52. Способы создания презентаций. Работа с файлом презентации.

Существуют следующие способы создания новой презентации. Во-первых, с помощью мастера автосодержания, предлагающего выбрать в качестве исходного материала презентацию с определенным типовым содержанием и оформлением. Мастер автосодержания предоставляет несколько образцов презентаций на различные темы; например, проведение совещания в организации или определение стратегического направления работы.

Другой способ создания презентации состоит в выборе шаблона оформления, определяющего ее композицию, но не включающего содержание.

А можно также с пустой презентации, в которой не задано ни оформления, ни содержания.

При запуске PowerPoint открывается начальное окно диалога, которое дает возможность создать презентацию, используя один из следующих способов:

1. Мастер автосодержания предоставляет возможность быстрого создания презентации по выбранной теме, запрашивая у пользователя соответствующую информацию.

2. Пустая презентация – возможность самостоятельного создания презентации без помощи мастеров и шаблонов.

Сохранение и открытие файла презентации

Закончив работу над презентацией, сохраните её с помощью команды Файл – Сохранить. Затем вы можете закрыть презентацию с помощью с помощью команды Файл – Закрыть. Для открытия созданной презентации команда Файл – открыть.

Чтобы провести демонстрацию, не запуская PowerPoint, найдите свой файл, выделите и вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши. В контекстном меню выберите команду Показать.

53. Просмотр и демонстрация презентации. Управление процессом презентации и временем показа слайда.

Существуют три разных способа показа слайдов: управляемый докладчиком, управляемый пользователем, автоматический показ.

Для установки способа нужно установить соответствующий переключатель в окне настройки презентации (Показ слайдов – Настройка презентации)

Управляемый докладчиком. Обычный способ проведения показа, управляемого докладчиком, – когда слайды отображаются в полноэкранном режиме. Ведущий получает полный контроль над презентацией. Он может проводить ее вручную или в автоматическом режиме, останавливать ее для записи замечаний или действий, пропускать слайды, вносить в нее замечания и даже записывать во время презентации речевое сопровождение. Этот режим удобен для показа презентации на большом экране, проведения собрания по сети или вещания презентации.

Управляемый пользователем. В этом случае презентации будут проходить в оконном режиме, имеются команды смены слайдов, а также команды редактирования, копирования и печати слайдов. В этом режиме переход к другому слайду осуществляется с помощью полосы прокрутки или клавиш PgUp и PgDn. Параллельно может быть запущено другое приложение. Для удобства, а также просмотра других презентаций и документов Office можно вывести панель инструментов Web.

Автоматический показ осуществляется в полноэкранном режиме. В этом режиме презентация будет проводиться полностью автоматически. Это можно использовать на выставочном стенде или собрании. Для проведения автоматического показа слайдов можно запретить использование большинства меню и команд и включить режим циклического показа.

Реакция аудитории на презентацию зависит от темпа ее проведения. Так, слишком быстрая смена слайдов утомляет, а слишком медленная может подействовать расслабляюще. В PowerPoint есть средства, позволяющие прорепетировать темп показа перед проведением презентации.

Во время репетиции можно проверить наглядное оформление слайдов. Обилие слов или рисунков может смутить аудиторию. Если вы решите, что текста излишне много, разбейте слайд на два или три, а затем увеличьте размер шрифта.

Вместо ручной смены слайдов во время показа можно предварительно задать интервал времени показа каждого слайда в секундах.

Первый способ состоит в установке времени показа каждого слайда вручную и последующего показа слайдов для проверки. Другой способ предусматривает использование средства репетиции, позволяющего автоматически записывать интервалы в процессе репетиции. При необходимости их можно изменить и повторить репетицию с новыми значениями.

При установке интервалов до репетиции удобнее работать в режиме сортировщика слайдов, где показаны миниатюры всех слайдов презентации. Для установки интервала выделяется один или несколько слайдов, затем надо нажать на кнопку Смена и ввести значение, определяющее, сколько секунд данные слайды следует показывать на экране.

Ручная установка интервалов в режиме сортировщика – инструмент Показ слайда – Настройка времени. Можно также задать разные интервалы времени для разных слайдов: титульный слайд можно показывать 10 секунд, второй слайд – 2 минуты, третий слайд – 45 секунд и т.д.

Установка хронометража презентации производится инструментом Настройка времени или Показ слайдов – Настройка времени. С помощью кнопок диалогового окна Репетиция (Пауза, Далее, Повторить, Закрыть) можно отрепетировать свое выступление по конкретному слайду, можно делать паузы между слайдами, показывать слайд повторно или переходить к следующему слайду.

PowerPoint запоминает время показа каждого слайда и устанавливает соответствующие интервалы времени. Если какой-либо слайд в ходе репетиции показан несколько раз, например в произвольном показе, для презентации принимается последний интервал его показа. Закончив репетицию, можно утвердить установленные интервалы или повторить репетицию.

При демонстрации презентации следует учитывать следующие рекомендации:

– переходы и построения должны подчеркивать положения презентации, а не подавлять аудиторию;

– не надо увлекаться звуковыми эффектами, поскольку они привлекают внимание аудитории и могут отвлекать от главного;

– выберите подходящий темп демонстрации: быстрая – утомляет зрителя, медленная – вызовет сонливость;

– при хронометраже имейте в виду, что информационная перегрузка и избыток эффектов сбивают с толку.