6. Рассмотрение документа и вынесение резолюций в подразделении

Руководитель подразделения может добавить в документ свои резолюции. Работа выполняется в модуле Документы подразделения(рис. 34).

рис. 34

Список всех наложенных резолюций отображается на вкладке "Резолюции" РКК документа.

7. Исполнение поручений

Исполнители отчитываются в ходе исполнения резолюций и поручений, делая записи в списке "Ход исполнения" окна резолюции (рис. 35) и формируя отчеты (рис. 36). Работа выполняется в модуле Документы подразделения.

рис. 35

рис. 36

8. Контроль исполнения

Документы с контрольными сроками исполнения передаются из общего отдела в отдел контроля для постановки на контроль, уточнения сроков и исполнителей. Работа выполняется сотрудниками отдела контроля в модуле Контроль исполнения.

Постановка на контроль выполняется нажатием кнопки (рис. 37)

рис. 37

Документы с контролем исполнения помечаются пиктограммой , снятые с контроля – пиктограммой.

В дальнейшем отдел контроля осуществляет контроль хода исполнения, снятие с контроля (подтверждение исполнения), формирование отчетов об исполнительской дисциплине.

Контроль хода исполнения осуществляется визуально, по записям, сделанным исполнителями в окне "Ход исполнения" (рис. 37). Сотрудники отдела контроля могут добавлять свои записи в это окно.

Отчеты о ходе исполнения и исполнительской дисциплине представлены в меню, которые открываются кнопками и(рис. 38).

рис. 38

Статистические отчеты требуют задания параметры формирования. Параметры – период формирования и подразделение – задаются в окне, которое открывается после выбора вида отчета из меню (рис. 39).

После того как отчет сформирован, окно параметров не закрывается, что позволяет продолжить процесс формирования отчетов с другими параметрами. Заметим, что изменить можно не только параметры, но и сам вид отчета, щелкнув его название в поле Показать(рис. 40).

рис. 39

рис. 40

9. Приём документов непосредственно в подразделении

В этом случае вся работа с документов выполняется в модуле Документы подразделения. Стадия первичной регистрации (в экспедиции) опускается; документ регистрируется в подразделении так же, как в общем отделе; внутренний номер (как на рис. 33) не присваивается.

По поводу нумерации поясним: в общем отделе используют номера, данные документу в экспедиции. Здесь используется сквозная система нумерации, общая для всех документов, не зависящая от того, какому подразделению документ адресован. Если же документ регистрируется в подразделении, то ему присваивается номер по счетчику номеров данного подразделения (рис. 41):

рис. 41

5. Регистрация исходящих документов

   1. Схема документооборота

рис. 42

2. Подготовка "черновика"

Исполнитель готовит файл с проектом документа и список рассылки. Работа выполняется в одном из приложений MSOffice. Программные средства АС "Делопроизводство" не используются.

Файл передается в машбюро.

3. Создание проекта

В машбюро файл форматируется в соответствии с ведомственными требованиями. Выполняется регистрация проекта документа в модуле Проекты документов(рис. 43).

рис. 43

В поле Заказчикуказывается исполнитель документа.

4. Согласование и утверждение проекта

На этом этапе выполняется согласование и визирование проекта документа. Программные средства АС "Делопроизводство" на данном этапе не используются.

По завершении этапа документ и список рассылки передаются в общий отдел.

5. Регистрация

Регистрация РКК исходящего документа выполняется сотрудниками общего отдела в модуле Регистрация документовили, если речь идет о письмах граждан, в модулеОбращения граждан(рис. 44).

рис. 44

В РКК обязательно указываются исходящий номер и получатель документа (рис. 45).

рис. 45

Адресат, указанный в поле Получатель, является основным получателем документа. Если документ нужно отправить и другим получателям, то вводится список получателей по прикрепленному к документусписку рассылки.

6. Рассылка документа

Для ввода списка рассылки нужно открыть окно рассылки, щелкнув стрелку справа от поляПолучатель(рис. 46).

рис. 46

Список рассылки формируется в левой части окна. В правой части окна находятся справочник рассылок и справочник подразделений, при помощи которых формируется список.

Примечание. Если список уже сформирован, то при открытии окна рассылки правая часть окна скрыта. Для её открытия следует нажать кнопку в панели инструментов.

Сформировать список рассылки можно несколькими способами.

1. Загрузить список из файла.

2. Взять список из справочника рассылок, представленного в правой части окна.

3. Составить список в окне рассылки, пользуясь справочником подразделений.

Рассмотрим эти возможности по порядку.

1. Чтобы загрузить список из файла, нужно нажать кнопку, в открывшемся окне выбрать файл (кнопка "Обзор…") и нажать кнопку "Закачать" (рис. 47).

рис. 47

Файл со списком рассылки должен быть подготовлен по специальному шаблону в формате Excel.

2. Формирование списка рассылки с использованием справочника рассылок показано на рис. 48. Добавление выбранного списка в документ выполняется кнопкойили двойным щелчком мыши.

рис. 48

Примечание. О подготовке справочника рассылки см. раздел "Формирование реестров рассылки исходящих документов" Руководства оператора (см. также раздел 5.7 "Рассылка пакетов документов"настоящего документа).

После добавления списка в окне рассылки появляются адресаты рассылки (Error: Reference source not found).

рис. 49

Адресат (кроме основного получателя) может быть удален из списка рассылки кнопкой . Для сохранения сформированного списка нужно нажать кнопку "Сохранить".

Кнопка открывает справочник рассылок для редактирования (Error: Reference source not found). Помимо редактирования пользователь может отметить некоторые наиболее часто используемые рассылки (кнопка). В окне рассылки (рис. 49) отмеченные рассылки могут быть найдены при помощи кнопки.

рис. 50

3.Формирование списка с использованием справочника подразделений выполняется аналогично. Для этого нужно открыть вкладку "Подразделения" (рис. 51).

рис. 51

При открытии вкладки пользователь видит в окне "свой" справочник организаций. Перетаскивание организаций и подразделений в список рассылки и обратно выполняется при помощи кнопок:

		– добавить в список выбранную организацию;
		– добавить в список все организации, подчинённые выбранной;
		– удалить из списка выбранную организацию.

Чтобы выбрать организацию, не входящую в справочник пользователя, нужно ввести её название (или часть названия) в поле поиска и нажать кнопку "Найти" (Error: Reference source not found).

рис. 52

В окне будут показаны организации, удовлетворяющие условиям поиска. Чтобы вернуться к списку организаций пользователя нужно нажать кнопку .

После формирования списка следует закрыть окно рассылки, нажав кнопку "Сохранить".

В списке рассылки документа могут быть адресаты, добавленные на разных серверах¹. Флагсвоя (рис. 53) играет роль фильтра: если флаг установлен, пользователь видит только своих адресатов рассылки (добавленных на его сервере); иначе – общий список адресатов.

рис. 53

Массовой рассылкой пакетов документов занимается экспедиция.