5. Настройка счетчика порядковых номеров

Номер, который автоматически присваивается документу при добавлении, рассчитывается при помощи счетчика порядковых номеров. Счетчик увеличивается на единицу каждый раз, когда пользователь добавляет новый документ. В начале года счетчик обнуляется.

Текущее значение – номер последнего добавленного документа – хранится в счетчике и может быть изменено. Счетчики ведутся раздельно для писем граждан и прочих входящих документов.

Для того чтобы изменить текущий номер следует щелкнуть в панели инструментов кнопку , выбрать в меню класс документа, в открывшемся окне задать нужное значение текущего номера и нажать кнопку "Сохранить" (рис. 78).

рис. 78

При добавлении следующего документа ему будет назначен номер, на единицу больше заданного.

Примечание. Данный счетчик порядковых номеров действует в тех случаях, когда не настроены счетчики номеров подразделений (см. 11.3 "Система автоматической нумерации документов").

2. Обработка нерегистрируемых документов

Обработка нерегистрируемых документов выполняется на закладке "Нерегистрируемые" главного окна модуля (рис. 79).

рис. 79

1. Функции главного окна

   	Добавить	Добавить документ
   	Изменить	Просмотр/редактирование атрибутов документа
   	Поиск	Открыть/закрыть окно поиска документов
   		Настройка счетчика порядковых номеров
   	Журнал	Печать журнала документов

2. Добавление документа

1. Нажмите в панели инструментов кнопку . Откроется окно редактирования, изображенное на рис. 80.

рис. 80

2. Задайте атрибуты документа. В полях НомериДатаизначально записаны предлагаемые программой значения: номер – следующий за текущим (см. ниже 9.2.5 "Настройка счетчика порядковых номеров"), дата – текущая. При необходимости их можно изменить, учитывая, что в течение года каждый документ должен иметь уникальный номер (при попытке сохранить документ с уже имеющимся номером будет выдано предупреждение).

В полеКорреспондентдолжна быть задана организация-отправитель документа, в полеПодразделение– подразделение, которому адресован документ. Оба поля заполняются при помощи персонального справочника организаций (см. раздел 13.5 "Персональные справочники").

В поле Краткое содержаниевводится краткое описание содержания документа. Текст можно вводить непосредственно в поле или, если он достаточно длинен, в отдельном окне, которое открывается щелчком по названию поля.

3. Нажмите кнопку "Сохранить" окна.

Документ будет добавлен в список.

1. Редактирование документа

1. Выберите курсором документ и нажмите в панели инструментов кнопку .

2. В окне (рис. 80) измените атрибуты документа.

3. Нажмите кнопку "Сохранить".

4. Поиск документов

Окно поиска (рис. 80) открывается/закрывается нажатием кнопки в панели инструментов главного окна. В окне задайте параметры поиска и нажмите кнопку "Найти".

рис. 81

При поиске по номеру документа (полеНомер) можно вместо точного номера использовать маску: например, для документов с номерами, заканчивающимися на 27, нужно ввести*27 или?27.

Поля КорреспондентиПодразделениезаполняются при помощи персонального справочника организаций (см. раздел 13.5 "Персональные справочники").

Поле В содержаниипредназначено для поиска по фрагменту краткого описания документа.