5. Обращения граждан

Назначение модуля – выделить из общего множества документов переписку с гражданами, т.е. входящие и исходящие документы подкласса "Письма граждан". В этом смысле модуль "Обращения граждан" похож на модуль "Документы подразделения", также выделяющий из общей массы документы определенного вида.

Главное окно модуля показано на рис. 53.

рис. 53

Функционально модуль не отличается от модуля "Регистрация документов", поэтому мы ограничимся кратким описанием тех или иных особенностей модуля. Более полное описание функций и техники работы можно взять из разделов 2 "Регистрация документов" и 4 "Документы подразделения".

1. Функции главного окна

Кнопка		Функция
	Навигатор	Открыть/закрыть Навигатор *
	Поиск	Открыть/закрыть окно поиска документов
	Добавить	Зарегистрировать новый документ
	Подробности	Редактировать карточку документа
		Удалить документ
		Прикрепить к РКК (сохранить в базе данных) электронный образ документа
		Списать документ в дело/Открыть реквизиты списания документа в дело
	Резолюция	Просмотр/создание резолюций
	РКК	Печать РКК
	Журналы	Печать журнала учета входящих/исходящих документов
	Сводка	Печать сводки документов
		Печать статистических отчетов в виде диаграмм Excel
		Настройка автоматической нумерации документов
* Работа с Навигатором описана в Приложении.

Примечания.1. Функции редактирования, удаления, постановки на контроль, снятия с контроля, отметки выполняются над текущей записью (записью, на которой установлен курсор). 2. Возможность выполнения той или иной функции определяется правами доступа, назначенными пользователю администратором системы.

2. Поиск документов

Поиск не имеет особенностей и аналогичен поиску в модуле "Документы подразделения" (рис. 54).

рис. 54

В поле От когозначение можно выбирать из справочника или вводить с клавиатуры.

3. Регистрация нового документа

В модуле регистрируются документы входящие (собственно письма граждан) и исходящие (ответы на письма). Для регистрации нового документа необходимо ввести и сохранить данные, составляющие содержание регистрационно-контрольной карточки документа (РКК).

Чтобы открыть окно для ввода данных, нужно нажать в панели инструментов кнопку и в открывшемся меню выбрать, какого рода документ регистрируется, входящий или исходящий (рис. 55).

рис. 55

Далее откроется окно РКК входящего или исходящего документа. РКК исходящего документа ничем не отличается от тех, которые регистрируются в модулях "Регистрация документов" и "Документы подразделения". Поэтому далее мы рассмотрим только особенности заполнения некоторых полей РКК входящего документа. Недостающую информацию можно найти в разделе 11 "Карточка документа".

На рис. 56 показана закладка "Описание" РКК входящего документа.

рис. 56 Входящий документ

Отправитель,Почтовый адрес. В эти поля вводятся ФИО и почтовый адрес отправителя соответственно. Чтобы программа смогла корректно выполнить разбор адреса, последний должен вводиться в строго определенном формате:

индекс,город,название улицы,номер дома

Индекс должен состоять из 6 цифр. Элементы адреса должны разделяться запятыми. Пример:

рис. 57

Чтобы проверить, правильно ли программа разобрала введенный адрес, нужно нажать кнопку справа от поляПочтовый адрес. В открывшемся окне (рис. 58) можно при необходимости выполнить корректировку адреса.

рис. 58

При сохранении РКК данные отправителя письма (ФИО и адрес) автоматически заносятся в справочник "Человек" (при условии, что в справочнике еще нет записи о человеке с такими ФИО и адресом). Нажав кнопку справа от поляОтправитель, можно просмотреть сохранённые в справочнике данные о человеке и при необходимости внести дополнительную информацию (рис. 59).

рис. 59