4. Редактирование описи

Нажмите кнопку в панели инструментов главного окна, в открывшемся окне (рис. 110) задайте атрибуты описи и нажмите кнопку "Сохранить".

5. Печать описи

Для печати описи нажмите кнопку в панели инструментов главного окна. Сформированный документ будет выведен в окнеMSWord.

3. Акты об уничтожении

Модуль "Акты об уничтожении" предназначен для формирования актов о выделении к уничтожению дел. Главное окно модуля изображено на рис. 115.

рис. 115

При открытии главное окно содержит список актов, подобранных в соответствии с действующими по умолчанию настройками функции поиска. Для вывода списка актов с нужными параметрами необходимо задать эти параметры в окне поиска и выполнить поиск, нажав кнопку "Найти" (см. 10.3.2 "Поиск актов").

1. Функции главного окна

   Кнопка		Функция
   	Навигатор	Открыть/закрыть Навигатор*
   	Поиск	Открыть/закрыть окно поиска
   	Добавить	Добавить акт
   	Подробности	Просмотр/редактирование акта
   		Удалить акт
   	Печать	Печать акта
   * Работа с Навигатором описана в Приложении.

2. Поиск актов

В окне поиска (рис. 116) задайте параметры поиска и нажмите кнопку "Найти".

рис. 116

При поиске по номеру можно ввести фрагмент номера, а оставшуюся часть номера заменить символом *. Например, поиск по значению 22*выведет все акты с номерами, начинающимися на22.

3. Добавление акта

Нажмите кнопку в панели инструментов главного окна, в открывшемся окне задайте номер акта, год и срок хранения дел, включаемых в акт, и нажмите кнопку "Сохранить". Дела, удовлетворяющие заданным параметрам, а также ряду дополнительных условий, о которых будет сказано ниже, будут автоматически включены в акт, как показано на рис. 117.

рис. 117

В акт автоматически включаются дела, год и срок хранения которых соответствуют значениям, заданным в полях Год делиСрок хранения акта (рис. 117). Кроме того, эти дела должны быть:

• утвержденными;

• открытыми (с установленной датой открытия);

• без отметки ЭПК;

• без отметки "хранить в подразделении"

(см. рис. 102, рис. 103).

Отметка об утверждении (поле Утвержден) ставится, когда подойдет срок уничтожения документов, включенных в акт.

4. Редактирование акта

Нажмите кнопку в панели инструментов главного окна, в открывшемся окне (рис. 117) задайте атрибуты акта и нажмите кнопку "Сохранить".

5. Печать акта

Для печати акта нажмите кнопку в панели инструментов главного окна модуля или в окне редактирования акта (рис. 117). Сформированный документ будет выведен в окнеMSWord.

11. Карточка документа

Настоящий раздел содержит описание окна для ввода данных регистрационной карточки документа (РКК). Описание состоит из двух частей:

• описание полей, расположенных на закладках окна;

• описание функций кнопок, расположенных в панели инструментов окна.

1. Закладки

РКК распорядительных документов имеет следующие отличия от РКК входящих/исходящих документов:

1. на закладке "Описание" отсутствуют некоторые поля, а вместо исходящего и входящего номеров задается просто номер;

2. место закладки "Резолюция" занимает закладка "Поручения", идентичная первой по содержанию;

3. если выбран вид документа "Указание о командировании" или "Приказ о командировании", то появляется дополнительная закладка "Командировки".

Других различий между указанными РКК нет.