Московский Технический Университет Связи и Информатики

Факультет АИПС

Кафедра АИТСС

Автоматизация технологических процессов в почтовой связи

К у р с о в о й п р о е к т

АРМ для подготовки сопроводительной документации на партионные внутренние регистрируемые почтовые отправления

Группа: АП0201

Вариант: 11

Студент: Бадмажапова Н.Б

Проверил: Добролюбов В.В.

МОСКВА 2006

АРМ для подготовки сопроводительной документации на партионные внутренние регистрируемые почтовые отправления.

Курсовой проект по данной дисциплине предусматривает проектирование почтовых АРМ, которые ориентированы на автоматизацию обработки информационных потоков, имеющих место при реализации технологических процессов, ограниченных масштабами одного предприятия, отдела, подразделения (отделения связи, узла, почтамта), состоящих из комплексов определенных операций. Опыт автоматизации подобных операций студенты приобретают в ходе выполнения цикла работ по данной дисциплине.

ЗАДАНИЕ

1. Текстовое описание существующей технологии, форм используемых документов и их взаимосвязей.

2. Составление сценария работы АРМ:

• текстовое описание работы пользователей АРМ;

• принятие решений о том, какие из элементов технологии выполняются вручную или с помощью ЭВМ;

• принятие решений о вариантах доступа к информации для различных категорий пользователей АРМ.

Сценарий работы АРМ обсуждается с преподавателем и принимается в качестве технического задания для выполнения последующих этапов работы.

3. Техническое задание, разработка интерфейса

4. Разработка ER модели создаваемой базы данных.

5. Программирование в MS Access:

• организация интерфейса АРМ;

• создание отчета в MS Access на основе созданных таблиц;

• группировка данных в отчете по ключевым параметрам;

• создание запроса в MS Access на выборку информации;

• создание дополнительных функций АРМ (в зависимости от сценария).

6. Настройка готового АРМ. Настройка параметров запуска. Создание MDE – файлов.

7. Составление необходимых инструкций по системе для всех категорий пользователей АРМ.

В качестве фона интерфейса АРМ желательно использовать графические образы почтовых документов в соответствии с заданием. Поля для ввода информации должны быть размещены на рисунке в том месте, где вводится информация у реальных бланков. Графические изображения почтовых бланков студенты создают самостоятельно, например, с помощью MS Word и программы Clip.

В ходе выполнения работы необходимо предъявлять результаты по каждому из этапов, а для защиты работы требуется представить отчет с описанием результатов выполнения всех этапов в виде текстового документа, выполненного в MS Word, и продемонстрировать работоспособность АРМ в целом.

1.Описание существующей технологии.

Сдаваемые предприятиями, организациями, учреждениями и частными лицами внутренние регистрируемые почтовые отправ­ления в количестве 5 шт. и более в один или несколько адресов, называются партионными. Внутренними называются почтовые отправления, пересылаемые и доставляемые в пределах России. К ним относятся письма, почтовые корточки, бандероли, посылки, денежные переводы, прямые почтовые контейнеры под пломбой отправителя.

Партионные почтовые отправления сдаются на предприятия связи при списках ф. 103 (рис. 74).

Рис. 74. Образец заполнения и оформления списка ф. 103 на партионные почтовые отправления

В один список поименно записывается не более 35 почтовых отправлений одного вида (денежных переводов — до 50). При наличии 10 и более посылок в один адрес (крупногабаритных и тяжеловесных — до 10) формируют их в прямые группы до мест назначения и составляют отдельный список ф. 103 на каждую группу. Количество почтовых отправлений, сдаваемых одновременно по нескольким спискам, не ограничивается, за исключением посылок и контейнеров. Телеграфные переводы сдаются по отдельным спискам ф. 103.

Прием партионных посылок (контейнеров) регламентирует­ся договорами, заключаемыми между предприятиями связи и пред­приятиями, организациями, учреждениями.

Партионные посылки (контейнеры) принимаются с учетом режи­ма работы предприятия связи, в объемах и в сроки согласно графи­ку, являющемуся неотъемлемой частью договора. Графики сдачи посылок (контейнеров) согласовываются с предприятиями связи два раза в год не позднее, чем за 10 дней до ввода в действие новых расписаний движения поездов и самолетов.

Прием партионных посылок (контейнеров) осуществляется отделениями связи закрытого типа или операторами связи непосред­ственно на предприятиях, в организациях, учреждениях, а также предприятиями перевозки почты и специально выделенными для этой цели посылочными отделениями связи.

Предприятия, организации и учреждения, отправляющие 10 тысяч и более посылок в месяц, должны выделять предприятиям связи производственные помещения с подъездными путями для транспорта и технологическим оборудованием для обеспечения ме­ханизированной обработки партионных грузов и контейнеров.

При организации приема посылок непосредственно на предпри­ятиях, в организациях и учреждениях, в том числе при обслужива­нии отделением связи закрытого типа отправитель обеспечивает вывоз и сдачу посылок (контейнеров) непосредственно в почтовые вагоны собственными силами и средствами. При невозможности сдачи посылок и контейнеров непосредственно в почтовые вагоны они сдаются отправителем на предприятия перевозки почты.

Прием партионных авиапосылок (контейнеров) должен осу­ществляться в строгом соответствии с объемом гарантированных норм для отправки, согласованных с предприятиями гражданской авиации, как правило, прямыми рейсами самолетов. Запрещается прием посылок (контейнеров) для отправки их через транзитные узлы без согласования с диспетчерской службой Главного центра магистральных перевозок почты и руководством предприятий связи при аэропортах перегрузки или соответствующими министерствами связи союзных республик и производственно-техническими управле­ниями связи.

Контейнеры с партионными почтовыми отправлениями подразделяются на:

а) прямые почтовые контейнеры под пломбой (печатью) отпра­вителя. Такие контейнеры вскрываются получателями, а на пред­приятиях связи — только в исключительных случаях (при наруше­нии пломб или повреждении контейнеров) с обязательным составле­нием актов ф.51. Прямые контейнеры сдаются предприятиям по­чтовой связи по списку ф. 103. Погрузка и выгрузка груженых и порожних контейнеров и их транспортирование до (от) предприятий связи осуществляются силами и средствами отправителей и получателей. В прямых контейнерах допускается отправка проду­кции предприятий, организаций и учреждений в упрощенной упа­ковке;

б) контейнеры с партионными посылками в одно адресное пред­приятие связи;

в) контейнеры с партионными посылками в адрес секторов пред­приятий перевозки почты;

г) контейнеры с прямыми группами партионных посылок в ад­рес маршрутов почтовых вагонов или рейсов самолетов для сдачи почты из контейнеров непосредственно в почтовый вагон или на борт самолета. Контейнеры, перечисленные в пп. б — г данной статьи форми­руются из групп партионных посылок на предприятиях почтовой связи непосредственно на рабочих местах сортировки почты. При заделке в контейнер двух и более групп посылок предприятие связи обязано каждую группу посылок проиндексировать. Контейнеры пломбируются предприятиями связи. Погрузка, перевозка и выгруз­ка груженых и порожних контейнеров осуществляются силами и средствами предприятий связи, за исключением отделений связи закрытого типа при предприятиях, организациях, учреждениях - отправителях.

Списки ф.103 изготавливаются предприятиями, организа­циями и учреждениями по форме, установленной настоящими Пра­вилами. Заполняются списки на пишущей машинке, ЦПУ элект­ронно-вычислительной машины или чернилами от руки в трех экземплярах, или на компьютере. Регистрируемые почтовые отправления записываются в списки поименно. При подаче переводов в адреса уполномоченных в списке делается надпись «Уполномоченному».

При подаче отправлений с адресом «Полевая почта», «Войсковая часть», а также «Почтовый ящик» во 2-й графе делается соответст­вующая отметка: «Воинская», «Воинское» или «Почт. ящик», а 3-я графа не заполняется.

Подписываются списки ф. 103 ответственными лицами предпри­ятия, организации, учреждения, а также вторым лицом (работником экспедиции, канцелярии и др.). Заверяются списки ф. 103 оттиском печати, присвоенной предприятию, организации, учреждению.

На первом экземпляре списка ф. 103, по которому подаются переводы, должны быть те же подписи и оттиск печати отправителя, которыми оформлено платежное поручение, представленное в оплату переводов, указанных в списке.

Когда партия внутренних посылок подается при одном сопроводительном адресе, список ф. 103 на каждую такую партию составляется в трех экземплярах, а при оплате пересылки в счет внесенного аванса — в четырех экземплярах. Один экземпляр спис­ка прикладывается к сопроводительному адресу. В списке ф. 103 подводится общая сумма оценки посылок. Эта же сумма проставляется на сопроводительном адресе. В группу посылок, сдаваемых при одном сопроводительном ад­ресе, запрещается одновременно включать посылки, отличающиеся способами обработки и пересылки (крупногабаритные, мелкие, цен­ностью свыше 500 руб.).

Оформляя почтовые отправления по спискам ф.103, работник связи, кроме выполнения установленных требований, проверяет правильность оформления списков, поименно сверяет почтовые отравления с записями в списке, проверяет правильности массы, суммы платы за пересылку, указанной против записи каждого почтового отправления и общего итога платы. Если по списку принимаются переводы, то, помимо перечисленного, проверяется:

а) тождественность подписей и оттисков печати предприятия, организации, учреждения, отправляющею переводы, на первом экземпляре списка ф. 103 и на платежном поручении, представленном в оплату переводов, указанных в списке. Если в платежном поручении, акцептованном банком, указано «По списку», отправитель обязан предъявить его независимо от количества подаваемых переводов,

б) правильность итога суммы переводов по списку с фактически подсчитанной суммой переводов;

в) наличие на переводах надписи «Уполномоченному», если такая надпись имеется в списке.

Общая сумма переводов, указанная цифрами должна соответствовать сумме, проставленной в акцептованном платежном поручении. Пересылка переводов может оплачиваться наличными деньгами или плата может включаться в общую сумму платежного поручения.

Исправления, подчистки и повторное обведение написанного текста в списке ф. 103 не допускаются. При расхождении суммы акцептованного платежного поручения с общей суммой переводов и платы, указанной в списках, а также при несоответствии подписей и оттиска печати отправителя переводов на платежном поручении и в списках переводы не принимаются.

Разрешается принимать одно акцептованное платежное поруче­ние в оплату переводов, записанных в несколько списков ф. 103. На последнем списке работник связи записывает общее количество и сумму переводов, принятых по всем спискам, а также общую сумму платы, полученную за пересылку. Когда список ф. 103 составлен на двух и более листах, на каждом листе списка ставится оттиск календарного штемпеля дня приема переводов, а на послед­нем листе списка, кроме того, расписывается работник связи, приня­вший переводы.

После оформления партионных почтовых отправлений проставляются следующие данные:

а) при приеме переводов — номер и сумма по каждому переводу, общая сумма переводов, общая сумма платы за их пересылку и общая сумма, причитающаяся с отправителя;

б) при приеме ценных отправлений — номер ценного письма или ценной бандероли, общая сумма платы за все ценные письма и ценные бандероли.

в) при приеме посылок — номер посылки, сумма платы за каждое отправление, общая сумма платы за все принятые посылки.

г) при приеме прямых контейнеров — номера контейнеров, сумма платы за каждый контейнер, общая сумма платы за все принятые контейнеры.

На крупных предприятиях связи для партионного приема почто­вых отправлений ведутся отдельные квитанционные тетради ф. 1, З и 5.

Квитанция вместе с одним экземпляром копии списков (по заказным отправлениям с подлинным экземпляром) выдаются отправителю. Подлинные экземпляры списков ф. 103 на переводы подкладываются к тетради ф. 5, на заказные письма и бандероли – ф.3, а на посылки, ценные письма и бандероли — подшиваются в отдельные пачки по порядку их записи в тетради ф. 1 и хранятся вместе с тетрадями. Третий экземпляр отправляется в места назначения. В местах назначения партионные посылки (контейнеры) должны выдаваться предприятиям, организациям и учреждениям непосредственно на предприятиях перевозки почты при наличии необходимых условий или в специально выделенных для этих целей отделениях связи. Порядок приема, упаковки, оформления и выдачи партионных посылок, пересылаемых в почтовых контейнерах, а также прямых контейнеров регламентируется отдельной инструкцией и подтверждается в заключаемых договорах.