Сортировка данных в Базе Данных Команда "Данные - Сортировка"

С помощью сортировки можно упорядочивать данные в Базе Данных по или по алфавиту или по возрастанию и убыванию числовых значений.

Упражнение 51. Сортировка данных в Базе Данных

1. Выделите группу ячеек Базы Данных от А3 до А14. Вы будете вначале сортировать данные в первом столбце.

2. Щелкните по значку "Сортировка по возрастанию" в виде стрелочки и двух букв А-Я на стандартной панели инструментов.

3. Данные в первом столбце будут отсортированы по алфавиту, но при этом данные в остальных столбцах таблицы останутся прежними и в результате в Вашей Базе Данных возникнет путаница. Быстрее отмените Ваше последнее действие, щелкнув по кнопке "Отменить" на стандартной панели инструментов. Таблица должна принять прежний вид.

4. Выделите группу ячеек Базы Данных от А3 до G14. В этом группе ячеек Вы будете сортировать данные.

5. Снова выполните п. 2 этого упражнения, щелкнув по кнопке "Сортировка по возрастанию" в виде стрелочки и двух букв А-Я на стандартной панели инструментов. Теперь данные во всей таблице будут отсортированы по фамилиям в алфавитном порядке.

6. Отсортируйте данные в Вашей Базе Данных в обратном алфавитном порядке, выделив всю таблицу (если она не выделена) и щелкнув по кнопке "Сортировка по убыванию" в виде стрелочки и двух букв Я-А на стандартной панели инструментов. Теперь данные во всей таблице будут отсортированы по фамилиям в обратном алфавитном порядке.

7. Самостоятельно отсортируйте данные по фамилиям в алфавитном порядке по возрастанию. Для более "тонкой" сортировки данных используется команда "Сортировка..." в меню "Данные". Полезно попробовать:

8. В меню "Данные" выберите щелчком "мыши" команду "Сортировка...". В открывшемся диалоговом окне "Сортировка диапазона" слева Вы увидите три падающих списка ("Сортировать по", "Затем по" и еще один "В последнюю очередь, по") для установки параметров, по которым производится сортировка.

9. Щелчком по стрелке "развернуть вниз"-^▼ в списке "Сортировать по" разверните список имен столбцов и выберите "Имя". Щелчком по круглой кнопке установите вариант "по возрастанию", если был другой вариант. Щелкните по кнопке "ОК". Записи (строки) расположатся в алфавитном порядке по именам, т.е. отсортируются по столбцу (полю) "Имя".

10. Самостоятельно отсортируйте данные в алфавитном порядке по фамилиям.

11. Отмените сортировку, для чего два раза раскройте меню "Правка" и выберите команду "Отменить сортировка".

12. Чтобы посмотреть сортировку по двум признакам (например, по фамилии и по имени) снова выделите группу ячеек от A3 до F14, если она не выделена. В меню "Данные" выберите щелчком "мыши" команду "Сортировка...". В появившемся диалоговом окне "Сортировка диапазона" выберите в списке "Сортировать по" название столбца (поля) "Фамилия" и установите вариант "По возрастанию". Теперь в списке "Затем по" выберите название столбца (поля) "Имя" и также установите вариант "По возрастанию". Затем в списке "В последнюю очередь, по" выберите название столбца (поля) "Отчество".

Щелкните по кнопке "ОК". Записи (строки) расположатся в алфавитном порядке по фамилиям, а среди фамилий на одну букву (в Вашей таблице на букву "П") и по именам, а еще и по отчествам.

ПРИМЕЧАНИЕ. В окне "Сортировка диапазона" в левом нижнем углу под заголовком "Идентифицировать поля по" установлен индикатор "Подписям (первая строка диапазона)". Это означает, что в любом из трех списков ("Сортировка по", "Затем по ", "В последнюю очередь по") будут выводится списки имен полей Вашей базы данных. При установке другого индикатора "Обозначениям столбцов листа" выводятся ссылки на имена столбцов электронной таблицы (А, B, C и т.д.).