Описание бизнес-процессов (idef3)

Методология IDEF3 — это методология моделирования, предназначенная для обеспечения структурированного подхода к описанию бизнес-процесса как упорядоченной последовательности событий одновременно с описанием любых участвующих в бизнес-процессе объектов и относящихся к ним правил.

Создание диаграмм потоков работ — техника, хорошо подходящая для сбора данных о системе и применяющаяся как часть структурного подхода к анализу и проектированию системы. В отличие от других методов моделирования бизнес-процессов, IDEF3 требует строгого использования синтаксиса и семантики во избежание получения неполного или противоречивого описания системы.

Диаграммы IDEF3 применяются:

• для улучшения понимания результатов моделирования бизнес-процессов;

• для определения момента окончания моделирования;

• для сбора информации о схеме работы моделируемой компании.

Построение моделей IDEF3 иногда позволяет упростить функциональное моделирование системы по методологии IDEFO и получило заслуженное признание как довольно удобный способ анализа потенциальных усовершенствований системы. Диаграммы IDEF3 обеспе чивают дискретность моделирования процесса, что может использоваться для контроля за ходом выполнения работ.

IDEFO лучше всего применять как средство анализа и логического моделирования систем, что, как правило, выполняется на ранних стадиях работы над проектом. Данные анализа, полученные с использованием моделирования IDEFO, обычно используются на стадии разработки моделей IDEF3 и диаграмм потоков данных DFD.

В области создания систем автоматизации административно-управленческой деятельности доминируют структурные подходы, так как они максимально приспособлены для взаимодействия с пользователями (заказчиками), не являющимися специалистами в области информационных технологий. Адекватными инструментальными средствами, поддерживающими структурный подход к созданию информационных систем, являются так называемые CASE-системы автоматизации проектирования.

Структурный системный анализ как практический метод служит инструментом человеческого разума для анализа ситуаций тысячелетия.

г

Научный подход в этой области сложился сравнительно недавно. В настоящее время под этим термином понимается «метод исследования системы, кото­рый начинается с ее общего обзора и затем детализируется, приобретая иерархическую структуру со все большим числом уровней». Два базовых принципа заложены в этом определении, а именно: принцип «разделяй и властвуй» и принцип так называемого «иерархического упорядочивания». Понимание этих принципов, знание предметной области и общей логики научного анализа вполне достаточно для решения прикладных задач.

Анализ предметной области.

В данной курсовой работе рассматривается функционирование небольшого предприятия, занимающегося производством и продажей мебели. Данное предприятие носит название ООО ПКП «Веста».

Рассматриваемую фирму можно разбить на несколько подразделений:

• Бухгалтерия и документоведение;

• Снабжение;

• Цех, занимающиеся подготовкой материалов для сбора мебели;

• Цех (участок) по сборке мебели;

• Склад, для хранения материалов и готовой продукции; Деятельность всех отделов связывается с помощью документов, рассмотрим

документооборот данного предприятия.

Отдел «Бухгалтерия и документоведение» - это место на предприятии, где концентрируется максимальный документооборот. Работу данного отдела можно представить в виде трёх блоков:

a. Ведение делопроизводства

b. Работа с кадрами

c. Финансовый контроль

«Ведение делопроизводства» заключается в следующем:

1. при поступлении различных приказов и распоряжения от директора предприятия, данный приказ должен быть обязательно зарегистрирован и передан в пункт назначения.

2. при поступлении заказа на изготовление мебели, данный заказ регистрируется и передаются сведения о поступившем заказе мастеру, разрабатывающему чертежи данного вида продукции, а затем информация передаётся в цех, где осуществляется производство мебели или её комплектующих.

3. для расширения круга заказчиков используется современно средство - реклама. Рассматриваемый блок осуществляет связь с рекламными агентствами, для стимуляции спроса на свою продукцию. Сведения о затратах на рекламу передаются в блок «Финансовый контроль».

4. Заказы на закупку оборудования, фурнитуры, материалов и комплектующих поступающие из других подразделений также оформляются в данном блоке и направляются по мету назначения.

«Работа с кадрами». Данный блок, как и на любом другом предприятии, осуществляет следующие вид работ:

1. Пиём кадров на работу и оформление соответствующего пакета документов

2. Проведение мероприятий по сокращению кадров при сокращении производства

3. Обеспечение профессиональной деятельности кадра:

• Заполнение личного дела, где ведётся учёт поощрений и наказаний

• Расчёт стажа трудовой деятельности на основании личного дела и трудовой книжки

• Учёт предоставляемых оплачиваемых отпусков 4. Предоставление услуг кадрам:

• Организация работы с налоговой инспекцией: на основании заявления о постановке на учёт в НИ предоставляется данная услуга, и затем данный блок обеспечивает расчёт налогов.

• Работа с мед. страховой компанией: оформление полюсов работникам предприятия и их продление по мере истечения сроков действия.

• Работа с пенсионным фондом: оформление необходимого пакета документов для передачи в пенсионный фонд при достижении работника пенсионного возраста

«Финансовый контроль». Для обеспечения бесперебойной работы ООО Веста необходим финансовый контроль: контроль прибыли и расходов.

Прибыль на данное предприятие поступает при реализации продукции, при этом документально это оформляется в виде платёжных ведомостей об оплате продукции покупателем.

Контроль расходов включает в себя:

• Начисление зар.платы, выплачиваемой работникам ООО ПКП Веста

• Оплата коммунальных услуг, которые осуществляются на основании счетов на оплату

• Оплата рекламным агентствам, за предоставленные услуги

• Закупка материалов, оборудования, фурнитуры и комплектующих

В данном блоке отдела «Бухгалтерия и документоведение» осуществляется контроль за движением денежных средств ООО ПКП Веста. Это необходимо для отслеживания прибыли данного предприятия.

Отдел «Обеспечение сырьём и оборудованием» отвечает за снабжение необходимыми материалами, фурнитурой и оборудованием. Он составляет заказы на вышеперечисленное при возникновении необходимости и передаёт их в «Бухгалтерию и документоведение» для регистрации и выделения средств.

Поступающие материалы и фурнитура поставляются на склад, откуда при возникновении потребности в данном сырье оно поступает в цеха для производства.

Также данный отдел отвечает за поставку и налаживание оборудование. При обнаружении неполадок с оборудованием его настраивают наладчики, а при неисправности данный отдел составляет заказ на поставку нового оборудования и направляет его в отдел «Бухгалтерия и документоведение», где он регистрируется, а затем передаётся в блок «Финансовый контроль», выходным документом из которого является счёт на закупку оборудования.

Производство мебели на предприятии осуществляется при поступлении заказа на определённый вид продукции. Данный заказ фиксируется в отделе «Бухгалтерия и документоведение», после чего покупателю выставляет счёт на оплату заказанной продукции. Оплата по счёту поступает в отдел «Бухгалтерия и документоведение», после поступления сведений о данном заказе на производство начинается сам процесс производства мебели: составление чертежей, подготовка материала для сборки мебели (распилка ЛДСП, для производство корпуса, покрытие срезов кромкой ПВХ, присадка под фурнитуру, изготовление фасадов). Когда готовы все комплектующие для сборки мебели и также поставлены необходимая фурнитура и недостающие комплектующие, осуществляется сборка продукции, по завершении которой в «Бухгалтерию» отправляется акт о выпуске готовой продукции и затем по распоряжению об отгрузке на склад, пришедшему из отдела «Бухгалтерия и документоведение», продукция поступает на склад.

Готовую продукцию покупателю отгружают со склада, в собранном или упакованном виде( по данным заявки). _^

Предложения по оптимизации разработанной модели и выводы по

проделанной работе

Выполняя вышеописанную работу, я, используя инструментальные средства CASE-технологий по методологиям - IDEF0 и DFD, построила модель предприятия ООО ПКП «Веста», занимающегося производством и продажей мебели. На основании построенной модели можно судить о документообороте данного предприятия.

Самым загруженным отделом в отношении документооборота является отдел «Бухгалтерия и документоведение». Для сокращения данного документооборота можно внести следующие предложения:

• Компьютеризировать данное предприятие, что позволит передавать ряд документов в электронном виде и повысит работоспособность.

• Использовать для облегчения бухгалтерских расчётов соответствующие программные продукты.

• Для расширения круга покупателей пользоваться услугами рекламных фирм, позволяющих разместить рекламу не только в городе Таганрог, но и за его пределами

• Пользоваться услугами INTERNET для размещение рекламы и расширения круга поставщиков.