Другие вопросы контроля Изменения в основе проекта
В целом управляющий проектом должен противостоять изменениям.
Они допустимы, только если проект нельзя выполнить без этих изменений, или с внесением изменений будет заметно улучшено его качество.
Если изменения оказывают сильное влияние на проект и требуют изменений в масштабе, основу можно изменить. С влиянием изменений на масштаб и основу должен согласиться заказчик проекта.
На рис. 6.12 изображено влияние стоимости изменений масштаба на основу проекта в определенный момент времени - "сегодня".
Рис. 6.12.
Линия А обозначает изменения масштаба, которые приводят к увеличению стоимости.
Линия В обозначает изменения масштаба, которые снижают стоимость.
Быстрая регистрация изменений масштаба в основе позволяет удержать приведенную стоимость на уровне расчетной.
Перераспределение денег между счетами издержек после окончания работ недопустимо. Непредвиденные изменения можно покрывать за счет резерва на случай непредвиденных расходов.
Резерв на случаи непредвиденных расходов
Редко, когда все происходит в точности по плану.
Величина фонда непредвиденных расходов должна зависеть от степени неопределенности, рисков, связанных со сроками, и неточности в определении стоимости.
Если в проекте мало нового для проектной команды, резерв непредвиденных расходов может составлять 1-2% от общей стоимости проекта.
Если же проект содержит много нового для всех членов команды, то резерв может составлять 5-20% от общей стоимости.
Средствами из этих расходов нужно распоряжаться крайне официально и при наличии правильно оформленной документации.
Фонды непредвиденных расходов сметного бюджетного резерва не для изменений масштаба.
Изменения масштаба покрываются из фондов управленческого резерва.
Выводы
Лучшая система информации не означает наличие хорошего контроля.
Контроль присутствует тогда, когда управляющий проектом использует информацию для руководства проектом.
График контроля и график Ганта - надежные методы контроля за временем выполнения работ.
Система стоимость/график позволяет управляющему вовремя оказывать положительное влияние на стоимость и график.
Преимущества модели стоимость/ график таковы:
По модели измеряются достижения по сравнению с планом и промежуточными результатами работы.
Модель дает метод выхода на проблемный пакет работ и ответственный (за недостатки) отдел организации.
Модель заставляет всех участников выявлять проблемы на раннем этапе и позволяет быстро предпринимать корректирующие действия.
Модель улучшает обмен информацией, так как все участники пользуются единой базой данных.
Модель позволяет постоянно информировать заказчика о ходе работ, таким образом поддерживая его уверенность в том, что затраченные средства дают ожидаемые результаты.
Модель дает возможность каждой организационной единице отчитываться за отдельные части общей сметы.
Вопросы для повторения
Каким образом приведенная стоимость дает более четкую картину статуса графика и стоимости проекта по сравнению с простым планом против фактической системы?
Каким образом опорный план способствует интеграции планирования и контроля проектов?
Почему для управляющих проектами важно противостоять изменениям в опорном плане проекта? При каких условиях управляющий проектом мог бы внести изменения в опорный план? Когда управляющий проектом может не допустить внесения изменений в опорный план?
Как сворачивание проекта помогает выявлять проблемы стоимости и графика проекта?
Затраты можно собрать в одно целое или разъединить по горизонтали и вертикали. В чем преимущества этой системы?
В чем различия между ВАС, ЕАС и FАС?