2. Значения по умолчанию

Текущие параметры поиска можно сохранить как значения по умолчанию. При входе в модуль по этим значениям автоматически формируется первоначальный список документов.

Для сохранения текущих параметров поиска как значений по умолчанию следует нажать в окне поиска кнопку и в открывшемся меню выбрать пункт "сохранить" (рис. 9).

рис. 9

Остальные пункты этого меню имеют следующее назначение:

загрузить	загрузить значения по умолчанию в поля окна поиска;
очистить	очистить все поля.

4. Регистрация нового документа

Для регистрации нового документа необходимо ввести и сохранить данные, составляющие содержание регистрационно-контрольной карточки документа (РКК). Инструкция по работе с окном РКК приведена в разделе 11 "Карточка документа".

Ввести данные можно двумя способами.

1. Нажать кнопку_{, в открывшемся меню выбрать тип регистрируемого документа, заполнить поля РКК и сохранить её в базе данных, нажав кнопку "Сохранить" (рис. 10).}

_{2. Прибегнуть к помощи "мастера регистрации". Мастер вызывается кнопкой . Регистрация выполняется в пошаговом режиме: мастер выводит окно, пользователь вводит данные, нажимает кнопку "Далее" и переходит к следующему окну (рис. 11). Завершается регистрация нажатием кнопки "Сохранить" в последнем окне. Инструкция по работе с этим окном приведена в разделе 12 "Резолюция".}

_{При регистрации с помощью мастера в РКК вводятся только те данные, которые, по мнению мастера, обычно вводятся для выбранного (на первом шаге) типа документа.}

рис. 10

рис. 11

5. Просмотр и редактирование карточки документа

Для просмотра и редактирования данных, составляющих содержание регистрационной карточки документа (РКК), следует в списке документов выбрать курсором документ и нажать кнопку "Подробности". Откроется окно редактирования РКК документа. Описание окна приведено в разделе 11 "Карточка документа".

РКК, в кратком или полном виде, также можно сформировать как документ и распечатать на принтере (см. 2.8 "Отчеты").

6. Электронный образ документа

Кнопка позволяет сохранить в БД ("закачать") электронный образ документа, выбранного курсором в списке документов главного окна.

При нажатии кнопки открывается окно закачки документа, изображенное на рис. 12.

рис. 12

Для закачки следует нажать кнопку "Обзор…", выбрать файл, в котором сохранен документ, и нажать кнопку "Закачать". Пиктограмма приложения, в котором подготовлен документ, появится в информационном окне (рис. 3).

К одному документу можно "прикрепить" указанным способом неограниченное количество электронных образов.

7. Списание документа в дело

Кнопка позволяет списать в дело выбранный курсором документ, а если документ уже списан – просмотреть и отредактировать реквизиты списания.

Примечание. Списать документ в дело также можно в модуле "Номенклатура дел" (см. 10.1 "Номенклатура дел").

Если документ еще не списан в дело, то при нажатии на кнопку откроется окно, изображенное на рис. 13. Для списания документа в дело необходимо задать в полях окна реквизиты списания и нажать кнопку "Сохранить".

рис. 13

Документ списывается в определенный том определенного дела. Дело либо задается своим индексом в поле Индекс дела, либо выбирается из списка дел, расположенного в правой части окна. В списке представлены дела за год, указанный в полеДела за, организации (подразделения), указанной в полев. Если организация не указана, в списке представлены дела всех организаций (головной организации и ее структурных подразделений).

Из списка дело выбирается двойным щелчком по индексу. Щелчок по заголовку открывает окно редактирования атрибутов дела (см. 10.1.5 "Редактирование дела").

После выбора дела автоматически заполняются поля:

• № в деле– предлагается номер, на единицу больший номера последнего документа в деле;

• № тома– предлагается номер последнего тома дела.

Эти значения, равно как и значения полей Дата списанияи№ экземпляра, можно изменить.

После того как пользователь введет количество страниц в документе в поле Кол-во страниц, в полеСтраницыбудет показан диапазон страниц, отведенный документу в деле.

Если документ уже списан, то при нажатии кнопки откроется окно, в котором можно просмотреть и отредактировать реквизиты списания дела (рис. 14). Кнопкапозволяет удалить документ из дела.

рис. 14

8. Отчеты

Сформированные отчеты открываются в окне MSWord.