27. Учет расчетов с подотчетными лицами: первичные документы и корреспонденция счетов по типовым хозяйственным операциям.

3.1. Нормативное регулирование организации и учета расчетов с подотчетными лицами

Порядок организации и учета расчетов с подотчетными лицами регулируют следующие нормативные правовые акты:

1) Порядок ведения кассовых операций;

2) Указание «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»;

3) Трудовой кодекс;

4) Налоговый кодекс;

5) Положение об особенностях направления работников в служебные командировки [25];

6) Инструкция «О служебных командировках в пределах СССР» [26] (действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу и Положению об особенностях направления работников в служебные командировки);

7) Постановление Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [12];

8) Письмо Минфина «О порядке документального оформления служебных командировок» [27];

9) Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет» [28].

3.2. Общий порядок и документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены непосредственно из кассы или безналичным путем с расчетного счета. Покупка небольших партий товара и некоторые операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.

Подотчетными лицами являются работники организации, которым выдаются деньги из кассы под отчет для осуществления расчетов наличными денежными средствами. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет определяется руководителем организации и утверждается приказом по предприятию.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые организацией из кассы на строго определенные цели (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций):

1) на расходы экспедиций, геологоразведочных партий;

2) на представительские нужды;

3) хозяйственно-операционные нужды;

4) на расходы, связанные со служебными командировками.

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления работника и приказа руководителя. Утвержденной типовой формы заявления на выдачу денег под отчет нет. Заявление может быть написано в свободной форме или по разработанной организацией соответствующей типовой форме. После подтверждения руководителем организации необходимости выдачи подотчетному лицу денежных средств (путем подписи вышеуказанного заявления с указанием суммы, подлежащей выдаче) сумма аванса выдается сотруднику, что оформляется расходным кассовым ордером (см. пример 1.6) либо надлежаще оформленным другим документом (платежной ведомостью, заявлением на выдачу денег и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы, так как расходование средств на иные, чем те, что указываются в документе, цели не допустимо. Платежной ведомостью на предприятиях обычно оформляется выдача денег большому количеству работников одновременно (водителям на покупку горюче-смазочных материалов, экспедиторам на командировки и т.д.).

На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка ведения кассовых операций запрещает:

1) выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученной подотчетной сумме;

2) передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может быть установлен приказом руководителя организации. Если такой срок руководителем установлен то, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее трех рабочих дней по истечении этого срока, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы) (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций).

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации, поэтому оно должно соблюдать лимит расчетов наличными (100 000 руб. согласно пункту 2 Указания ЦБР о предельном размере расчетов наличными).

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет (форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата [28]). Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. К нему прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы (квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), а также командировочное удостоверение. На оборотной стороне формы авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и суммы затрат по ним. При этом документы нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Работник бухгалтерии обязан выдать сотруднику расписку о получении этих документов (отрывная часть унифицированной формы авансового отчета № АО-1) с указанием их количества и общей итоговой суммы расходов, принимаемых к учету.

Авансовый отчет и приложенные к нему документы проверяются бухгалтерией предприятия. В ходе данной проверки устанавливается законность и целевое расходование средств, проверяется наличие и правильность оформления первичных документов, точность подсчета итоговых сумм и только после этого в графе 9 отчета указываются счета, на которые относятся понесенные предприятием расходы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Если работник в установленный срок не отчитался по подотчетным суммам и не возвратил в кассу неизрасходованный остаток, то, согласно статье 137 Трудового кодекса, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса работодатель имеет право произвести удержания из зарплаты работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (статья 137 Трудового кодекса). Следует отметить, что согласие работника на погашение задолженности по подотчетным суммам из заработной платы необходимо оформить в письменной форме в виде заявления с указанием сроков и сумм, подлежащих удержанию. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущерба решается в судебном порядке.

Удержания из заработной платы по решению суда, либо по согласованию с сотрудником осуществляется с учетом статьи 138 Трудового кодекса, согласно которой общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превысить 20 %.

Согласно статье 138 Трудового кодекса общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 % заработной платы, причитающейся работнику.

При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником во всяком случае должно быть сохранено 50 % заработной платы.

Ограничения, установленные статьей 138 Трудового кодекса, не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70 %.

Если взыскание невозвращенного аванса с работника невозможно или администрацией предприятия принимается решение о списании средств из подотчета без оправдательных документов, то всю указанную сумму списанных средств следует включить в доход работника в целях исчисления налога на доходы физических лиц, согласно пункту 1 статьи 210 НК.

Несмотря на то, что неизрасходованные и своевременно не возвращенные подотчетные суммы включаются в доход работника, обязанности по начислению на них единого социального налога не возникает, так как в соответствии с пунктом 3 статьи 236 НК не признаются объектом обложения единым социальным налогом выплаты, не отнесенные налогоплательщиком на расходы, уменьшающую налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с суммы невозвращенного аванса начисляться должен, поскольку такой вид дохода не поименован в Постановлении «О перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации» [29].