5. Редактирование дела

Нажмите кнопку в панели инструментов главного окна, в открывшемся окне (рис. 102) задайте атрибуты дела и нажмите кнопку "Сохранить".

6. Печать отчетов

Нажмите кнопку в панели инструментов главного окна, в открывшемся меню печати (рис. 106) щелкните нужный вид отчета.

рис. 106

В окне (рис. 107) задайте параметры отчета и нажмите кнопку ОК. Сформированный отчет будет выведен в окне MSWord.

рис. 107

Скажем несколько слов о параметрах отчетов. Щелчок по Показатьили по названию отчета повторно открывает меню печати – это позволяет после печати одного отчета перейти к печати другого, не закрывая окна.

Параметр Подразделениеотносится только к первым двум отчетам. Остальные формируются по всем подразделениям.

2. Описи дел

Модуль "Описи дел" предназначен для составления описей дел. Главное окно модуля изображено на рис. 108.

рис. 108

При открытии главное окно содержит список описей, подобранных в соответствии с действующими по умолчанию настройками функции поиска. Для вывода списка описей с нужными параметрами необходимо задать эти параметры в окне поиска и выполнить поиск, нажав кнопку "Найти" (см. 10.2.2 "Поиск описей").

1. Функции главного окна

   Кнопка		Функция
   	Навигатор	Открыть/закрыть Навигатор*
   	Поиск	Открыть/закрыть окно поиска
   	Добавить	Добавить опись
   	Подробности	Просмотр/редактирование описи
   		Удалить опись
   	Печать	Печать описи
   * Работа с Навигатором описана в Приложении.

2. Поиск описей

В окне поиска (рис. 109) задайте параметры поиска и нажмите кнопку "Найти".

рис. 109

При поиске по индексу дела можно вводить фрагмент индекса.

3. Добавление описи

Нажмите кнопку в панели инструментов главного окна, в открывшемся окне (рис. 110) задайте атрибуты описи и нажмите кнопку "Сохранить".

рис. 110

Окно состоит из двух закладок:

• "Описание" – реквизиты описи;

• "Дела" – описание дел описи.

Закладка "Дела" становится доступной только после того как будут заданы и сохранены (кнопка "Сохранить") реквизиты описи.

Кнопка в заголовке окна предназначена для просмотра истории изменения описи, кнопка– для печати описи.

1. Описание

Номер фонда. При открытии окна в этом поле предлагается предыдущий номер.

Переключатель сдаточная/архивная устанавливает тип описи: "сдаточная" – подготовленная структурным подразделением для сдачи дел в архив; "архивная" – сводная опись организации.

Вид дел. Вид выбирается из списка значений: постоянного хранения, долговременного хранения (свыше 10 лет), временного хранения (до 10 лет), по личному составу.

Год дел. Год включаемых в опись дел.

В архивной описи задается не год, а диапазон (рис. 111).

рис. 111

Подразделение. Организация (структурное подразделение), подготовившая опись. Выбирается из персонального справочника организаций (см. 13.5 "Персональные справочники").

В архивной описи данное поле заблокировано.

2. Дела

Закладка "Дела" (рис. 112) предназначена для составления списка дел описи.

рис. 112

Для формирования списка дел предусмотрен стандартный набор функциональных кнопок:

Кнопка		Функция
		Добавить
		Удалить
		Редактировать

Примечание.В утвержденной описи (на закладке "Описание" установлен флагутверждено) эти кнопки заблокированы.

При добавлении и редактировании записей открывается окно, подобное изображенному на рис. 113.

рис. 113

Дело выбирается заданием его индекса по номенклатуре дел (см. 10.1 "Номенклатура дел") в поле Индекс. Порядковый номер дела в описи задается в поле№ в описи. Кнопкапозволяет просмотреть атрибуты выбранного в полеИндексдела.

Другой способ добавить дело в опись – нажать кнопку и выбрать дело из раскрывшегося списка дел (рис. 114).

рис. 114

Дело выбирается (переносится в список дел описи) одиночным щелком по индексу в колонке "Индекс". Можно выбрать сразу все представленные в списке дела, нажав кнопку .

Отметим принципиальное различие между двумя описанными способами добавления дел в опись. При помощи кнопки в опись можно добавитьлюбоеделоиз номенклатуры дел, даже если оно не удовлетворяет заданным на закладке "Описание" параметрамПодразделениеиВид дел(рис. 110). В списке же, который открывается кнопкой, отобраны только те дела, которыепо логике могутнаходиться в данной описи, т.е.:

• вид и подразделение дела совпадают с указанными на закладке "Описание";

• дело принадлежит к утвержденной номенклатуре;

• дело не хранится в структурном подразделении.

(последние два признака задаются на закладке "Описание" окна для задания атрибутов дела, рис. 102).

Аналогично обстоит дело при составлении архивнойописи, то есть сводной описи организации. Кнопкойв архивную опись можно добавить любое дело из номенклатуры дел. Если же пользоваться кнопкой, то в открывшемся списке будет представлена подборка дел, включенных в сдаточные описи структурных подразделений, того же вида и года, что и создаваемая архивная опись.

Из сказанного можно сделать вывод, что при добавлении дел в опись проще и правильнее пользоваться кнопкой .