6. Корпоративные папки

Корпоративные папки предназначены для группирования документов. Папки бывают двух типов и, соответственно, назначений:

• папки для РКК документов, зарегистрированных в модуле "Регистрация";

• папки для произвольных документов.

В Навигаторе папки первого типа помечаются пиктограммой , папки второго типа – пиктограммой. Пользователи могут самостоятельно создавать папки. О том, как создавать и удалять папки в дереве разделов Навигатора, написано в Приложении. Следует только учесть, что при создании папки для РКК нужно указывать тип "Папка с РКК документов", а при создании папки для произвольных документов – тип "Раздел с документами" (рис. 60).

рис. 60 Типы папок

1. Папки для ркк

В Навигаторе такие папки (разделы) обозначаются пиктограммой . Вид главного окна папки приведен на рис. 61.

рис. 61

В верхней части окна содержится список документов, помещенных в папку. Под списком показываются информация о документе, на котором установлен курсор в списке документов: название вида документа (оно выделено жирным шрифтом) и краткое описание содержания документа. Наличие пиктограмм MSWordили других приложенийWindowsозначает, что в БД сохранен один или несколько электронных образов документа в соответствующем формате. Щелчок по пиктограмме открывает приложение с загруженным в него документом. Подробнее об этом написано в разделе 2.4 "Электронный образ документа".

1. Функции главного окна папки

Вызов функций осуществляется при помощи кнопок, расположенных в панели инструментов окна.

Кнопка		Функция
	Навигатор	Открыть/закрыть Навигатор*
	Добавить	Добавить в папку документ
	Подробности	Просмотр/редактирование РКК документа
		Прикрепить файл (электронный образ документа)
		Удалить документ из папки
	РКК	Печать РКК и отчета о ходе исполнения документа
* Работа с Навигатором описана в Приложении.

2. Добавление документа в папку

Для помещения документа в папку нужно нажать кнопку , в открывшемся окне (рис. 62) задать номер или исходящий номер, дату документа и нажать кнопку "Сохранить".

рис. 62

Если документ с введенными параметрами не найден или уже помещен в эту папку, будет выдано соответствующее сообщение.

При вводе номера можно использовать символы * или %, которые означают любое количество любых символов. Например, значению П*илиП%удовлетворяют все документы, номер которых (в том числе и исходящий) начинается с символаП. В этом случае вероятнее всего будет найдено несколько документов (рис. 63).

рис. 63

Для помещения документа в папку следует выбрать его курсором и нажать кнопку "Сохранить". Щелчок по номеру документа открывает РКК документа (см. раздел 11" Карточка документа").

3. Просмотр и редактирование ркк документа

Кнопка открывает окно редактирования РКК документа. О работе с окном редактирования РКК написано в разделе 11 "Карточка документа".

4. Удаление документа из папки

Удаление документа из папки выполняется кнопкой .

5. Печать РКК и отчета о ходе исполнения документа

Меню печати открывается кнопкой . Аналогичное меню описано в разделе 2.8 "Отчеты".

2. Папки для документов

Такие папки позволяют систематизировать хранение любых документов, не обязательно относящихся к тем, в отношении которых ведется делопроизводство. В Навигаторе папки обозначаются пиктограммой . Вид главного окна папки со списком документов показан на рис. 64.

рис. 64

1. Функции главного окна папки

Вызов функций осуществляется при помощи кнопок, расположенных в панели инструментов окна.

Кнопка		Функция
	Навигатор	Открыть/закрыть Навигатор*
	Поиск	Открыть/закрыть окно поиска документов
	Создать	Добавить в папку документ
	Открыть	Открыть документ (для просмотра и редактирования)
	Свойства	Просмотр/редактирование свойств документа
		Удалить документ
		Установить режим предварительного просмотра для фотодокументов
		Установить режим "фотогалерея" для фотодокументов
* Работа с Навигатором описана в Приложении.