СОГЛАСОВАНО Директор Административного департамента МЧС России Е.Г. Черножуков «____»___________2008 г.

УТВЕРЖДАЮ Заместитель генерального директора – Директор коммерческого департамента ЗАО «Стинс Коман» В.А. Рыбаков «____»___________2008 г.

Методические рекомендации

по организации делопроизводства в структурных подразделениях МЧС России с использованием web-версии АС«Делопроизводство»

ЛИСТ УТВЕРЖДЕНИЯ

643.11632648.00037-0202-ЛУ

СОГЛАСОВАНО:	От ЗАО «Стинс Коман»
__________________/_______________/ «_____»_____________2011 г.	Директор направления ________________ Э.В. Кирютин «_____»_____________2011 г.
__________________/_______________/ «_____»_____________2011 г.	Технический писатель ________________ А.И. Маньков «_____»_____________2011 г.
__________________/_______________/ «_____»_____________2011 г.
__________________/_______________/ «_____»_____________2011 г.
__________________/_______________/ «_____»_____________2011 г.

УТВЕРЖДЕН

643.11632648.00037-0232-ЛУ

Методические рекомендации

по организации делопроизводства в структурных подразделениях МЧС России с использованием web-версии АС«Делопроизводство»

643.11632648.00037-0232

Листов 54

1. Введение

В настоящем документе рассмотрены вопросы применения Web-версии единой автоматизированной системы делопроизводства и контроля МЧС России (АС "Делопроизводство") для организации делопроизводства в структурных подразделениях МЧС России.

Документ построен следующим образом:

• в разделе "Задачи Администратора" описаны действия, относящиеся к компетенции Администратора (опытного пользователя, хорошо разбирающегося в тонкостях работы программы). Сюда отнесены операции, выполняемые при первоначальной настройке программы и дальнейшей её поддержке в актуальном состоянии;

• в остальных разделах описаны действия, выполняемые обычными пользователями в процессе повседневной эксплуатации программы.

Такое деление пользователей является условным; оно лишь отражает различие выполняемых ими действий по степени сложности и важности для корректной работы программы.

Документ является приложением к Руководству оператора АС "Делопроизводство" 643.11632648.00037-02 34 и должен использоваться совместно с последним.

2. Задачи Администратора

В задачи Администратора входит:

• ведение подразделений и сотрудников (формирование списка структурных подразделений, составление штатного расписания, назначение сотрудников на должности, учет личных данных сотрудников);

• ведение пользователей (регистрация новых пользователей, назначение паролей и прав доступа);

• настройка программного обеспечения на автоматизированных рабочих местах (АРМ) пользователей.

1. С чего начать

1. Запустить программу (см. 2.2 "Запуск программы").

2. Завести подразделения и сотрудников (см. 2.3 "Ведение подразделений и сотрудников").

3. Завести пользователей (см. 2.4 "Ведение пользователей").

4. Выполнить настройку счётчиков документов (см. 2.5 "Настройка счётчиков номеров документов").

5. На всех АРМ выполнить настройку браузера InternetExplorerи приложения MS Excel(см. 2.6 "Настройка АРМ пользователей").

2. Запуск программы

При первом запуске программы Администратор проходит процедуру авторизации как пользователь Иванов И.И. с паролемAdminи логиномAdmin(рис. 1).

рис. 1 Авторизация пользователя при входе в программу

Позже в журнале регистрации пользователей Администратор должен создать для себя новую учетную запись с правами Администратора. Пользователю Иванову И.И. в целях безопасности следует назначить другой пароль.

3. Ведение подразделений и сотрудников

Работа выполняется в разделе Администрирование | Организации и подразделения. Технические подробности можно найти в разделе "Ведение организаций и подразделений" Руководства оператора.

Порядок действий при заведении сотрудников и подразделений:

1. Сформировать "дерево" (иерархический список) организаций и подразделений.

2. Сформировать штатные расписания подразделений.

3. Сформировать списки сотрудников подразделений.

1. Построение "дерева" подразделений

Процесс построения дерева организаций и подразделений описан в Руководстве оператора. Отметим его основные особенности.

Что отображается в окне "Подразделения". При входе в модуль в окно "Подразделения" загружается список организаций из персонального справочника организаций пользователя. Изначально персональные справочники всех пользователей содержат один и тот же список организаций, представленный на рис. 2.

рис. 2

На основе данного списка при помощи функций добавления и удаления выполняется построение дерева организаций и подразделений.

Как перейти к организации, не входящей в справочник пользователя. Вводим название организации (или часть названия) в поле поиска и нажимаем клавишуEnterили кнопку "Найти". Программа выполнит поиск по всему справочнику организаций и подразделений. Результат – список организаций, в названиях которых присутствует введенная в строку поиска последовательность символов – будет выведен в окно (рис. 3).

рис. 3

Щелчок по кнопке возвращает в окно "Подразделения" список организаций пользователя.

Особенности добавления организаций и подразделений. Добавленное подразделение встраивается в "дерево", становясь подчиненным организации (подразделению), на которой установлен курсор.

Организация в "дерево" не встраивается, она всегда помещается на верхний уровень справочника организаций. Поэтому увидеть её в окне "Подразделения" можно только в том случае, если при добавлении мы включим её (по запросу программы) в персональный справочник организаций.

Если некоторая организация (подразделение) включена в персональный справочник организаций пользователя, то все её подчинённые автоматически включаются в этот справочник.