Выборка записей из Базы Данных Команда "Данные - Фильтр"

Одна из "прелестей" любой Базы Данных состоит в возможности быстро извлечь из нее (сделать выборку) любого количества записей, удовлетворяющих одному или нескольким заданным Вами критериям. Например, только блондинок и выше 170 см...

Упражнение 52. Выборка записей из Базы Данных с помощью автофильтра

Чтобы выбрать из Базы Данных какие-то определенные записи, удовлетворяющие заданному Вами критерию, проделайте следующее:

1. Выделите Вашу Базу Данных (без заголовка таблицы), т.е. ячейки А2:G14. Затем в меню "Данные" выберите команды "Фильтр" и "Автофильтр".

2. У всех заголовков полей в Вашей Базе Данных появится кнопочка с черным треугольником ^▼, с помощью которой Вы и будете выбирать необходимые записи.

3. Для того, чтобы таблица приняла привычный Вам вид, еще раз выберите команды "Фильтр" и "Автофильтр" в меню "Данные". Этим действием Вы снимите находящуюся у команды "Автофильтр" галочку.

4. Вставьте в Вашу Базу Данных дополнительные сведения о наличии иждивенцев у каждого сотрудника Вашей фирмы. Для этого зафиксируйте курсор в столбце с полем "Примечание" и выберите в меню "Вставка" команду "Столбцы". У Вас перед столбцом "Примечания" появится новый пустой столбец. Добавьте в ячейки G2:G14 данные об иждивенцах в соответствии с приведенной ниже таблицей.

Для того, чтобы перенести слово "иждивенцев" на следующую строку, после набора слова "Количество" в ячейке G2 нажмите комбинацию клавиш Alt/Enter, которая является аналогом нажатия клавиши Enter при наборе текста в редакторе Word.

A	B	G
№№	Фамилия	Количество иждивенцев
3	Григорьев	1
4	Даценко	2
5	Иванов	3
7	Иванова	0
8	Леонов	0
9	Павлов	2
10	Петров	3
11	Сидоров	1
12	Сидоров	1
13	Цукерман	1

Самостоятельно отформатируйте Вашу Базу Данных, в частности, сделайте оптимальной ширину и высоту ячейки G2 командами автоподбора высоты строки и ширины столбца в меню "Формат".

5. Снова выделите Вашу Базу Данных (уже с вновь добавленным столбцом), затем в меню "Данные" выберите команды "Фильтр" и "Автофильтр".

6. У всех заголовков полей в Вашей Базе Данных, в том числе и в новом столбце, должна появится кнопочка в виде черного треугольника ^▼, с помощью которой Вы и будете выбирать необходимые записи.

7. Щелкните по черному треугольнику в поле G2, и на Ваш экран будет выведен список всех вариантов выборки данных из столбца G. Выберите значение "количество иждивенцев" равное 2, и в Вашей Базе Данных останутся на месте таблицы только 3 записи, соответствующие выбранному критерию (или 4 записи, если лично у Вас тоже двое иждивенцев).

8. Щелкните по черному треугольнику в поле G2 , на Ваш экран будет выведен список всех вариантов выборки данных из столбца G. Выберите значение "количество иждивенцев" равное 0, и в Вашей Базе Данных останутся на месте таблицы только 2 (или 3) записи, соответствующие выбранному критерию.

9. Для того, чтобы увидеть таблицу в привычном виде, щелкните по черному треугольнику в поле G2 и выберите значение "все". Вы снова увидите привычный вид таблицы.