1. Исполнительская дисциплина по подразделениям

рис. 39

2. Сводка об исполнении по видам документов

рис. 40

3. Уровень исполнительской дисциплины

рис. 41

4. Сравнение с предыдущим годом

рис. 42

9. Поиск по документам

Функция поиска по документам допускает два варианта поиска:

• простой поиск – поиск по часто используемым параметрам документа;

• расширенный поиск – поиск расширенному набору параметров документа.

Результатом поиска будет список документов, удовлетворяющих параметрам поиска, и список резолюций, относящихся к найденным документам.

1. Простой поиск документов

Для поиска документов необходимо на закладке "По документам" окна поиска задать атрибуты документа и нажать кнопку "Найти".

Найденные документы будут показаны в списке "Документы" окна поиска (рис. 43). Установив курсор на документ, в нижней части окна поиска пользователь увидит название вида документа (оно выделено жирным шрифтом) и краткое содержание документа. В окне "Поручения" главного окна будет выведен список резолюций по данному документу.

рис. 43

2. Расширенный поиск документов

Окно расширенного поиска открывается щелчком по ссылке Дополнительные параметрына закладке "По документам" окна поиска (рис. 43). Описание окна мы не приводим, так как это то же самое окно, которое используется при расширенном поиске резолюций (см. выше раздел 3.2.2 "Расширенный поиск резолюций"). Заметим только, что если при расширенном поиске резолюций функция поиска отбирала резолюции, удовлетворяющие заданным параметрам поиска, то теперь те же самые параметры она использует для отбора документов. Например, если на закладке "Резолюции" окна расширенного поиска (рис. 27) установить флаг "снято с контроля", то это означает, что мы ищем документы, у которых есть снятые с контроля резолюции.

10. Добавление документов

Пользователь может добавить в БД новый документ, нажав кнопку в списке найденных документов окна поиска (рис. 43) и затем заполнив и сохранив карточку документа. Описание карточки документа приведено в разделе 11 "Карточка документа".

11. Просмотр информации о документе

Информация о документе может быть получена в следующих видах:

• регистрационная карточка документа (РКК);

• отчет о ходе исполнения документа.

1. Регистрационная карточка

Просмотр регистрационной карточки документа, выбранного в списке документов окна поиска (рис. 43), осуществляется нажатием кнопки в панели инструментов списка. Описание полей регистрационной карточки приведено в разделе 11 "Карточка документа".

Содержание регистрационной карточки можно распечатать в форме отчета. Для печати регистрационной карточки документа, выбранного в списке документов окна поиска, следует нажать кнопку "Отчеты…" в панели инструментов главного окна модуля и в открывшемся меню (рис. 44) щелкнуть одну из форм отчета – "Краткая РКК документа" или "Полная РКК документа".

рис. 44

Отчет будет сформирован и выведен в окне MSWord.

2. Отчет о ходе исполнения документа

Для печати отчета о ходе исполнения документа следует в меню печати (рис. 44) щелкнуть пункт "Процесс исполнения документа". Сформированный отчет будет выведен в окне MSWord.

4. Документы подразделения

Модуль функционально близок к описанному выше модулю "Регистрация документов". Его назначение – выделить из общего множества документов документы подразделения, в котором работает пользователь.

Главное окно модуля изображено на рис. 45. Название подразделения отображено в заголовке окна.

рис. 45

Фильтр по умолчанию настроен так, что при входе в главном окне показывается список документов, зарегистрированных в данном подразделении, или документов, зарегистрированных в другом подразделении, исполнитель которых, согласно резолюции, работает в данном подразделении. Резолюции последних документов выделены красным.

В окне под списком показываются информация о документе, на котором установлен курсор в списке документов: название вида документа (оно выделено жирным шрифтом), и краткое описание содержания документа. Наличие в окне пиктограмм MSWordили других приложенийWindowsозначает, что в БД сохранен один или несколько электронных образов документа в соответствующем формате. Щелчок по пиктограмме открывает приложение с загруженным в него документом (подробнее см. 2.4 "Электронный образ документа").