2.Сценарий работы пользователя арм.
Существенным недостатком существующей традиционной технологии является ручная обработка большого количества бумажной документации, что требует существенных затрат рабочего времени персонала.
Создаваемая база данных предполагает автоматизацию рабочего места по составлению сопроводительной документации на партионные регистрируемые внутренние почтовые отправления. Список ф103 ведется в 3-х экземплярах, поэтому необходимо исключить ввод дублирующихся данных, вводя всего 1 раз этот список с помощью данного АРМ (автоматизированного рабочего места). Для дальнейшего использования ранее введенной информации необходимо предусмотреть легкий доступ к ней и удобное хранение.
В большинстве своем предприятия почтовой связи используют бумажные носители информации. Поэтому, создавая автоматизированное рабочее место, помимо использования электронных форм и отчетов необходимо предусмотреть их вывод на бумагу.
База данных должна быть защищена от других пользователей компьютером. Следовательно, нужно предусмотреть систему паролей. Введя пароль, соответствующий занимаемой должности, работник попадает только в ту часть базы данных, которая предусмотрена для его работы. Несанкционированный доступ к базе данных должен быть исключен.
Для работы создаваемой базы данных нужно использовать как можно меньшее количество работников. Поэтому работать с базой данных будут три человека: 2 оператора и начальник.
В обязанности оператора будет входить заполнение и учет регистрируемых внутренних почтовых отправлений в списки ф103. Данное АРМ должно автоматически считать общее количество отправлений и общую сумму за их пересылку в списке ф103. Номера квитанций из ф1, ф3 и ф5, необходимые для заполнения списка ф103 должны заполнятся автоматически, не заглядывая в данные тетради. Также автоматически вся нужная информация из списков ф103 должна заноситься в соответствующие тетради ф1, ф3 и ф5 и в отчет списков ф103. Оператор по необходимости может просмотреть тетради ф1, ф3, ф5 и список ф103. Для быстрого нахождения и учета информации, а также выполнения различных проверок, предусмотрен поиск по дате заполнения ф1, ф3, ф5 и соответственно списки ф103.
Начальник должен проверять и контролировать правильность работы операторов путем просмотра заполненных отчетов списков ф103, печать необходимых сведений. Начальник также может найти нужный список ф103 и тетрадей ф1, ф3 и ф5 по дате. Просмотреть отчеты по списку и этим формам за месяцы года. Данные отчеты подсчитывается автоматически в данном АРМ, это намного облегчает работу операторов.
Квитанция на оплату за пересылку почтовых отправлений будет производиться вручную. И эта квитанция будет отдаваться плательщику вместе с распечатанным списков ф103.
3.Техническое задание.
Функции различных пользователей АРМ.
Типичными пользователями АРМ являются:
администратор БД,
начальник производственного участка,
оператор производственного участка,
Роль администратора базы данных:
На стадии проектирования БД администратор БД выступает как идеолог или конструктор системы:
руководит работой по созданию ПО БД.
Должен разработать и реализовать меры по обеспечению защиты данных от некомпетентного из использования, от сбоев технических средств, по обеспечению секретности определенной части данных и разграничению доступа к данным.
В процессе эксплуатации АРМ администратор БД – ответственное лицо за:
функционирование информационной системы,
обеспечивает обучение специалистов, которые будут эксплуатировать систему,
осуществляет ввод данных, недоступных для редактирование другими пользователями,
управляет режимом использования данных,
устраняет выявленные ошибки ПО.
Роль начальника почтового отделения:
просмотр заполненных отчетов списков,
поиск нужного списока ф103 и тетрадей ф1, ф3 и ф5 по дате, возможность просмотра отчетов по списку и этим формам за месяцы года,
печать необходимых сведений.
Роль оператора:
- заполнение и учет регистрируемых внутренних почтовых отправлений в списки ф103,
- просмотр тетрадей ф1, ф3, ф5 и списка ф103,
- имеет возможность распечатать список ф103, либо накладную ф16.
После запуска программы Access автоматически открывается титульный лист «Базы данных», который предусматривает использование АРМ двумя типами работников: «Начальник» и «Операторы».
Рассмотрим работу начальника. После нажатия соответствующей кнопки, начальник попадает в меню проверки, которое включает в себя написание фамилии и пароля.
Если фамилия и пароль неверны, дальнейший доступ к ресурсам базы данных исключен, только после правильного введения, как фамилии, так и пароля, пользователь попадает в следующее меню. Для начальника оно выглядит так:
Здесь начальник может просмотреть отчеты по месяцам года тетрадей ф1, ф3, ф5 и списки ф103 для соответствующих тетрадей.
Также начальник может произвести поиск по дате данных тетрадей и списков ф103, введя нужную дату.
Ещё начальник может просмотреть отчет списка ф103 для тетрадей ф1, ф3 и ф5.
По необходимости все найденные и нужные данные начальник может распечатать.
Путь оператора состоит в следующем: выбрав на титульном листе базы данных кнопку «Операторы», пользователь также попадает в меню проверки пользования ресурсами базы данных, где должен ввести свою фамилию и имя.
При неправильно введенном пароле или фамилии пользователю в доступе отказывается. Если все введено правильно оператор попадает в ту часть базы данных, которая предназначена для его работы.
Войдя в форму для оператора, работник может добавить новый список ф103 и распечатать его. Также оператор может просмотреть ранее напечатанные списки.
Оператор может по необходимости просмотреть тетради ф1, ф3 и ф5.
Оператор также как и начальник по необходимости может произвести поиск по дате тетрадей ф1, ф3, ф5 и списков ф103.
Данное автоматизированное рабочее место заметно облегчает заполнение списков ф103 и ведение различных отчетов. Обеспечивается быстрый оперативный ввод информации, удобное хранение в электронном виде, обеспечивается возможность пересылки и обмен данными между другими ОПС и обеспечен вывод информации на бумажный носитель.
На каждый список ф.103 составляется накладная ф.16