1. Закладка "Описание"

Закладка "Описание" предназначена для задания общих атрибутов РКК. Вид закладки для распорядительных и входящих/исходящих документов изображен на рис. 118 – рис. 119.

рис. 118 Распорядительный документ

рис. 119 Входящий и исходящий документы

Подкласс. Выбирается из справочника "Подкласс документа".

Виддокумента выбирается из одноименного справочника.

№ бланка. Поле предназначено для ввода номера бланка, на котором распечатан документ.

Гриф секретности.Значение выбирается из одноименного справочника. Секретные документы помечаются в списке документов значком с изображением замка, например,. Цвет замка может быть желтым или красным, в зависимости от степени секретности документа.

Группы полей ОткудаиКудапредназначены, соответственно, для задания атрибутов отправителя и получателя.

Входящий №, Дата. Входящий номер и дата регистрации документа. Номер вводится вручную или генерируется автоматически нажатием на кнопку.

Исходящий №, Дата. Исходящий номер документа и дата его назначения. Номер вводится вручную или генерируется автоматически нажатием на кнопку.

Принцип автоматической генерации номера описан в разделе 11.2 "Система автоматической нумерации документов".

Примечание. При сохранении карточки выполняется проверка на уникальность входящего и исходящего номеров документа в пределах календарного года, заданного в полеДата. Если в БД есть документ с таким номером за тот же год, то выдается сообщение.

Отправитель,Получатель. Подразделения (организации) – отправитель и получатель документа, соответственно. Подразделение (организация) выбирается из персонального справочника пользователя "Организации (мой список)", см. рис. 163. Подробно о работе с персональным справочником организаций сказано в разделе13.5"Персональные справочники". Если в личном списке организаций пользователя нужной записи нет, то пользователь может найти запись в справочнике ОКПО, введя часть названия организации в поле поиска и нажав кнопку "Найти".

Подписавший, Исполнитель, Адресат, Держатель.Перечисленные поля заполняются при помощи персонального справочника сотрудников (см.13.5"Персональные справочники"). После сохранения данных все указанные в этих полях лица автоматически вносятся в находящийся на закладке "Отношения" список лиц, имеющих отношение к документу (см. ниже).

Следует учесть, что выбор в полях ПодписавшийиАдресатограничен сотрудниками подразделений (организаций), выбранных ранее в поляхОтправительиПолучатель, соответственно. Для удобства пользователя после выбора подразделения в полеОтправитель(соответственноПолучатель) в полеПодписавший(соответственноАдресат) будет автоматически предложен список сотрудников выбранного подразделения или организации (рис. 120).

рис. 120

Краткое содержание. Краткое описание содержания документа. Текст вводится непосредственно в поле или в отдельном окне редактирования, которое открывается щелчком по названию поля.

2. Закладка "Отношения"

Закладка "Отношения" предназначена для просмотра и редактирования списка людей, имеющих отношение к документу. Примерный вид закладки приведен на рис. 121.

рис. 121

Редактирование списка выполняется при помощи кнопок

		Добавить запись
		Удалить запись
		Редактировать запись

При добавлении и редактировании записи открывается окно, изображенное на рис. 122

рис. 122

Поле Сотрудникзаполняется из персонального справочника пользователя (см. 13.5 "Персональные справочники").

Если добавленное отношение имеет вид "Держатель документа", что свидетельствует о том, что экземпляр документа передан для ознакомления сотруднику подразделения, то в колонке "Подразделение" записи появится пиктограмма (рис. 121). Этой же пиктограммой документ будет помечен и в списке документов подразделения модуля "Документы подразделения". Данная пиктограмма напоминает о необходимости зарегистрировать экземпляр документа в подразделении, одновременно являясь кнопкой, запускающей процедуру регистрации. Регистрацию можно выполнить либо здесь, в РКК, либо в списке документов подразделения. Процедура "внутренней" регистрации документа описана в разделе 4.5 "Регистрация экземпляра документа".

Зарегистрированный документ помечается пиктограммой , справа от которой показывается присвоенный документу учетный номер.