From Class_1 / лекции / Лекция 3

Лекция №3

Пакет Microsoft Office

Microsoft Office – интегрированный пакет программ офисной технологии. В его состав входит множество программ наиболее распространенными из них являются:

Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft Binder, Microsoft Outlook.

Текстовый процессор Microsoft Word - это приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, и печати текстовых документов.

В настоящее время используются следующие версии текстового процессора Word:

Версия Word 6.0 (Microsoft Word for Windows) ориентирована на графическую операционную оболочку Windows 3.11, хотя может использоваться и при работе с более поздними версиями Windows.

Версия Word 7.0 (Microsoft Word 95) разработана для операционной системы Windows 95. Она позволяет организовать эффективный обмен данными между различными программами пакета Microsoft Office 95 и создавать документы разной сложности.

Версия Word 97 (Word 8.0) является составной частью интегрированного пакета программ Microsoft Office 97 (98).

Документы Word 7.0 и Word 97 могут быть конвертированы в формат Word 6.0. При этом могут быть потеряны некоторые элементы форматирования, присущие более поздним версиям редактора.

Версия Word 2000 (Word 9.0) входит в состав интегрированного пакета программ Microsoft Office 2000. В этой версии устранены некоторые недостатки предыдущих версий, заметно улучшена система управления и введены дополнительные средства поддержки сетевых режимов работы.

Технология работы с документами в различных версиях текстового процессора Word практически одинакова.

Современные текстовые процессоры (Word 97 и Word 2000) позволяют составлять документы трех типов:

1. документы для распечатки на бумаге (печатные документы);

2. электронные документы;

3. Web-документы для использования в сети Интернет.

Запуск программы Word можно осуществить из Главного меню Windows с помощью команды ПУСК->Программы-> Microsoft Word. Файл программы Word - winword.exe.

Запуск программы Word может осуществляться любым из стандартных способов запуска приложений, в том числе двойным щелчком мыши по значку документа, ассоциированного с Word. Файлы документов, созданных с помощью текстового процессора Word, имеют стандартное расширение *.doc.

Все документы Word создаются на основе выбранного шаблона (образца).

Шаблон - служебный файл, который содержит всевозможную информацию о структуре и оформлении документов конкретного типа: фрагменты стандартного текста, графические объекты, стили, элементы автотекста, "горячие" клавиши, специальные макрокоманды, состав панелей инструментов и т. п.

Использование шаблонов позволяет создавать документы таким образом, чтобы все элементы оформления органично сочетались между собой. Шаблоны являются специализированными программами и сохраняются как файлы с расширением *.dot.

Завершение работы Word, как и любого приложения Windows, - это закрытие его окна (окна программы, не документа!).

При работе с документом Word на экране одновременно присутствует указатель мыши и текстовый курсор в виде мигающей вертикальной черты. Для ввода текста используется главным образом клавиатура. Ввод символов, вставка в документ таблиц, рисунков и других объектов осуществляются в позицию текстового курсора.

Перемещение текстового курсора может осуществляться с помощью как мыши, так и клавиш управления курсором.

Удаление объектов и символов, стоящих справа от курсора, осуществляется с помощью клавиши Del. Для удаления символов, стоящих слева от курсора, используют клавишу Backspace, находящуюся во втором от верха ряду клавиатуры.

При вводе текста в документ Word переход на новую строку при достижении правого края страницы осуществляется автоматически (без нажатия клавиши Enter - Возврат каретки). Клавишу Enter следует нажимать только для завершения текущего абзаца и перехода к следующему абзацу. Неправильное использование клавиши Enter затрудняет в дальнейшем форматирование текста.

При вводе и форматировании текста необходимо придерживаться следующих правил:

1. Между словами следует ставить только один пробел. В противном случае будут создаваться слишком большие интервалы, особенно при использовании режима выравнивания по ширине.

2. Перед знаками препинания пробелы ставить не нужно, после знака препинания - обязательно.

3. Слова, заключенные в кавычки или скобки, не должны отделяться от них пробелами.

4. Перед и после тире нужно ставить пробелы.

5. Дефисы следует использовать без пробелов.

6. Не следует использовать пустой абзац в качестве средства для отступа следующего абзаца, так как это приводит к «негибкому» форматированию, Для таких целей следует использовать команду ФОРМАТ->Абзац и в открывшемся диалоговом окне Абзац устанавливать необходимые отступы и интервалы.

7. Не следует использовать знак табуляции и тем более несколько пробелов для обозначения красной строки. Это также осложняет последующее форматирование. Установка первых (красных) строк производится с помощью меню ФОРМАТА Абзац или масштабной линейки.

8. Одинаковые по смыслу и логическому назначению элементы одного документа всегда следует выделять одинаковым образом. Не следует злоупотреблять большим количеством выделений в тексте.

При создании и обработке печатных документов в текстовом процессоре Word 97 могут использоваться следующие виды форматирования:

• форматирование символов;

• форматирование абзацев;

• форматирование документа в целом.

Для форматирования символов необходимо выделить нужный фрагмент, а затем использовать один из следующих способов:

• Меню Формат -> Шрифт или Формат -> Стиль,

• Контекстное меню Шрифт,

• Кнопки панели Форматирование.

Форматирование символа позволяет определить его основные параметры:

тип шрифта;

размер шрифта;

начертание букв (обычное, полужирное, курсив, полужирный курсив);

цвет символов шрифта; подчеркивание (одинарное, двойное);

специальные эффекты - зачеркивание, двойное зачеркивание; верхний или нижний индекс;

отображение выделенного фрагмента обычными прописными или малыми прописными буквами;

интервал (расстояние между символами) - обычный, разреженный, уплотненный (по умолчанию - 1 пт.);

смещение (выше, ниже строки) - нет, вниз, вверх;

кернинг шрифта - для автоматического подбора интервала между символами и др.

Для форматирования одного абзаца его не обязательно выделять. Достаточно установить курсор в любое место внутри абзаца. Чтобы применить одинаковое форматирование к нескольким абзацам, их необходимо предварительно выделить.

Форматирование абзацев, так же как и форматирование символов, может быть выполнено несколькими способами. При форматировании абзаца устанавливаются основные параметры абзаца:

выравнивание абзаца - смещение текста абзаца относительно его ширины (по центру, вле­во, вправо и по ширине);

отступы абзаца слева и справа от края печатного листа, при этом допускается отрицательное значение отступов, т. е. текст может располагаться на полях страницы;

интервал между отдельными абзацами (в пунктах) - отбивка абзаца;

вид первой строки абзаца: красная - с отступом вправо, висячая - с отступом влево, без отступа;

межстрочный интервал внутри одного абзаца - одинарный, полуторный, с множителем;

запрет висячих строк - запрещение располагать одну пер­вую или последнюю строку абзаца на другой странице (можно не менее 2 строк);

не разрывать абзац - абзац целиком помещается на одной странице;

не отрывать от следующего - текущий и последующий абзац располагаются на одной странице;

с новой страницы - перед текущим абзацем вставляется разделитель страниц;

запретить нумерацию строк абзаца;

запретить автоматический перенос слов - в пределах выделенного абзаца и т.д.

Форматирование документа в целом позволяет выполнять в текстовом процессоре Word операции верстки, свойственные профессиональным издательским системам.

При форматировании документа в целом могут выполняться следующие операции:

установка параметров страницы (формата печатной страницы): полей страницы, размера бумаги, ориентации листа - книжной или альбомной и др.;

разбивка на страницы, разделы;

вставка номеров страниц, колонтитулов, сносок, закладок, примечаний и т.п.;

создание или вставка формул, рисунков, таблиц, видео или звуковых фрагментов;

вставка названий иллюстраций, перекрестных ссылок;

формирование оглавления, указателей, списков иллюстраций и т. д.

Для представления документа на экране в текстовом процессоре Word существует несколько режимов:

1. Обычный (нормальный);

2. Разметка страницы;

3. Структура

4. Электронный документ;

5. Главный документ;

6. Во весь экран;

7. Предварительный просмотр.

Переключение основных режимов отображения документа на экране производится с помощью команд меню ВИД. Установить один из первых четырех режимов, приведенных в списке, можно также с помощью кнопок на левой части горизонтальной полосы прокрутки.

Текстовые процессоры обеспечивают возможность создания сложных документов, которые содержат не только алфавитно-цифровую текстовую информацию, но и рисунки, схемы, графики, таблицы, диаграммы, созданные как средствами самого процессора, так и с помощью других программ и приложений. Современный документ Word может содержать не только графические объекты или электронные таблицы Excel, но и фото, видео и звуковые фрагменты.

Документы, которые содержат объекты, созданные с помощью двух и более приложений, называются составными.

Копирование и перемещение объектов Windows, фрагментов внутри одного документа, а также обмен информацией между документами, созданными в различных приложениях, чаще всего осуществляются с помощью буфера обмена. Кроме того, Word позволяет выполнять простое перемещение и копирование перетаскиванием с помощью мыши и без помещения объекта в буфер обмена.

При работе с документами программа Word позволяет создавать таблицы, состоящие из строк и столбцов. Таблица Word может содержать максимум 31 столбец и произвольное число строк. Разные строки одной таблицы могут содержать различное число столбцов.

На пересечении строк и столбцов таблицы находятся ячейки. В ячейках таблицы могут размещаться данные произвольного типа: текст, числа, графика, рисунки и формулы.

Таблицы вставляются по месту установки текстового курсора. По умолчанию линии в таблице рисуются пунктиром (который не выводится на печать).

В Word существует несколько способов создания таблиц.

1. Наиболее часто используется команда меню ТАБЛИЦА -> Добавить таблицу. В появившемся диалоговом окне Вставка таблицы следует установить размерность таблицы - число строк и столбцов

2. Быстро создать таблицу можно с помощью кнопки Добавить таблицу на Стандартной панели инструментов. Для определения конфигурации новой таблицы нужно закрасить при нажатой левой кнопке мыши требуемое число столбцов и строк таблицы.

3. В Word 97 и 2000 добавлена возможность создавать таблицы, рисуя их "карандашом" с помощью мыши.

4. В создаваемый документ Word можно вставить готовую таблицу из другого документа Word.

5. Кроме того, с помощью команды меню ВСТАВКА -> Объект в документе Word можно создать или вставить электронную таблицу Excel.

6. Ранее созданный текст может быть преобразован в табличное представление с помощью команды ТАБЛИЦА ->Преобразовать в таблицу при условии, что текст подготовлен с использованием специальных разделителей строк и столбцов: символов конца абзаца (Enter), табуляции (Tab), пробелов и др.

Word допускает и обратное преобразование таблицы в обычный текст с помощью команды меню ТАБЛИЦА -> Преобразовать в текст.

Перемещаться по ячейкам таблицы можно с помощью мыши или клавиатуры. Указанное первоначально (при создании таблицы) число строк и столбцов можно изменять, добавляя новые или удаляя существующие строки и столбцы. Для этого используются соответствующие команды меню ТАБЛИЦА.

Для удаления таблицы ее необходимо выделить вместе с маркером абзаца, следующего за таблицей, и нажать клавишу Delete. Если выделить таблицу без маркера абзаца, следующего за таблицей, то при нажатии клавиши Delete будет удалено только ее содержимое.

Ячейку таблицы можно рассматривать как микродокумент, который подчиняется почти всем правилам редактирования обычного документа Word. Для форматирования содержимого ячеек таблицы используются все команды меню ФОРМАТ, контекстные меню или кнопки специальной панели инструментов Таблицы и границы.

В пакет программ Microsoft Office входит табличный процессор Excel. От других аналогичных программ обработки электронных таблиц он отличается более удобным интерфейсом пользователя, расширенными функциональными возможностями, высоким качеством выходной информации. (Excel в переводе с английского означает "превосходить".)

Таблица - форма организации данных по столбцам и строкам. Электронная таблица- компьютерный эквивалент обычной таблицы.

Табличный процессор - комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц.

Электронная таблица - самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. В ячейках (клетках) таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы, функции и др. Главное достоинство электронной таблицы - возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

Табличный процессор Excel позволяет:

1. Решать математические задачи: выполнять табличные вычисления (в том числе как обычный калькулятор), вычислять значения и исследовать функции, строить графики функций, решать уравнения, работать с матрицами и комплексными числами и т. п.

2. Осуществлять математическое моделирование и численное экспериментирование (Что будет, если? Как сделать, чтобы?).

3. Проводить статистический анализ, осуществлять прогнозирование (поддержку принятия решений) и оптимизацию.

4. Реализовать функции базы данных - ввод, поиск, сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных.

5. Вводить пароли или устанавливать защиту некоторых (или всех) ячеек таблицы, скрывать (прятать) фрагменты таблицы или всю таблицу.

6. Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков.

7. Вводить и редактировать тексты, как в текстовом процессоре, создавать рисунки с помощью графического редактора Microsoft Office.

8. Осуществлять импорт-экспорт, обмен данными с другими программами, например вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях, и т. п.

9. Осуществлять многотабличные связи (например, объединять отчеты филиалов фирм).

10. Подготавливать выступления, доклады и презентации благодаря встроенному режиму презентаций.

Запуск и завершение работы Excel.

Запустить программу Excel можно из Главного меню Windows с помощью команды ПУСК -> Программы -> Microsoft Excel. Файл программы Excel - excel.exe.

Запуск программы Excel может осуществляться любым из стандартных способов запуска приложений, в том числе двойным щелчком мыши по значку документа, ассоциированного с Excel. Файлы документов, созданных с помощью табличного процессора Excel, имеют стандартное расширение *.xls.

Завершение работы Excel, как и любого другого приложения, - это закрытие его окна.

Документ в программе Excel принято называть рабочей книгой (Книга 1, 2 и т. д.). Эта книга состоит из рабочих листов, как правило, электронных таблиц.

Рабочая книга Excel - совокупность Рабочих листов, сохраняемых на диске в одном файле.

Документом, т. е. объектом обработки Excel, является файл с произвольным именем и расширением *.xls. В каждом файле *.xls может размещаться 1 книга, а в книге - от 1 до 255 рабочих листов (электронных таблиц). По умолчанию в каждой книге содержится 3 рабочих листа. Рабочий лист имеет табличную структуру и может состоять из любого числа страниц.

Рабочие листы можно удалять, переставлять (менять их местами), добавлять новые (вставлять чистые листы). Щелкая по ярлычкам, можно переходить от одного листа к другому в пределах рабочей книги. Ярлычок активного листа выделяется цветом, а надпись на нем - полужирным начертанием.

Электронная таблица Excel состоит из 65 536 строк и 256 столбцов (колонок). Строки нумеруются числами (от 1 до 65 536), а столбцы обычно обозначаются буквами латинского алфавита А, В, С, ..., Z,. После столбца Z следуют столбцы АА, АВ, АС, …

Заголовок столбца служит не только для обозначения столбца, но и для выделения всего столбца и изменения его ширины. Заголовок строки выполняет аналогичные функции для строк.

На пересечении строки и столбца располагается основной структурный элемент таблицы - ячейка (клетка).

Ячейка - область электронной таблицы, находящаяся на пересечении столбца и строки, это наименьшая структурная единица на рабочем листе.

Формат и размеры ячеек - ширину столбцов и высоту строк можно изменять с помощью команд меню (иногда кнопок на панели инструментов), а также вручную - с помощью мыши или клавиш. Текущая (активная) ячейка - ячейка, в которой в данный момент находится курсор. Она выделяется на экране жирной черной рамкой. Для выделения любой ячейки достаточно щелкнуть по ней мышью. В активную ячейку можно вводить данные и производить над ней различные операции.

Каждая конкретная ячейка таблицы имеет адрес, который используется для указания на ячейку - при ссылке на нее, например А1. Ссылка - способ (формат) указания адреса (имени) ячейки.

Каждая команда электронной таблицы требует указания адреса ячейки или блока (диапазона) ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена.

Блок (диапазон) ячеек - группа последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк или столбов (или их частей),

Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:

• исходные или первичные данные - константы;

• производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.

В обычном режиме работы табличного процессора в ячейках с численными (производными) данными отображаются значения, формулы можно увидеть лишь при активизации (выделении) ячейки в строке ввода и редактирования.

Можно установить такой режим работы текстового процессора, что в ячейках будут показываться (и выводиться на печать) формулы, а не значения, полученные в результате вычислений. Для этого нужно использовать команду меню СЕРВИС -> Параметры и в диалоговом окне Параметры на вкладке Вид в поле Показывать установить переключатель Формулы.

Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции.

Основным отличием ввода данных в электронные таблицы от ввода в текстовом процессоре Word, является то, что в Excel после ввода данных их необходимо зафиксировать, т. е. сообщить программе, что ввод данных в ячейку закончен.

Зафиксировать данные можно одним из способов:

• нажать клавишу Enter;

• щелкнуть мышью по другой ячейке;

• перейти к другой ячейке с помощью клавиш управления курсором;

• щелкнуть мышью по кнопке Конец ввода в Строке формул;

щелкнуть мышью по квадратику в нижнем правом углу ячейки.

При вводе данных, например текста, выходящего по ширине за границы ячейки, он захватывает на экране поля соседних пустых ячеек (до первой занятой), физически оставаясь в одной ячейке. Если соседняя справа ячейка занята, то длинный текст не отображается, хотя на самом деле он продолжает оставаться в ячейке.

Данные электронной таблицы можно перемещать, копировать, вставлять и использовать для заполнения других ячеек таблицы.

В Excel существует несколько вариантов копирования, заполнения и вставки:

• копирование только значений (не формул);

• копирование только форматов;

• полное копирование значений, форматов и формул.

При копировании или перемещении формул ссылки на ячейки автоматически подстраиваются, чтобы относительное смещение оставалось прежним. При переносе формулы на некоторое число позиций каждая относительная ссылка в этой формуле заменяется ссылкой на другую ячейку, смещенную относительно исходной на такое же число позиций и в том же направлении, т. е. действует правило относительной ориентации ячеек.

При вырезке и вставке формул относительные ссылки, как правило, не настраиваются.

Перемещение, копирование и вставка фрагментов с помощью буфера обмена производятся так же, как в документах.

При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, так как с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определенный формат.

От формата зависит способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания, для чисел - форма представления (с фиксированной или плавающей точкой), количество знаков после запятой и т. д.

Формат ячейки в отличие от значения или формулы не отображается на экране. Формат ячейки устанавливается отдельно и сохраняется даже в том случае, если ячейка пуста.

Для быстрого копирования форматов отдельных ячеек (или блоков ячеек) удобно использовать кнопку Формат по образцу, которая используется так же, как и аналогичная кнопка на панели инструментов Word.

Для использования некоторых операций автоматической обработки данных часто бывает необходимо заранее расположить данные в таблице (списке) в строго определенной последовательности – выполнить сортировку исходных данных.

По умолчанию Excel сортирует данные в алфавитном порядке. Сортировка данных в электронных таблицах производится с помощью команд меню ДАННЫЕ -> Сортировка.