Моделирование бизнес-процессов / Моделирование бизнес-процессов / ! Функционально-структурный анализ

Оформление заказа проводится поэтапно:

• на основании звонка клиента с желанием приобрести компьютерную технику существующая БД проверяется на наличие информации о клиенте;

• если клиент обращается в фирму первый раз, то новая информация добавляется в БД;

• если клиент обращается в фирму не первый раз, но информация о нем в БД устарела, то осуществляется ее обновление и редактирование;

• оформляется заказ на компьютерную технику. В заказ включается информация о клиенте и информация о заказанных продуктах.

Движение информации моделируется диаграммами DFD. При декомпозиции диаграммы IDEF0 согласно правилам DFD осуществляется преобразование граничных стрелок во внутренние, начинающиеся и заканчивающиеся на внешних ссылках. Алгоритм создание DFD-диаграммы:

1. На диаграмме «Продажа и маркетинг» декомпозировать процесс «Оформление заказов».

2. .В открывшемся диалоговом окне Activity Box Count указать количество блоков декомпозиции 2 и установить переключатель нотации DFD .

3. Щелкнуть по кнопке ОК.

4. Задать свойство новой диаграммы.

5. Задать имена и свойства двух новых блоков: «Проверка и внесение клиента» и «Внесение заказа».

6. Добавить на диаграмму три хранилища данных: «Список клиентов», «Список продуктов» и «Список заказов».

7. Согласно требованиям нотации DFD необходимо удалить все граничные стрелки.

8. Внести в диаграмму внешнюю ссылку «Звонки клиентов».

9. Создать внутренние ссылки, имена для которых задавать с помощью словаря: 9.1.информация, содержащаяся в звонках клиентов должны являться входом для обоих блоков; 9.2.информация о клиенте поступает/извлекается из соответствующей БД – списка клиентов. Тип стрелки отображающей движение информации – двусторонняя; 9.3.информация о клиентах необходимая для оформления заказа извлекается из списка клиентов; 9.4.информация о заказах поступает/извлекается из соответствующей БД – списка заказов. Тип стрелки отображающей движение информации – двусторонняя.

10. На родительской диаграмме следует тоннелировать стрелки, подходящие и исходящие из блока «Оформление заказов».

Для отображения стрелок диаграмм декомпозиции одного уровня используется инструмент Off-Page Reference. Алгоритм создания межстраничных ссылок на диаграммах DFD:

1. Декомпозировать блок «Исследование рынка» на диаграмме А2 по нотации DFD на 3 новых функции с именами «Разработка прогнозов продаж», «Разработка маркетинговых материалов» и «Привлечение новых клиентов».

2. Присвоить новым функциям имена «Разработка прогнозов продаж», «Разработка маркетинговых материалов» и «Привлечение новых клиентов». Задать требуемые свойства диаграммы и блоков.

3. Удалить граничные стрелки.

4. Создать три хранилища данных «Список клиентов», «Список продуктов» и «Список заказов». Задать их свойства.

5. Создать на диаграмме две внешние ссылки «Маркетинговые материалы» и «Прогноз продаж». Задать их свойства.

6. Связать объекты диаграммы DFD стрелками: 6.1.сведения из БД «Список заказов» в виде заказов клиентов поступают для разработки прогноза продаж; 6.2.результаты разработки прогноза продаж могут отправляться в другие процессы; 6.3.сведения из БД «Список продуктов» в виде стандартов на продукцию поступают для разработки маркетинговых материалов; 6.4.результаты разработки могут маркетинговых материалов отправляться в другие процессы; 6.5.сведения из БД «Список клиентов» в виде информации о клиентах используются для привлечения новых клиентов.

7. На родительской диаграмме тоннелировать стрелки, входящие и исходящие из блока «Исследование рынка».

8. После внесения данных о новых клиентах в БД «Список клиентов» информация их процесса «Проверка и внесение клиента» на диаграмме «Оформление заказов» должна направляться в процесс «Привлечение новых клиентов» диаграммы «Исследование рынка». Для отображения движения информации используется межстраничная ссылка Off-Page Reference: 8.1. на диаграмме «Оформление заказов» создать граничную стрелку выхода блока «Проверка и внесение клиента» с именем «Информация о новом клиенте»; 8.2.в контекстном меню наконечника стрелки выбрать команду Off-Page Reference; 8.3. в открывшемся диалоговом окне Off-Page Arrow Reference выбрать в качестве диаграммы «Исследование рынка»; 8.4.в контекстном меню диаграммы выбрать команду Model Properties,и на вкладке Display в зоне Off-Page Reference label установить переключатель Node number; 8.5.на диаграмме «Исследование рынка» направить стрелку «Информация о новом клиенте» на вход блока «Привлечение новых клиентов».

В этом разделе рассмотрим:

1. Декомпозиция процесса финансовой деятельности договорного отдела.

2. Дерево функций процесса финансовой деятельности договорного отдела.

3. Построение схемы реляционной базы данных .

Схема базы данных состоит из 15 таблиц и связей между ними. Таблицы «Фирмы», «Банки», «ВТК», «Сотрудники», «Вид движения денежных средств по договору», «Вид документа», «Форма справки» являются независимыми таблицами и выполняют функции справочников. Таблица «Фирмы» содержит поля для хранения данных о фирмах, с которыми договорной отдел каким-либо образом связан. Таблица «Банки» содержит поля для хранения данных о банках. Так как разные фирмы могут иметь счета в одном и том же банке, то информация о банках была отделена от информации о фирме и выделена в отдельную таблицу. Таблица «Банки» связана с таблицей «Фирма» по полю «Код банка», связь типа 1:n. Таблицы «ВТК» и «Сотрудники» содержат поля для хранения информации о ВТК и сотрудниках соответственно. В связи с тем, что один и тот же сотрудник может работать по договору подряда в нескольких ВТК, а один ВТК включает в себя несколько сотрудников, то для создания связи между этими таблицами была разработана промежуточная таблица «Членство в ВТК», которая связана с таблицами «ВТК» и «Сотрудники» как n:1. Введение этой таблицы позволило разрешить проблему с созданием связи типа m:n между таблицами «ВТК» и «Сотрудники». В таблице «Сотрудники» может храниться информация и о сотрудниках договорного отдела . Таблица «Вид движения денежных средств по договору» должна выполнять функции служебной таблицы и содержит информацию о видах движения денежных средств по договору. На момент прохождения преддипломной практики было выделено пять видов движения денежных средств по договору: приход по договору, оплата работ соисполнителя, оплата расходов на материалы, оплата командировочных расходов, выплата зарплаты ВТК. Таблица «Вид документа» предназначена для хранения информации о документах, используемых в финансовой деятельности отдела. В этой таблице должны храниться сведения о всех видах документов (входящих, исходящих, внутренних, справок для руководства, документов для других отделов). Таблица «Форма справки» предполагает хранение сведений о возможных формах справок, запрашиваемых руководством организации. Таблицы «Договоры» и «Этапы» являются одними из главных в структуре базы данных. Именно в этих таблицах будет храниться основная информация о работе договорного отдела. Таблица «Договоры» предполагает хранение сведений как о договорах с заказчиками, так и о договорах с соисполнителями. При этом в структуре таблицы предусмотрено поле «Код договора с заказчиком», по значению которого можно определить, является ли договор основным или нет. Таблица «Этапы» предназначена для хранения данных об этапах договора, эта таблица связана с таблицей «Договоры» по полю «Код договора» как n:1 (так как один договор может иметь несколько этапов, один этап принадлежит только одному договору). Таблица «Этапы» по аналогии с таблицей «Договоры» содержит поле «Код этапа договора с заказчиком», по значению которого также можно определить, к какому этапу основного договора относится данный этап. Таблица «Документы к договору» предназначена для хранения информации о всех документах, относящихся к договорам. В этой таблице должны отражаться данные о документах, полученных из внешних источников, о документах, производимых в отделе для внешних источников, для других отделов. В таблице предусмотрены поля для хранения информации о дате создания, дате регистрации, о подписании документа, о сумме документа (для платежных поручений). Таблица «Документы к договору» связана с таблицей «Вид документа» по полю «Код вида документа» как n:1, с таблицей «Договор» по полю «Код договора» как n:1. Таблица «План расходов по этапу» предназначена для хранения информации о плановых суммах расхода по статьям расхода этапа. В дальнейшем эти данные могут быть использованы для расчета структуры цены к этапу и к договору. Таблица «План расходов по этапу» связана с таблицей «Этапы» по полю «Код этапа» как n:1, с таблицей «Вид документа» по полю «Код вида документа» как n:1. Таблица «Расходы и приходы» также является одной из самых главных для финансовой деятельности договорного отдела, так как предполагает хранение сведений о движении денежных средств по договору. Таблица «Расходы и приходы» связана с таблицей «Этапы» по полю «Код этапа» как n:1, с таблицей «Документы к договору» как n:1, с таблицей «Вид движения» по полю «Код вида движения» как n:1. Таблица «Справка к договору» предназначена для хранения данных о всех справках, которые будут составлены по договору. Таблица связана с таблицами «Договоры» по полю «Код договора» как n:1, «Форма справки» по полю «Код формы справки» как n:1 и содержит поля для хранения информации о дате создания и признаке действительности справки.

Осуществление финансовой деятельности должно обеспечивать выполнение основных функций финансов организации. С другой стороны, финансовая деятельность организации складывается из нескольких направлений: планирование, осуществление, анализ, регулирование. Таким образом, декомпозиция процесса финансовой деятельности велась с учетом выполнения основных функций финансов организации, а также с учетом всех направлений финансовой деятельности в отделе. Схема декомпозиции, позволила определить множество функций для каждого блока нижнего уровня. К блоку «Планирование дохода» относятся работы, связанные с заключением договора с заказчиком и составлением пакета документов к нему. В частности, основным документом, от-ражающим плановые суммы дохода на срок действия договора, является календарный план, в котором указаны этапы работ, стоимость и сроки начала и окончания каждого этапа. Кроме того, к этому блоку относятся работы по созданию внутренних документов - таблиц в книге учета договоров «Сведения о договоре», «План работ по договору», которые впоследствии служат плановыми графиками поступлений денежных средств от заказчика. К блоку «Получение дохода» относятся работы, связанные с оформлением документов для получения денежных средств по договору. Обычно заказчик оплачивает работы после того, как они выполнены. В этом случае договорной отдел должен подготовить пакет документов, на основании которых заказчик будет оплачивать работы. В такой пакет документов входят отчетные материалы о выполнении работ, акт сдачиприемки работ по конкретному этапу календарного плана. Также к этому блоку относятся работы по заполнению таблиц книги учет договоров о платежных документах, представленных к оплате заказчику (таблицы «Приходы», «Оплата работ соисполнителя», «Оплата счетов», «Оплата командировочных расходов», «Вы-плата зарплаты ВТК»). К блоку «Регулирование расходов» относятся работы, связанные с выявлением неоплаченных платежных документов. Аналогично распределяются работы по осуществлению расходов. К блоку «Планирование расходов» относятся работы, связанные с составлением главного документа, представляющего собой план расходов и доходов по договору - структуры цены, также к этому блоку относятся работы по составлению расшифровок сложных статей расхода. Этот блок определяет вид и наличие таблиц для конкретного договора в книге учета договоров. Блок «Осуществление платежей» содержит в себе все работы, связанные с оформлением выплат по договору (зарплата ВТК, выделение денежных средств ВТК на покупку материалов, выделение денежных средств ВТК на командировочные расходы, оплата работ соисполнителя). Также в этот блок входят работы по заполнению таблиц книги учета договоров (таблицы «Приходы», «Оплата работ соисполнителя», «Оплата счетов», «Оплата командировочных расходов», «Выплата зарплаты ВТК»). Блок «Регулирование расходов» включает в себя работы по выявлению неоплаченных документов и внесению неучтенных данных в книгу учета договоров.

В результате декомпозиции процесса была получена функциональная модель изучаемой предметной области. Число уровней декомпозиции составило 5, общее количество блоков выделенных функций (сложных и простых недекомпозируемых) составило 50, из них 33 – простые, не декомпозируемые.