1. Настройка ms Excel

1. Открываем Excel.

2. Заходим в меню Сервис | Макрос | Безопасность.

3. В окне Безопасностьоткрываем закладкуНадежные издателии устанавливаем флаги

• Доверять всем установленным надстройкам и шаблонам

• Доверять доступ к Visual Basic Project

4. Нажимаем кнопку ОК.

3. Заполнение и использование "своих" справочников

Каждый пользователь ведет свои (персональные) справочники: справочник организацийисправочник сотрудников. В них он вносит организации и людей, наиболее часто используемых при заполнении полей.

Наполнение своих справочников организаций и сотрудников выполняется на базе общих справочников "Подразделение" и "Человек", соответственно (рис. 22).

Примечание. "Базовые" справочники "Человек" и "Подразделение" формируются Администратором при первоначальной настройке системы и поддерживаются в актуальном состоянии в ходе её эксплуатации (см. 2 "Задачи Администратора).

рис. 22

Заполнять свой справочник можно "на лету", т.е. непосредственно в тот момент, когда мы открываем его для заполнения поля. Можно также заранее внести в справочник некий базовый список понятий и корректировать его по мере необходимости.

Перенос понятия из базового справочника в свой справочник выполняется нажатием кнопки в панели инструментов базового справочника.

Приведем пример, поясняющий процесс пополнения справочника сотрудников.Изначально справочник пуст. В процессе работы заполняется путем переноса данных из справочника "Человек".

Пусть в РКК документа в поле Исполнительнужно указать Иванова Ивана Ивановича. Вводим фамилию "Иванов" в поле и нажимаемEnter, запуская тем самым процедуру поиска (рис. 23):

рис. 23

Предположим, программа не нашла запрошенного сотрудника в персональном справочнике сотрудников (см. ниже Примечание). Тогда щелкаем поле Исполнитель­– тем самым открыв свой справочник сотрудников – и выполняем поиск по справочнику "Человек" (рис. 24). Найдя нужного нам Иванова в справочнике "Человек", мы вначале добавляем его в свой справочник сотрудников (кнопка), а затем заполняем поле (кнопка "Выбрать").

рис. 24 Добавление человека в свой справочник

Аналогично пополняется свой справочник организаций. Разница только в том, что изначально справочник организаций не пуст, а содержит некий исходный (формируемый при установке программы) список организаций.

Примечание.Алгоритм поиска значения в справочнике "Человек" является многоступенчатым и в общем случае выглядит так:

1) вначале просматривается персональный справочник сотрудников;

2) затем – список сотрудников подразделения, в котором работает пользователь;

3) затем – список сотрудников головной организации;

4) наконец – справочник "Человек".

В ряде случаев возможны те или иные отклонения от этого правила. В частности, в данном случае правило соблюдается, только если не заполнено поле Отправитель. В противном случае процедура поиска не выходит за рамки подразделения (организации), указанного в этом поле.

4. Регистрация входящих документов

   1. Схема документооборота

рис. 25

Изображенная на рис. 25 схема документооборота предполагает возможность поступления входящих документов как через общий отдел, так и непосредственно в подразделения. Описание представленных на схеме этапов документооборота построено следующим образом: вначале описывается последовательность обработки документов, поступающих через экспедицию, т.е. проходящих все этапы документооборота; затем рассматриваются особенности обработки документов, поступающих непосредственно в подразделение.