Регистрация нового документа
Для регистрации нового документа необходимо ввести и сохранить данные, составляющие содержание регистрационно-контрольной карточки документа (РКК). Окно для ввода данных открывается кнопкой "Добавить". Описание окна приведено в разделе 11 "Карточка документа".
Регистрация экземпляра документа
В отличие от регистрации нового документа, данная функция предназначена для присвоения внутреннего учетного номераэкземпляру документа, поступившему в подразделение для передачи егодержателю документа.
Передача документа держателю фиксируется
соответствующей записью на закладке
"Отношения" РКК документа (см. 11.1.2
"Закладка "Отношения"). При
добавлении этой записи документ в списке
помечается пиктограммой
,
означающей, что экземпляр документа
еще не зарегистрирован в подразделении,
сотрудником которого является держатель
(рис. 48).
рис. 48
Для регистрации экземпляра документа
необходимо щелкнуть пиктограмму
,
в открывшемся окне (рис. 49) задать учетный
номер, дату регистрации и нажать кнопку
"Сохранить".
рис. 49
Учетный номер вводится вручную или
генерируется автоматически нажатием
на кнопку
.
Принцип автоматической генерации номера
описан в разделе 11.2 "Система автоматической нумерации документов".
Зарегистрированный в подразделении
документ помечается пиктограммой
.
Щелчок по этой пиктограмме откроет окно
редактирования (рис. 49), в котором можно
изменить учетный номер и дату регистрации
документа.
Учетные номера документов наряду с их регистрационными номерами (заданными в РКК) показываются в отчете "Журнал учета входящих документов".
Просмотр и редактирование карточки документа
Для просмотра и редактирования данных, составляющих содержание регистрационной карточки документа (РКК), следует в списке документов выбрать курсором документ и нажать кнопку "Подробности". Откроется окно редактирования РКК документа. Описание окна приведено в разделе 11 "Карточка документа".
РКК, в кратком или полном виде, также можно сформировать как документ и распечатать на принтере (см. раздел 4.9 "Отчеты").
Электронный образ документа
Кнопка
позволяет сохранить в БД электронный
образ документа, выбранного курсором
в списке документов главного окна (см.
2.6 "Электронный образ документа").
Списание документа в дело
Кнопка
позволяет списать в дело выбранный
курсором документ, а если документ уже
списан – просмотреть и отредактировать
реквизиты списания (см. 2.7 "Списание документа в дело").
Резолюции
Кнопка "Резолюция" открывает окно редактирования резолюции, в котором можно добавить или исправить резолюцию к документу, на котором установлен курсор. Описание окна дано в разделе 12 "Резолюция".
Отметим, что редактировать можно только те резолюции, которые сделаны в своем подразделении. Резолюции других подразделений в списке документов выделены красным и в окне редактирования не отображаются.
Отчеты
РКК
Кнопка РКК открывает меню отчетов, изображенное на рис. 50.
рис. 50
Описание этих отчетов дано в разделе 2.8 "Отчеты".
Журнал учета
Кнопка "Журнал" позволяет распечатать журнал учета входящих или исходящих документов, в зависимости от того, какие условия отбора установлены в окне поиска.
В отчет включаются документы, удовлетворяющие заданным в окне поиска параметрам поиска (см. раздел 4.3 "Поиск документов"). Пример отчета показан на рис. 51.
рис. 51
Настройка автоматической нумерации документов
Кнопка
открывает окно "Настройка счётчиков
номеров" для настройки процедуры
автоматической нумерации документов.
Порядок настройки показан на рис. 52.
рис. 52
В каждом подразделении могут быть заданы свои параметры автоматической нумерации того или иного вида документов. Подразделение задается в поле Подразделение. Вид документа, для которого выполняется настройка, написан на кнопке, которая служит для выбора вида документа. (рис. 52).
Текущий номер.Номер следующего документа будет на единицу больше заданного в этом поле числа.
Перед номером. Заданная в этом поле строка символов будет автоматически добавляться перед номером документа.
После номера.Заданная в этом поле строка символов будет автоматически добавляться после номера документа.