5. Настройка счетчика порядковых номеров

Номер, который автоматически присваивается документу при добавлении, рассчитывается при помощи счетчика порядковых номеров. Счетчик увеличивается на единицу каждый раз, когда пользователь добавляет новый документ. В начале года счетчик обнуляется.

Текущее значение – номер последнего добавленного документа – хранится в счетчике и может быть изменено.

Для того чтобы изменить текущий номер следует щелкнуть в панели инструментов кнопку , в окне (рис. 82) задать нужное значение текущего номера и нажать кнопку "Сохранить".

рис. 82

При добавлении следующего документа ему будет назначен номер, на единицу больше заданного.

1. Печать журнала документов

1. С помощью функции поиска отберите документы, которые должны войти в отчет.

2. Нажмите в панели инструментов кнопку .

Отчет будет сформирован и выведен в окне MSWord.

3. Формирование реестров рассылки исходящих документов

Формирование реестров рассылки исходящих документов выполняется на закладке "Исходящие реестры" главного окна модуля "Экспедиционная обработка" (рис. 83).

рис. 83

1. Функции главного окна

   Кнопка		Функция
   	Навигатор	Открыть/закрыть Навигатор*
   	Поиск	Открыть/закрыть окно поиска реестров
   	Добавить	Добавить реестр
   	Подробности	Просмотр/редактирование реестра
   		Удалить реестр
   		Настройка счетчика порядковых номеров
   	Печать	Печать выбранного реестра
   		Вывести данные о суммарном количестве пакетов и документов во всех представленных в окне реестрах
   * Работа с Навигатором описана в Приложении.

2. Создание реестра

Нажмите в панели инструментов кнопку . Откроется окно редактирования реестра (рис. 84).

рис. 84

В полях Номер,ДатаиДоговоруказываются, соответственно, порядковый номер реестра, дата регистрации и номер договора. При открытии окна в этих полях автоматически проставлены значения, которые при необходимости можно изменить: номер – следующий за текущим (см. ниже 9.3.6 "Настройка счетчика номеров"); дата – текущая; номер договора – из последнего созданного реестра.

В поле отправка черезвыбирается способ отправки (фельдъегерской связью или почтой). Значение поля влияет на вид конвертов для отправки пакетов, которые распечатываются кнопкой .

Кнопки в панели инструментов окна предназначены для печати:

Кнопка	Функция
	Печать реестра
	Печать конвертов для всех пакетов реестра

В нижней части окна расположен список пакетов, входящих в реестр. В списке пакетов имеются следующие функции:

Кнопка		Функция
		Добавить пакет в реестр
		Удалить пакет
		Просмотр/редактирование пакета
		Формирование списков рассылки

Предварим описание функций реестра несколькими общими замечаниями.

• Что представляет собой реестр рассылки.Каждая строка реестра содержит описание одного пакета документов. Каждый пакет содержит один или несколько документов, адресованныходному получателю.

• Способы формирования реестра.Реестр формируется либо добавлением в него одиночных пакетов, либо массовым добавлением пакетов по одному из заранее подготовленныхсписков рассылки. В обоих случаях процесс добавления начинается с нажатия кнопки. Для добавления по списку рассылки следует заранее подготовить списки (кнопка).

• Правило объединения пакетов. По умолчанию программа автоматически объединяет несколько пакетов, адресованных одному и тому же получателю, в один пакет. При необходимости можно дать указание не применять это правило к добавляемому пакету.