующем разделе вы увидите пример, заставляющий условия работать.

533

Проверка данных с помощью условий

Многие гуру программы Access применяют макросы для предотвращения некорректного редактирования и других подозрительных операций над данными (например, вставок и удалений). Теперь, когда вы понимаете, как написать условие, вы сможете легко разработать проверочную логику такого сорта.

Примечание

Как известно из главы 4, у программы Access есть несколько средств, способных помочь защитить данные в вашей таблице, включая маски ввода, условия на значения и подстановки. Следует всегда пытаться применить эти средства прежде, чем обращаться к макрокодированию. Однако существует много типов ошибок, требующих применения макросов. Один общий пример — корректность одного поля, зависящая от значения другого поля.

Первый шаг — реагировать на подходящие события — главным образом события формы

До вставки, До обновления и До подтверждения. Когда они возникают, можно выполнить условия и найти среди них ошибочные. Если вы видите что-то, что вам не нравится, используйте команду ОтменитьСобытие (CancelEvent) для полного прерывания процесса и, таким образом, отмены операции вставки, обновления или удаления.

Рис. 15.21. Когда устанавливается флажок Please notify me about special offers (Пожалуйста, сообщайте мне о специальных предложениях), в поле WantsEmail устанавливается значение Да. Но у этой записи есть проблема

— в поле Email нет значения

534

Примечание

У команды ОтменитьСобытие нет аргументов — она просто прерывает выполняющийся в данный момент процесс. ОтменитьСобытие работает с любым событием, начинающимся со слова "До" ("Before"), что означает готовность реальной операции к выполнению, но еще не само ее выполнение.

Допустим, вы хотите создать простое условие, которое останавливает обновление определенной записи. Рассмотрите форму, показанную на рис. 15.21.

В данном примере пропущенный электронный адрес вызывает серьезную головную боль. Эту проблему можно решить, сделав поле EmailAddress обязательным, но вы хотите на самом деле нечто более замысловатое. Когда WantsEmail равно Да, поле EmailAddress не должно быть пустым. С помощью макроса с условием можно реализовать именно эту логику.

Вам понадобится следующее логическое условие: WantsEmail = Yes And IsNull ( [EmailAddress] )

Это условие возвращает значение Истина, если WantsEmail равно Да и EmailAddress пусто. Когда это выполняется, самое время отменить обновление с помощью макрокоманды

ОтменитьСобытие.

Примечание

Другого варианта нет. Можно использовать макрокоманду ЗадатьЗначение для замены некорректных значений. Но, как правило, лучше дать возможность пользователю, выполняющему обновление, попытаться самостоятельно устранить проблему.

Когда событие отменяется, оно не выполняет откат всех изменений. Отмена события лишь мешает завершению операции. Если изменяется запись и делается попытка перейти к другой записи, возникает событие До обновления (Before Update). Если макрос отменяет это событие, программа Access запрещает переходить к другой записи и оставляет вас на прежнем месте. Но текущая запись остается в режиме редактирования со всеми отредактированными значениями. Ваше дело устранить проблему или нажать клавишу <Esc> для полного отказа от попытки обновления.

Условная макрокоманда ОтменитьСобытие — сердцевина многих проверочных макросов. Но вам нужен еще один завершающий штрих: сообщение об ошибке. Иначе пользователь, выполняющий обновление, не догадается, в чем дело. Он будет склонен считать, что Access совсем слетела с катушек.

Для отображения сообщения об ошибке можно использовать макрокоманду Сообщение (MsgBox). Понятно, что вы хотите выводить сообщение об ошибке, только если ошибка действительно возникает, поэтому команды Отменитьсобытие и Сообщение должны включать условия.

У программы Access есть фантастическое средство ускорения, выручающее при необходимости применять одну и ту же макрокоманду дважды. Вместо повторения одинакового условия рядом с каждой макрокомандой (что немного досадно) просто вставьте три точки (...) в столбец Условие для каждой следующей макрокоманды. Эти три точки — сокращенный вариант указания программе Access применять условие из предыдущей макрокоманды.

На рис. 15.22 показан законченный макрос, а на рис. 15.23 — выполняющийся макрос.

535

Рис. 15.22. Этот макрос состоит из двух макрокоманд с условием. Для блокировки некорректных данных присоедините его к событиям До обновления и До вставки

Рис. 15.23. Макрос находит пропущенный электронный адрес и поясняет возникшую проблему

Макросы с более сложными условиями

Поскольку макросы с условиями получаются длиннее и сложнее, иногда ими труднее управлять. У вас может быть несколько одновременно действующих условий, каждое из которых требует выполнения собственной макрокоманды. Если некоторые из условий истинны, возможно, вы захотите пропустить проверку всех остальных условий или полностью остановить выполнение макроса.

Для того чтобы увидеть пример типичных проблем, с которыми вы можете столкнуться, стоит вернуться к макросу StopMissingEmail, который рассматривался в предыдущем разделе. Но теперь добавим новый метод. Вместо отмены обновления или вставки ваш макрос будет запрашивать подтверждения заданных вами действий, как показано на рис. 15.24.

Создать сообщение, запрашивающее подтверждение, достаточно легко. Все можно сделать с помощью следующего причудливого условия:

MsgBox("Is this really what you want to do?", 4) = 7

536

В первой части условия применяется функция MsgBox () для отображения окна сообщения. Число 4 сообщает программе Access о том, что окно сообщения должно включать кнопки Yes (Да) и No (Нет). Функция MsgBox () возвращает результат 6, если щелкнуть мышью кнопку Yes, и 7, если щелкнуть кнопку No, таким образом, это условие истинно, только если вы щелкнули мышью кнопку, отменяющую изменения.

Рис. 15.24. Теперь вам решать, применять ли это явно противоречивое обновление: подписаться на получение обновлений по электронной почте и не предоставить адрес. (Возможно, вам действительно нужны регулярные электронные сообщения, но тогда придется вернуться позже и добавить корректный адрес электронной почты)

Примечание

Функцию MsgBox () легко перепутать с макрокомандой Сообщение (MsgBox). Они очень тесно связаны. Но этот пример заставляет работать именно функция MsgBox (), поскольку ее можно запустить из условия. Дополнительную информацию о функции MsgBox (например, какие у нее есть еще варианты для отображения разных наборов кнопок) можно получить, щелкнув мышью кнопку Справка программы Access и найдя в справке функцию MsgBox.

Итак, вам нужен макрос, который ищет некорректные данные и если находит, отображает на экране окно сообщения. Концептуально этот макрос не слишком сложен. Но если вы начнете создавать нужный макрос, то поймете, что нет удобного способа объединения условий. Найти недопустимые вводимые значения довольно легко, но как гарантировать отображение второго условия (окна сообщения) только при столкновении с первым условием?

Лучший способ решения подобных проблем — применение макрокоманд ОстановитьМакрос и ЗапускМакроса. ОстановитьМакрос завершает выполнение текущего макроса, что очень удобно для выхода из макроса, если известно, что следующие макрокоманды не применяются. ЗапускМакроса запускает другой макрос, что облегчает выполнение отдельной задачи при выполнении конкретного условия.

С помощью команды ОстановитьМакрос можно завершить выполнение макроса AskAboutMissingEmail (вопрос по поводу пропущенного электронного адреса). Вот, что следует сделать для этого.

1.Применить условие для проверки корректности данных. Если данные корректны, не нужно предпринимать дополнительных шагов и можно выполнить макрокоманду

ОстановитьМакрос.

2.Если макрос все еще выполняется, значит, пропущен электронный адрес. Следующая макрокоманда использует сообщение подтверждения, как условие. Если нажата кнопка No (Нет), выполните команду ОтменитьСобытие для прекращения редактирования.

537

На рис. 15.25 показан окончательный макрос.

Рис. 15.25. Исправленный макрос CatchMissingEmail (выявление пропущенного адреса) нуждается в двух макрокомандах — одна для прекращения процесса, если все хорошо, и вторая для отмены обновления, если нажата кнопка No в окне Подтверждающее сообщение

538

Глава 16

Автоматизация выполнения задач средствами языка Visual Basic

Макросы — это конечно замечательная вещь, но они могут только то, что могут. Если нет заранее подготовленной макрокоманды, которая делает то, что вам нужно, применить макрос не удастся. Таких ограничений лишен мир программ на языке Visual Basic (VB), в котором можно выполнять практически все, что угодно (если провести достаточное количество ночных часов за клавиатурой компьютера).

Далее приведены примеры задач, которые можно выполнять с помощью программ, но не с помощью макросов:

изменить группу записей одновременно;

выполнить интеллектуальную обработку ошибок так, чтобы программа Access не выводила на экран малопонятные сообщения;

■выполнить сложные вычисления, например, можно вычислить код подтверждения заказа с помощью секретного алгоритма или преобразовать строку текста в Pig Latin ("поросячью латынь");

■написать более сложные процедуры верификации, блокирующие некорректные данные.

Вэтой (и следующей) главе не ставится задача сделать из вас профессиональных программистов. Если вы мечтаете об этом, придется продолжить обучение и прочесть специальные книги о программировании в Access. Данная глава стремится научить вас основам программирования в Access. Другими словами, вы узнаете достаточно особенностей программирования на VB, чтобы использовать популярные практические приемы программирования, обсуждаемые в следующей главе. Вы также заложите мощный фундамент для дальнейшего изучения.

Примечание

Версия языка Visual Basic, применяемая в программе Access и других приложениях пакета Office, называется VBA (Visual Basic for Applications, Visual Basic для приложений).

Редактор Visual Basic

Несмотря на то, что программный код на Visual Basic хранится в вашей БД, вы должны применять специальное средство для его -просмотра и редактирования. Оно называется редактором Visual Basic.

539

Редактор Visual Basic работает во взаимодействии с программой Access, но открывается в отдельном окне. Для перехода в редактор Visual Basic выберите на ленте Работа с базами данных → Макрос → Visual Basic (Database Tools → Macros → Visual Basic). Программа Access запустит отображенное на рис. 16.1 самостоятельное окно, снабженное старомодными меню и панелью инструментов.

Примечание

Закрыть редактор Visual Basic можно в любой момент. Если этого не сделать, программа Access сама закроет его во время завершения работы программы.

Рис. 16.1. В первый момент работы в редакторе Visual Basic все его разделы пусты. В окне Project нет программных модулей и не отображается никакой программный код (пока)

Редактор Visual Basic разделен на три основные области. Вверху слева окно Project (проект) отображает все модули вашей БД. (Каждый модуль — это контейнер для одной или нескольких программных процедур.) Сначала окно Project (проект) почти пусто, поскольку еще не создано никакого кода. На рис. 16.1 в окне Project (проект) всего один элемент (названный BoutiqueFudge в соответствии с именем текущей БД). Но в этом проекте нет программных модулей.

Примечание

Если в программе Access недавно решались определенные задачи, в окне Project (проект) может выводиться проект со странным именем acwzrtool. Это надстройка программы Access, которая предназначается для мастеров, применяемых в программе. Не пытайтесь просмотреть код в этом проекте, Access не разрешит вам сделать это.

540