Бюджет как форма реализации текущих планов

Реализацию текущих планов осуществляют через систему бюджетов, или финансовых планов, которые составляют обычно на год или на более короткий срок по каждому отдельному подразделению — центру прибыли, - а затем объединяют в единый бюджет, или финансовый план предприятия.

Бюджет представляет собой план расходов и доходов в стоимостном и натуральном выражении. Он должен соответствовать всем разделам плана и охватывать все стороны деятельности предприятия.

Бюджеты можно как составлять укрупнённо, так и разрабатывать в деталях. Общий бюджет предприятия включает все бюджеты по различным направлениям планируемой деятельности.

Выделяют два основных вида бюджетов: бюджеты капитальных затрат и бюджеты текущих операций. Бюджеты капитальных затрат применяют исключительно для контроля и оценки долгосрочных планов, требующих для реализации больших капитальных вложений.

Бюджеты текущих операций используют для планирования и контроля повседневной производственной и сбытовой деятельности и связанных с этим функций.

Если условия функционирования предприятия быстро меняются, то применяют метод непрерывного составления бюджетов. Он предусматривает разработку текущего бюджета (например, на год) с пересмотром его в конце каждого месяца путём исключения этого месяца и добавления бюджетных оценок на месяц, следующий за окончанием первоначального бюджетного периода.

Используют также метод различных вариантов бюджета, при котором параллельно составляют несколько бюджетов: запланированный, ниже и выше запланированного уровня.

Не реже одного раза в квартал осуществляют анализ и контроль выполнения плановых заданий и бюджетов, проводят их корректировки в разрезе реализуемой продукции, расходов и финансового состояния предприятия.

В качестве основы для текущего планирования и различного рода корректировок плана отделы и службы предприятия систематически представляют отчетность:

• ежедневную, еженедельную — по реализации продукции, остаткам основных товаров на складе (в натуральном выражении), поступлению товаров, наличию денежных средств на счетах и т. д.;

• ежемесячную — по товарам на складах, поступлениям, отгрузке и реализации продукции, дебиторской задолженности, основным видам расходов;

• ежеквартальную (иногда ежемесячную) — составление промежуточных балансов и их анализ в сопоставлении с плановыми показателями;

• полугодовую и годовую — отчётность перед акционерами и налоговыми органами.

Составлением текущих планов занимаются руководители функциональных подразделений и отделов, что обеспечивает вовлечение в процесс разработки тех сотрудников, которые непосредственно занимаются внедрением планов в производство.

Определение же миссии предприятия и постановка конкретных стратегических целей (а эти две задачи являются важнейшими в перспективном планировании) выполняются, прежде всего, руководителями высшего звена, а уже потом специалистами по планированию. При этом определяются долгосрочная стратегия предприятия, основные задачи его развития, разрабатываются основные стратегии маркетинга и производится укрупненное планирование производства продукции с последующей корректировкой выбранной стратегии и способов её осуществления. Для этого изучается внешняя среда предприятия, его основные конкуренты, возможность возникновения непредвиденных рыночных обстоятельств.

Разработка текущих планов является начальным этапом внедрения процесса стратегического планирования. Кроме того, текущий план должен соответствовать всем балансовым показателям работы предприятия. Баланс хозяйственной деятельности предприятия, бюджет по прибыли, финансовый бюджет и другие формы статистической отчётности выполняют следующие важные функции по отношению к текущему планированию: во-первых, они отражают распределение ресурсов (финансовых, трудовых, материальных) по конкретным направлениям деятельности; во-вторых, выполняют функцию мониторинга и оценки эффективности внедрения стратегии.

Текущие планы разрабатываются в виде производственной программы на основе поступивших заказов или результатов маркетинговых исследований. В них показатели устанавливаются на год с разбивкой по кварталам и конкретизируются для отдельных подразделений на квартал или месяц. Задачей текущего планирования является обеспечение производства материально-техническими и трудовыми ресурсами с минимальными затратами.

Основой планирования является план сбыта, так как производство ориентировано в первую очередь на ту продукцию, которая будет продаваться, т. е. пользоваться спросом на рынке. Объём сбыта определяет объём производства, который, в свою очередь, определяет планирование всех видов ресурсов, в том числе трудовых, сырьевых и материальных. Это обусловливает необходимость планирования издержек и прибыли.

Основой составления планов по конкретным направлениям деятельности предприятия являются задачи, которые определяются в натуральных или денежных количественных показателях. Прежде всего, при планировании ориентируются на узкие места, где ограничена маневренность действий (производство, сбыт, финансы, рабочая сила).

После завершения разработки планов по отдельным направлениям проводится анализ и выявляются несоответствия. Так как планы взаимозависимы, возникает необходимость соответствующей корректировки.

При текущем планировании речь идёт о ситуативных решениях, которые характеризуются следующими признаками:

• влияют на величину активов и показатели успеха предприятия;

• требуют особой ответственности от подразделений или отделов предприятия;

• могут приниматься на высшем, среднем и нижнем уровнях управления;

• действуют в краткосрочной перспективе и принимаются относительно часто.

Одним из главных ориентиров всех планов является сохранение платежеспособности (ликвидности) предприятия. Сальдо доходной и расходной частей всех планов включается в бюджет (план расходов и доходов).

Показатели рынка служат исходными данными для планирования деятельности предприятия. Узловым в системе планов является планирование сбыта, прибыли и финансов.

В текущем годовом плане предприятия конкретизируются прогнозы, долгосрочные, перспективные мероприятия и показатели. Исходными данными для разработки этого плана служат:

• данные маркетинговых и стратегических исследований, а также разрабатываемые цели развития;

• выявленный и формируемый спрос на продукцию или услуги;

• уточнённые технико-экономические нормы и нормативы использования производственных мощностей, затрат трудовых и материальных ресурсов;

• мероприятия по созданию, освоению и внедрению новой техники и технологии;

• изобретения, патенты, рационализаторские предложения, информация о конкурентах.

Задания годового плана распределяются по кварталам и в соответствующих показателях доводятся до производственных подразделений.

При разработке текущего плана выполняют комплекс организационных и планово-расчётных работ:

1. детально анализируются производственно-хозяйственная деятельность и ход выполнения перспективных и долгосрочных планов за прошедшие годы, что позволяет определить достигнутый организационный уровень производства;

2. сопоставляются качество и ассортимент выпускаемой продукции с качеством и ассортиментом продукции других конкурирующих предприятий, что позволяет разработать мероприятия по улучшению качества продукции или услуг;

3. разрабатываются мероприятия и программы по росту эффективности производства (внедрение прогрессивной технологии, механизации и автоматизация производства, специализация и кооперирование, совершенствование системы управления, планирования и организации производства);

4. осуществляется сбор предложений работников предприятия по улучшению качества продукции и всей работы коллектива, организации труда, производства и повышению его эффективности;

5. уточняются действующие и разрабатываются новые прогрессивные технико-экономические нормы и нормативы использования оборудования, затрат рабочего времени, нормы расхода материалов, топлива, энергии и других производственных ресурсов.

Заключительным документом финансового плана является плановый бухгалтерский баланс на конец планируемого года, который отражает все изменения в активах и пассивах в результате запланированных мероприятий и показывает состояние имущества и финансов предприятий.

Оперативное планирование необходимо для контроля за поступлением фактической выручки на расчётный счёт и расходованием наличных финансовых ресурсов. Оперативное финансовое планирование включает составление и исполнение платежного календаря, кассового плана и кредитного плана.

На всех этапах планирования огромное значение имеет использование правдивой и реальной информации о состоянии предприятия, а также его текущей деятельности. Автоматизация бизнес-процессов помогает обеспечить высокую достоверность и полноту такой информации.

Для составления достоверного плана необходимо оценить великое множество вариантов развития системы, проверить различные сценарии и стратегии. Планируемые затраты и доходы в привязке ко времени представляют большой объём данных. Расчёт критериев в данном случае становится трудоёмкой вычислительной задачей, тем более расчёты требуется проводить для каждой стратегии. Автоматизация этих вычислений позволяет значительно повысить эффективность финансового проектирования.

Накопление информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия происходит в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учёта на предприятии, ведение которого регламентируется законодательно. Бухгалтерская отчётность предоставляет практически полную информацию для финансового анализа деятельности предприятия и контроля выполнения плана проекта.

Необходимо рационально использовать эту информацию, тем более что большинство фирм прибегает к автоматизированной форме ведения бухгалтерского учёта. Преимущества такого подхода очевидны. При таком подходе можно разработать единую систему накопления и хранения информации, что увеличивает, во-первых, её достоверность, а во-вторых, позволяет снизить затраты на обработку информации о финансовой и хозяйственной деятельности фирмы. Таким образом, разработку и контроль эффективности осуществления проекта, особенно требующего масштабных инвестиций, целесообразно проводить, используя интегрированную систему автоматизации финансового планирования, анализа и бухгалтерского учёта.

Данные должны храниться в форме, доступной любой из подсистем интегрированной системы (подсистеме финансового планирования, бухгалтерского учёта, финансового анализа). Вместе с тем система должна сохранять асимметричность информации для её пользователей в соответствии с полномочиями, для чего в системе должны быть авторизованный доступ к данным и средства защиты данных от несанкционированного доступа. Этому требованию удовлетворяет большинство современных баз данных.

В большинстве случаев исходными данными для подсистемы бухгалтерского учёта являются первичные документы, информация с которых вручную вносится в подсистему. Все больше применяются электронные метрические устройства, способные фиксировать натуральные производственные величины. Согласование производственного оборудования, измерительных устройств и системы финансово-хозяйственного учёта позволяет повысить точность и эффективность учёта.