Моделирование бизнес-процессов / Моделирование бизнес-процессов / ! Функционально-структурный анализ

ABC - методика функционально-стоимостного анализа для идентификации истинных генераторов затрат на предприятии/организации. Методика предназначена для определения общей стоимости реализации целевого технологического процесса и представляет собой соглашение об учете, используемое для определения как затрат, возникающих на каждом этапе процесса, так и суммарных затрат. В BPwin модуль ABC применяется для:

• понимания происхождения выходных затрат и определения их стоимости;

• определение действительной стоимости производства продукта;

• определения требуемых ресурсов;

• определение действительной стоимости поддержки клиента;

• оценки и анализа затрат на осуществление различных видов деятельности;

• облегчения выбора оптимальной модели процесса при реорганизации деятельности предприятия;

• выделения наиболее дорогостоящих операций для их реинжиниринга.

Применение модуля ABC и имеющихся в BPwin средств подготовки отчетов позволяет обеспечить корпоративную стратегию управления хозяйственной деятельностью. ABC включает следующие основные понятия:

• объект затрат– цель существования функции процесса, т.е. основной выход. Стоимостью це-левого технологического процесса будет являться суммарная стоимость всех объектов затрат. Ре-зультат расчета суммарной стоимости представляется на контекстной диаграмме;

• движитель затрат - входы и управления функции, определяющие ее существование и влияющие на срок ее действия;

• центры затрат - различные статьи расходов.

Функционально-стоимостной анализ проводится только при полностью созданной модели процесса, т.е. когда модель:

• последовательная - следует синтаксическим правилам IDEF0;

• корректная – полностью отражает процесс;

• полная - охватывает всю рассматриваемую область;

• стабильная - проходит цикл экспертизы без изменений.

Метод ABC может быть осуществлен в любой модели BPwin путем задания в объекте затрат применяемой валюты, как единицы измерения затрат, или значения временного периода. Для эффективного использования механизма стоимостного анализа сначала строится функ-циональная модель существующей организации работы - AS-IS (как есть). На основании этой модели анализируются существующие процессы, изучаются имеющиеся потоки данных, определяются возможность изменения их направления, и строится модель ТО-ВЕ. Рекомендуется строить несколько моделей ТО-ВЕ, из которых по определенному авторским коллективом критерию выбирается лучшая. Механизм поддержки ABC в BPwin, хотя и учитывает стоимость выполнения каждой работы, продолжительность каждой работы по времени и сколько раз необходимо выполнить работу в течение одного цикла бизнес-процесса, все же дает довольно грубые оценки и, к тому же требует, чтобы все диаграммы, для которых производится оценка, были выполнены в IDEF0. Результаты функционально стоимостного анализа отображаются непосредственно на диаграммах. В левом нижнем углу прямоугольника блока может показываться либо стоимость (по умолчанию), либо продолжительность, либо частота проведения функции (диапазон измерения времени в списке Unit of measurement достаточен для большинства случаев - от секунд до лет).

Алгоритм выполнения упражнения:

1. Выполнить команду Dictionary/UDP Keywords. В открывшемся диалоговом окне словаря ключевых слов UDP Keyword Dictionary : 1.1.внести новое ключевое слово UDP: «Расход ресурсов»; 1.2.щелкнуть по кнопке New (Insert). Внести новое ключевое слово «Документация»; 1.3.щелкнуть по кнопке New (Insert). Внести новое ключевое слово «Информационная сис-тема»; 1.4.щелкнуть по кнопке ОК.

2. Для создания UDP: 2.1.выполнить команду Dictionary/UDP; 2.2.в открывшемся словаре UDP Dictionary внести имя нового UDP «Приложение»; 2.3.в колонке UDP Datatype задать тип UDP Text List (Multiple selection); 2.4. щелкнуть по ячейке в колонке значений UDP Value; 2.5.в открывшемся диалоговом окне Text UDP List Editor ввести значение UDP «Модуль оформления заказов»; 2.6.щелкнуть по кнопке New (Insert), ввести следующее значение UDP «Модуль процедур сборки и поиска неисправностей»; 2.7.аналогичным образом ввести еще 2 значения данного UDP: «Модуль создания и контроля расписания выполнения работ» и «Модуль учета комплектующих и оборудования»; 2.8.для подключения к UDP ключевого слова в ячейке колонки Keyword щелкнуть по полю выбора и установить флажок у ключевого слова «Информационная система».

3. Создать UDP согласно данным, приведенным в таблице 1.

4. Для присвоения пользовательского свойства UDP конкретной функции следует: 4.1. щелкнуть по блоку «Сборка настольных компьютеров» правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду UDP. В открывшемся диалоговом окне Activity Properties на вкладке UDP Values в ячейке столбца Value щелкнуть по кнопке в строке: 4.1.1.Приложение, и в открывшемся списке установить флажки возле значений «Модуль учета комплектующих и оборудования» и «Модуль процедур сборки и поиска неисправностей»; 4.1.2.Расход электроэнергии и ввести значение 20; 4.1.3.Загрязнение окружающей среды, и в открывшемся списке установить флажок возле значения «Среднее»; 4.1.4.щелкнуть по кнопке ОК; 4.2.аналогичным образом внести значения UDP для остальных блоков данной диаграммы согласно данным, приведенным в таблице 2.После внесения UDP типа Command или Command List щелчок по кнопке приведет к запуску соответствующего приложения, поэтому для того, чтобы соответствующее приложение было запущено необходимо, чтобы оно было предварительно создано.

5. Для исключения отображения UDP с ключевыми словами «Информационная система»: 5.1.в диалоговом окне Activity Properties щелкнуть по кнопке Filter; 5.2.в появившемся диалоговом окне Diagram Object UDP Filter отключить ключевые слова "Информационная система"; 5.3.щелкнуть по кнопке по ОК. В результате в диалоговом окне Activity Properties не будут отображаться UDP с ключевыми словами «Информационная система».

6. При необходимости аналогичным образом можно задать пользовательские свойства UDP стрелкам диаграммы.

7. Для создания отчета по UDP выполнить команду Tools/Report/Diagram Object Report: 7.1.в открывшемся диалоговом окне у Diagram Object Report установить следующие опции отчета: - Start from Activity: A2. Сборка и тестирование компьютеров; - Number of Levels: 2; - User Defined Properties: Расход электроэнергии; - Report Format: RPTwin; 7.2.щелкнуть по кнопке Report и сохранить отчет в указанном месте на жестком диске; 7.3.запускается генератор отчетов RPTwin и в появившемся диалоговом окне New Report необходимо указать тип отчета Columnar; 7.4.для отображения в отчете суммарного расхода электроэнергии: 7.4.1.выполнить команду Insert/Formula Field; 7.4.2.переместите маркер в секцию отчета Page Footer; 7.4.3.щелкнуть один раз; 7.4.4.в появившемся диалоговом окне Formula Editor в поле Formula внести текст формулы: Sum ({"Расход электроэнергии"}); 7.4.5.щелкнуть по кнопке ОК. Отчет показывается в окне просмотра. В нижней части страницы расположено суммирующее поле - результат вычисления расхода элек-троэнергии по формуле.

8. Сохранить полученную модель.

Таблица 1.

Таблица 2.

Алгоритм выполнения занятия:

1. Сделать диаграмму АО активной и щелкнуть правой кнопкой мыши по блоку «Отгрузка и получение». В контекстном меню выбрать команду Split Model.

2. В открывшемся диалоговом окне Split Option: 2.1.установить опцию Enable Merge /Overwrite Option; 2.2.задать имя новой модели – «Отгрузка и получение»; 2.3.щелкнуть по кнопке ОК.

3. BPwin создал новую модель «Отгрузка и получение». У блока «Отгрузка и получение» появилась стрелка вызова.

4. С помощью команды Model Properties контекстного меню модели задать свойства модели. На вкладке: 4.1.General задать имя новой модели и в зоне Time Frame установить переключатель AS-IS; 4.2.Purpose в текстовом поле Purpose указать цель «Документировать работу «Отгрузка и получение»», а в текстовом поле Viewpoint указать точку зрения «Начальник отдела»; 4.3.Definition в текстовом поле Definition ввести описание модели «Модель создается для иллюстрации возможностей BPwin по расщеплению и слиянию моделей», а в текстовом поле Scope определить область модели «Работы по получению комплектующих и отправке готовой продукции»; 4.4.задать остальные свойства модели.

5. Произвести декомпозицию контекстного блока на три блока по нотации IDEF0.

6. Задать свойства новой диаграммы.

7. Задать свойства функций новой диаграммы согласно данным, приведенных в таблице.

8. Задать свойства стрелок новой диаграммы.

9. Связать граничные стрелки, как показано на рисунке.

10.Добавить внутренние и граничные стрелки согласно данным, приведенным в таблице.

11.Задать все требуемые свойства созданных стрелок.

12.С помощью команды контекстного меню Resolve Border Arrow тоннелировать граничные стрелки.

13.Сохранить полученную модель.

Результаты занятия 11 представлены на рисунке.

Таблица 1.

Таблица 2.

Алгоритм выполнения занятия:

1. Сделать активной модель «Деятельность компании».

2. На диаграмме АО в контекстном меню блока «Отгрузка и получение»: 2.1. выбрать команду Merge Model; 2.2.в открывшемся диалоговом окне Merge Model установить флажок опции Cut/Paste entire dictionaries; 2.3.щелкнуть по кнопке ОК.

3. У блока «Отгрузка и получение» исчезла стрелка вызова, появилась новая декомпозиция и новые стрелки с квадратными скобками.

4. С помощью опции контекстного меню Resolve Border Arrow тоннелировать эти стрелки. Связать стрелки согласно рисунку.

5. Сохранить полученную модель.

Для копирование блоков из одной модели в другую модель следует:

1. Создать новую модель. 1.1.щелкнуть по кнопке New Mode;l 1.2.в диалоговом окне BPwin задать имя новой диаграммы «ТЕСТ»; 1.3.установить переключатель нотации IDEF0; 1.4.задать свойства новой модели.

2. Задать свойства новой контекстной диаграммы.

3. Декомпозировать контекстный блок новой модели на 2 блока по нотации IDEF0.

4. Задать свойства новой диаграммы, но имена блоков не задавать.

5. В браузере модели открыть вкладку Activity.

6. Перетащить любую из функций модели «Деятельность компании» на диаграмму декомпозиции модели «ТЕСТ».

7. В открывшемся диалоговом окне Continue with Merge? установить опцию Paste/Merge entire dictionaries и щелкнуть по кнопке ОК.

8. Функция из модели «Деятельность компании» копируется на новую диаграмму модели «ТЕСТ».

Алгоритм перемещения блоков между диаграммами одной модели:

1. Щелкнуть по блоку в модели "ТЕСТ" и переместите выделенный блок на место неназванной работы на другой диаграмме.

2. В появившемся диалоговом окне Continue with Merge? щелкнуть по кнопке ОК.

Модель ТО-ВЕ создается на основе анализа модели AS-IS, который проводится по сле-дующим основным признакам:

• формальным - отсутствие выходов или управлений у блоков, отсутствие обратных связей и т.д.;

• неформальным - на основе знаний предметной области.

Предположим, что в результате анализа модели AS-IS, руководством принимаются решения:

• произвести экспертизу и реорганизовать процесс производства и тестирования компьютеров;

• объединить процессы сборки компьютеров и ноутбуков в единый процесс;

• детализировать процесс «Сборка и тестирование компьютеров» путем декомпозиции и пе-реименовать его в процесс «Производство продукта»;

• процессы «Продажи и маркетинг» и «Отгрузка и получение» оставить пока без изменений;

• организовать отдел диспетчирования, который должен формировать конфигурацию компьютеров, разрабатывать корпоративные стандарты, подбирать приемлемых поставщиков, разрабатывать инструкции по сборке, процедуры тестирования и устранения неполадок для всего производственного отдела. К функциям нового отдела отнести: «Разработать конфигурацию», «Планировать производств» и «Собрать продукт»;

• предполагаемый реинжиниринг деятельности компании по сборке и продаже компьютерной техники требует внесение изменений в ролевые функции персонала: - системотехника: § подбор требуемых стандартов на выпускаемую продукцию; § разработка конфигурации продукта в соответствии со стандартами и заявками планировщика; § документирование и передача спецификаций на компоненты в отдел маркетинга и продаж; § определение перечня закупаемых компонентов, как аппаратных, так и программных, для сборки компьютеров; § обеспечение необходимой документацией; § руководство процедурами сборки, тестирования и устранения неполадок; - планировщик производства: § выполнение ранее определенных функций диспетчера в процессе «Сборка и тестирование компьютеров»; § обработка заказов клиентов и генерирование заказов на сборку; § получение коммерческих прогнозов из отдела маркетинга; § формирование требований на закупку компонентов; § сборка информации от поставщиков; - диспетчер: § составление расписания производства на основании заказов на сборку, полученных в результате функции «Планировать производство»; § получение копий заказов клиентов; § контроль процесса упаковки и комплектации заказанных компьютеров, передаваемых в процесс «Отгрузка и получение».

Алгоритм проведение реинжиниринга:

1. С целью реорганизации процесса производства компьютеров и их тестирования произвести расщепление модели: 1.1.средствами Windows создать копию модели «Деятельность компании» с именем «Предлагаемая модель компании»; 1.2.открыть модель «Предлагаемая модель компании»; 1.3.в диалоговом окне Model Properties изменить свойства: · на вкладке General: в текстовой строке Name задать имя «Предлагаемая модель компании», и в зоне Time Frame установить переключатель TO-BE; · на вкладке Purpose в одноименном текстовом окне указать цель модели «Документировать предлагаемые изменения бизнес-процессов компании»; переименовать блок «Сборка и тестирование компьютеров» в «Производство продукта».

2. С помощью команды контекстного меню Split Model расщепить блок «Производство продукта» в модель с тем же названием. Задать требуемые свойства новой модели. Внести следующие изменения в созданную модель: 2.1.произвести декомпозицию функции «Сборка настольных компьютеров». Задать свойства новой диаграммы А2.1 «Сборка настольных компьютеров»; 2.2.переместить блок «Тестирование компьютеров» с диаграммы-источника АО "Произ-водство продукта» на диаграмму-цель А2.1 «Сборка настольных компьютеров». Для этого на вкладке Activity браузера на диаграмме-источнике выделить перемещаемый блок, щелкнуть по его пиктограмме и перетащить пиктограмму в диаграмму-цель этой же модели; 2.3.переименовать блок «Сборка настольных компьютеров» в «Сборку продукта»; 2.4.в связи с тем, что после реинжиниринга процесс сборки ноутбуков будет являться со-ставной частью функции «Сборка продукта» удалить блок «Сборка ноутбуков»; 2.5.переименовать стрелку «Заказы на настольные компьютеры» в «Заказы на изготовление продукта». Задать свойства новой стрелки; 2.6.переименовать блок «Отслеживание расписания и управление сборкой и тестированием» в «Планирование производства»; 2.7.создать функцию «Разработать конфигурацию». Задать свойства новой функции; 2.8.от стрелки «Персонал производственного отдела» создать ветвь с именем «Систе-мотехник» и направить ее как стрелку механизма к блоку «Разработать конфигурацию»; 2.9.создать граничную стрелку от выхода блока «Разработать конфигурацию» с именем «Стандарты на продукцию». Тоннелировать стрелку и задать ее свойства; 2.10.создать ветвь стрелки «Стандарты на продукцию» с именем «Список необходимых компонентов», идущую к управлению блока «Планирование производства»; 2.11.удалить стрелку управления «Правила сборки и тестирования». Вместо нее создать ветвь стрелки «Стандарты на продукцию» с тем же именем «Правила сборки и тестирования», идущую к управлению блока «Сборка продукта»; 2.12.переименовать стрелку «Диспетчер» в «Планировщика производства»; 2.13.к блоку «Планирование производства» добавить; 2.13.1.граничную управляющую стрелку «Прогноз продаж». Тоннелировать стрелку; 2.13.2.граничную управляющую стрелку «Информация от поставщика». Тоннелировать стрелку; 2.13.3.граничную стрелку выхода «Заказ поставщику». Тоннелировать стрелку; 2.14.на диаграмме АО тоннелировать стрелку «Собранные компьютеры»; 2.15.появившуюся на диаграмме «Производства продукта» стрелку выхода связать с вы-ходом блока «Сборка продукта».

3. Для включения результатов реинжиниринга процесса «Производство продукта» в основную модель «Предлагаемая модель компании» необходимо произвести слияние моделей: 3.1.сделать модель «Предлагаемая модель компании» активной; 3.2.в контекстном меню блока «Производство продукта» выполнить команду Merge Model; 3.3.в открывшемся диалоговом окне Merge Model установить флажки Cut/Paste entire dictionaries и Overwrite existing fields. Щелкнуть по кнопке ОК; 3.4.в слившейся модели на диаграмме АО тоннелировать стрелки «Информация от по-ставщика» и «Заказ поставщику»; 3.5.направить стрелку «Прогноз продаж» с выхода блока «Продажи и маркетинг» на управление блока «Производство продукта»; 3.6.направить стрелку «Стандарты на продукцию» с выхода блока «Производство продукта» на управление блока «Продажи и маркетинг»; 3.7.удалить ветвь стрелки управления «Правила и процедуры» блока «Производство про-дукта»; 3.8.для облегчения зрительного восприятия информации произвести реорганизацию размещения объектов на диаграмме; 3.9.закрыть модель «Производство продукта».

4. К обязанностям дизайнера относится разработка стандартов предприятия на продукцию, создание правил сборки и тестирования, определения перечня необходимых для закупки компонентов. Т.е. ролевой функцией дизайнера является управление производством продукта в целом, кроме того, управление процессом «Продажи и маркетинг». Поэтому блок «Разработать конфигурацию» на диаграмме АО должен быть на верхнем уровне: 4.1.с помощью браузера Model Explorer блок «Разработать конфигурацию» перенести с диаграммы «Производство продукта» на диаграмму АО; 4.2.реорганизовать диаграмму А0 «Деятельность компании»; 4.2.1.разрешить стрелку «Стандарты на продукцию»; 4.2.2.создать стрелку выхода «Маркетинговые материалы» от блока «Продажа и маркетинг»; 4.2.3.перенаправить стрелку «Стандарты на продукцию» - от выхода блока «Разработать конфигурацию» на управление блока «Производство продукта»; 4.2.4.создать ветвь стрелки; 4.2.4.1. «Правила и процедуры» как управление блока «Разработать конфигурацию»; 4.2.4.2. «Стандарты на продукцию» как управление блока «Продажа и маркетинг»; при необходимости реорганизовать диаграмму А2 «Производство продукта».

5. Дальнейшее модифицирование модели TO-BE требует внесение новой информации в диа-грамму IDEF3 «Сборка продукта». Проведение реинжиниринга требует включение в функцию «Сборка продукта» процесса тестирования компьютеров, которое начинается после окончания процесса сборки компьютера и окончания процесса установки ПО. Если компьютер неисправен, в процессе тестирования у него заменяют компоненты, а информация о неисправных компонентах направляется в процесс «Подготовка компонентов». Т.о. результатом тестирования являются собранные компьютеры и неисправные компоненты. Для внесения новой информации в диаграмму IDEF3 «Сборка продукта»: 5.1.переместить блок «Тестирование компьютеров» на диаграмму IDEF3; 5.2.направить граничную стрелку от второго перекрестка к блоку «Тестирование компьюте-ров»; 5.3.провести две граничные стрелки «Собранные компьютеры» и «Неисправные компоненты» от блока «Тестирование компьютеров».

6. Деятельность отдела продаж и маркетинга заключается в: ответах на телефонные звонки клиентов, предоставлении клиентам информации о ценах, оформлении заказов, внесении заказов в информационную систему и исследовании рынка. Поэтому на основе этой информации необходимо произвести декомпозицию функции «Продажи и маркетинг»: 6.1.по нотации IDEF0 создать три новых блока: «Предоставление информации о ценах», «Оформление заказов», «Исследование рынка»; 6.2.задать свойства новой диаграммы и требуемые свойства новых функций; 6.3.граничные стрелки «Стандарты на продукцию» и «Правила и процедуры» являются управлением для всех трех функций; 6.4.граничная стрелка «Результаты сборки и тестирования является управлением для функции «Исследование рынка»; 6.5.граничная стрелка «Звонки клиентов» является входом для функций «Предоставление информации о ценах» и «Оформление заказов»; 6.6.механизмом для функции «Оформление заказов» является бухгалтерская система; 6.7.выходом для процесса «Оформление заказов» являются оформленные заказы клиентов; 6.8.выходом процесса «Исследование рынка» являются прогноз продаж и другие маркетин-говые материалы.