Элементы окна главного окна.

1. После запуска MS Access на экране появляется главное окно с наименованием Microsoft Access в строке заголовка. Если открывается какая-нибудь база данных, то ее имя помещается в заголовок. Это окно может быть развернуто, свернуто, уменьшено до пиктограммы или закрыто.

2. Главное окно Access содержит строку меню, панель инструментов, строку состояния и окно базы данных. Через меню Файл можно создать новую базу данных или открыть существующую.

Строка меню. В строке меню, которая находится в верхней части экрана, содержится меню текущего окна. Задать команду можно с помощью мыши и с клавиатуры(Alt и клавиша буквы, подчеркнутая в нужном пункте меню).

Панель инструментов. Под строкой меню располагается панель инструментов, состав набора кнопок. После запуска Microsoft Access появляется панель инструментов базы данных. Чтобы выбрать другую нужно нажать Вид-Панель инструментов.

Строка состояния. Строка состояния расположена внизу окна. в ней появляются сообщения о ходе выполнения команд и текущем состоянии системы. Когда системы готова выполнить команду пользователя, в этой строке присутствует сообщение Готово.

Если будет выделена какая-нибудь команды или опция, то вместо сообщения о готовности появляется короткий пояснительный текст, разъясняющий назначение выбранного элемента.

Элементы окна базы данных.

Окно базы данных состоит из вкладок. В этом окне осуществляются все операции обработки входящих в базу объектов. Их перечень соответствует ярлыкам вкладок в верхней части окна базы данных. При создании новой базы данных список объектов в каждой вкладке пуст.

Различают следующие типы объектов:

• Таблица. Набор данных по конкретной теме. Данные таблицы хранятся в записях ( строках), состоящих из отдельных полей( столбцов).

Поле- наименьший поименованный элемент информации, хранящийся в БД. Количество полей определяется разработчиком и не может измениться пользователем, каждое поле должно иметь уникальное имя и для него необходимо определить: имя, тип, размер. Поля могут иметь различный тип: строка символов, вещественное число, целое число, денежная единица, дата- время, логическое поле, многострочный текст, рисунок, звук или др объект( OLE). Поля могут быть обязательными или нет. Может быть ключевое поле- это поле, которое определяет запись.

Запись- совокупность полей или логическая единица набора данных. Таблица может содержать сколько угодно записей ( это количество ограничено только объемом диска), записи можно добавлять, редактировать, сортировать, искать. В таблице не может быть 2 записей с одинаковыми значениями ключа.

• Запрос позволяет выбрать из БД только необходимую информацию, которая соответствует определенному условию и нужна для решения определенной задачи.

• Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску-формуляр, позволяющую ограничить объем информации, доступной пользователю.

• Отчет предназначен для печати любого набора данных, оформленного соответствующим образом.

• Макрос автоматизирует выполнение конкретной операции БД без программирования.

• Модуль содержит программы на языке Visual Basic, применяемые для настройки, оформления и расширения БД.

Таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули- это самостоятельные объекты, сохраняющиеся в общем файле базы.

44. Этапы проектирования базы данных. Создание новой базы данных.

Прежде чем приступить к созданию таких объектов базы данных, как таблицы, формы и отчеты, нужно разработать их проект, этапы проектирования.

Этапы проектирования:

1. Проектирование инфологической модели данных;

Модель данных- это правила, которые определяют структуру данных, допустимые реализации данных, допустимые операции над ними.

Инфологическая модель описывает предметную область на содержательном уровне. Результатом являются списки объектов, перечни их свойств.

2. Проектирование концептуальной модели базы данных; Концептуальная модель описывает объекты на формальном уровне. Результатом является выбор типа модели данных.

3. Физическая модель определяет способ размещения данных на машинном носителе, методом доступа данных.

Создание новой базы данных.

Чтобы создать новую БД, находясь в главном окне MS Access:

1. Выберите команду Файл- Создать базу данных…;

2. Перейдите на вкладку Общие с ярлыком Новая база данных;

3. Введите имя новой БД в поле «Имя файла»

4. Нажмите кнопку Создать.

45. Создание таблицы базы данных, определение структуры, ввод записей.

Создание таблицы базы данных, определение структуры, ввод записей.

Создание таблицы производится в два этапа:

• Определение структуры базы данных;

• Ввод данных.

Создание таблицы осуществляется в окне базы данных:

1. перейти на вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать;

2. в появившемся окне Новая таблица выбрать подходящий вариант создания таблицы.

Определение структуры таблицы.

Структура таблицы может быть создана с помощью режима Конструктор или с помощью Мастера таблиц.

На наиболее широкие возможности представляет режим Конструктора, т.к. Мастер предлагает однотипные поля.

При определении структуры таблицы устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля. Каждое поле должно иметь сове имя. Кроме этого, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора.

Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля конструктора таблиц.

В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле. По умолчанию стоит текстовый тип. Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически.

В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния.

Ключевое поле помогает наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных. Обычно в качестве ключа используются числовые поля.

В нижней части конструктора таблиц указываются свойства каждого поля таблицы. Данные всех типов имеют свойство Подпись поля. Это свойство используется, чтобы дать столбцу табличного представления название, отличное от названия соответствующего поля.

Свойства и назначения полей:

• Размер поля задает максимальное число символов для ввода в данное поле.

• Формат поля как выводить на экран.

• Маска ввода задает шаблон, облегчающий ввод данных в поле.

• Подпись как называется столбец при выводе на экран.

• Значение по умолчанию вписывается автоматически.

• Условие на значение защита от ошибок ввода

• Сообщение об ошибке позволяет указать текст сообщения, если данные введены неверно

• Обязательное поле указывает, требует ли поле обязательного ввода значения

• пустые строки указывает, допускается ли ввод в данное поле пустых строк.

• Индексированное поле определяет индекс.

Ввод записей.

Ввод записей осуществляется в режиме работы с таблицами. Переход осуществляется с помощью кнопки Режим таблицы панели инструментов или с помощью команды Вид-Режим таблицы.

На панели состояния внизу экрана отображается описание каждого поля.

Быстрый путь ввода данных.

Копирование данных из предыдущей записи. Для копирования данных из аналогичного поля предыдущей записи в текущую надо нажать Ctrl и «

Чтобы вставить текущую дату надо нажать Ctrl и ;

Чтобы вставить текущее время надо нажать Ctrl и :

Для экономии времени при вводе данных можно использовать инструменты редактирования: копирование и вставка в буфер.

Сохранение данных. Данные сохраняются автоматически при переходе к следующей записи и закрытии режима таблицы или формы.

чтобы сохранить запись без перехода к другой записи, выполните команду Запись- Сохранить запись.

Добавление и удаление записей.

Для добавления данных в новую запись:

1. перейти на первое пустое поле новой записи

2. ввести значение и нажать клавишу Tab для перехода к след полю.

Для удаления записей:

1. выделить записи для удаления, щелкнув курсором на серой кнопке слева от первой удаляемой записи и переместив указатель вдоль требуемых записей.

2. нажать клавишу Delete

Вставка в запись рисунка или объекта.

Рисунок добавляется из имеющегося файла либо создается в приложении OLE, а затем вставляется в запись.

Чтобы добавить рисунок или объект:

1. перейти в режим конструктора таблиц

2. добавит поле объекта OLE

3. в режиме таблицы установить курсор в нужную клетку и выполнить команду Вставка- объект

Если объект вставляется из существующего файла:

1. в появившемся окне выбрать переключатель Создать из файла

2. ввести полное имя добавляемого файла в поле Файл или нажать кнопку Обзор и выбрать имя требуемого файла.

Если объект нужно создать:

1. выбрать тип создаваемого объекта в поле тип объекта

2. ок

3. после создания рисунка или объекта в приложении выполнить команду Файл- выход или файл- Выход и возврат приложения OLE.

46. Работа с данными таблицы. Обновление структуры базы данных. Поиск и замена данных. Сортировка записей. Использование фильтра.

Поиск и замена данных.

1. в окне База данных выберите вкладку Таблица или Форма, а затем дважды щелкните на имени соответствующего объекта, в котором хотите осуществить поиск.

2. щелкните в любом месте поля, в котором будет осуществляться поиск

3. щелкните на кнопке Найти панели инструментов или выберите команду Правка- Найти…появится диалоговое окно Поиск в поле. Заголовок содержит наименование соответствующего поля.

4. в поле Образец введите последовательность символов, которую нужно искать.

5. в поле Совпадение укажите: с начала поля, если данные по которым ведется поиск ведется по части данных, которая может оказаться в различных областях поля, например, по первым или последним трем символам.

6. установить область и направление поиска

7. щелкнуть на кнопке Найти

8. если осуществляется поиск больше одной записи, то для продолжения поиска щелкнуть на кнопке найти далее.

9. если других записей не найдено, то программа запрашивает, намерены ли вы продолжить поиск, начав с самой первой записи таблицы.

10. щелкнуть на кнопке закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно.

Для выполнения замены данных использовать команду Правка- заменить.

Сортировка записей.

Для выполнения сортировки данных в таблице или форме:

1. выбрать в таблице или форме поле сортировки. В режиме таблицы выделить столбец для сортировки.

2. для выполнения сортировки по возрастанию или по убыванию нажать соответствующую кнопку панели инструментов или выбрать команду Записи- Сортировка.

Фильтрация данных.

Фильтрации позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию.

4 вида фильтров:

1. Фильтр по выделенному объекту определяет, какие записи выводятся на экран путем выделения данных в таблице в режиме Таблицы.

2. Обычный фильтр по команде Изменить фильтр определяет, какие записи выводятся на экран путем выбора в качестве условия значения из списка значений каждого поля.

3. в поле Фильтр для контекстного меню условие задается непосредственно в контекстном меню для того поля, в котором это меню вызывалось.

4. Расширенный фильтр позволяет проводить не только фильтрацию, но одновременно сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям одновременно.

Для того, чтобы отобразить все записи, выбрать команду Записи- Удалить фильтр

47. Создание связей между таблицами. Типы связей в базе данных.

1.Выбрать команду Сервис- Схема данных.

2. используя команду Связи- Добавить таблицу, указать имена таблиц, которые должны быть связаны. Названия каждой из таблиц со списками полей появятся в соответствующем окне.

3. установить курсор в любую из таблиц на поле, по которому будет установлена связь, и перетащить это поле на связующее поле другой таблицы.

4. Активизировать флажок Обеспечение безопасности данных.

Если требуется установить более, чем одну связь, в диалоговом окне Связи необходимо определить связующие поля, щелкнув в правой части клетки поля на стрелке, указывающей вниз, и выбрав нужное имя поля из открывшегося списка. От полей, указанных при определении связи, зависит тип создаваемой связи.

Типы связей:

• отношение один- к- одному создается, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют индексы.

• Отношение один- ко- многим создается, когда только одно поле из полей является ключевым или имеет уникальный индекс.

• Связь с отношением многие –ко –многим представляет две связи с отношением один- ко – многим через третью таблицу.

48. Создание и открытие запроса в базе данных.

Использование запросов позволяет осуществлять различные формы доступа к одной и той же информации.

Запрос- это объект БД, допускающий многократное использование. Результат запроса- представленный в табличном виде набор данных, который задается в режиме Конструктор. Запросы могут быть созданы как с помощью мастера, так и самостоятельно.

Для создания нового запроса:

1. в окне База данных выберите вкладку Запрос и нажмите кнопку Создать.

2. выберите режим Конструктор.

3. в диалоговом окне Добавление таблицы указать имена таблиц, по полям которых будет производится запрос, нажимая кнопку Добавить после каждого указанного имени таблицы.

4. Закрыть.

Для создания запроса на основе открытой таблицы:

1.Выбрать имя таблицы в меню Окно для вывода на экран соответствующего окна.

2. Выбрать команду вставка-Запрос.

3. В диалоговом окне Новый запрос выберите режим Конструктор.

Запрос указывается в меню Запрос после вывода на экран окна Запроса в режиме Конструктора.

49. Создание форм и отчетов.

Форма- некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. В форме можно: каждое поле разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет и заливку; помещать в поле вычисляемые поля; OLE-объекты.

Форма строится на основе таблицы или запроса.

При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма.

Форма могут быть выведены на экран в трех видах: режим конструктора, режим формы, режим таблицы.

Создание формы без помощи Мастера форм:

1. в окне База данных- Форма

2. Создать.

3. Конструктор. При открытии Форма содержит одну область- область данных. Может содержать область заголовка, примечания, колонтитула. ( вид-заголовок-примечания формы- вид)

4. для индикации инструментального окна выбрать Вид- Панель элементов.