Московский технический университет связи и информатики

Кафедра АИТС

Арм для подготовки сопроводительной документации на исходящую и транзитную корреспонденцию.

Вариант №17

Выполнила: ст-ка гр. АП0001

Иванова М.И.

Принял Добролюбов В.В.

Москва 2004

Арм для подготовки сопроводительной документации на исходящую и транзитную корреспонденцию.

1.Описание существующей технологии.

Исходящая простая письменная корреспонденция, извлекаемая из почтовых ящиков, в процессе своей обработке в почтовом узле происходят следующие производственные операции: разборка корреспонденции, сортировка корреспонденции, формирование постпакетов, заделка посппакетов в мешки и сдача их на внешний транспорт. К письменной корреспонденции относятся следующие виды почтовых отправлений:

- письма (простые, заказные, с объявленной ценностью),

- почтовые карточки (простые, заказные),

- бандероли (простые, заказные, с объявленной ценностью).

Принятые в отделениях связи заказные бандероли, заказные письма и почтовые карточки с заказными и телеграфными уведомлениями , с отметками «Вручить лично», «Судебная повестка», заказные ПО при отправке в почтовый узел приписываются к реестру ф.11 по группам с указанием номеров и общего количества, а остальные отправляются вместе с простой корреспонденцией.

Реестры ф.11 используются для приписки к ним заказных писем, бандеролей, почтовых карточек. Реестр ф.11 составляется в двух экземплярах – один из которых вкладывается в заказной постпакет, а другой остается на объекте ПС (в почтовом узле). Реестры ф.11 нумеруются.

На почтамтах и узлах связи законченные пачки реестров после контроля сдаются лицу, ответственному за их хранение, а в отделении связи – начальнику отделения или его заместителю. Хранение пачек с реестрами на рабочих местах не допускается.

Реестры ф.11 по истечении полугодия отправляются на хранение на почтамт или в узел связи (по подчиненности) в отдельных мешках.

На почтамтах и в узлах связи все реестры ф.11 по истечении месяца, к которому они относятся, в том числе и, полученные из отделений связи, сдаются при описи на хранение в архив. Все документы сдаются под расписку на копии описи.

В архивах почтамтов и узлов связи реестры ф.11 хранится на стеллажах в специальных картотечных ящиках или связанные в пачки по месяцам и отделениям связи. Учет и сроки хранения должны строго соответствовать требованиям «Перечня документальных материалов, образующихся в деятельности Министерства связи».

Сценарий неавтоматизированной операции:

Действующими лицами являются:

Оператор

Начальник отделения

Роль оператора

Принимая заказное ПО, оператор должен:

- получить от отправителя заполненный бланк вместе с почтовым отправлением;

- проверить полноту и правильность написания адреса адресата на бланке, а также наличие особых отметок, предусмотренных ст.79 настоящих Правил;

- оператор заполняет реестр ф.11 , в который записывается заказные письма, бандероли, почтовые карточки. Также записывается № реестра, место назначения, сдают пачки с реестрами в архив.

- реестр ф.11 составляется в двух экземплярах – один из которых вкладывается в заказной постпакет, а другой остается на объекте ПС (в почтовом узле). Реестры ф.11 нумеруются.

- оператор расписывается на реестре ф.11 чернилами или шариковой ручкой.

- сдает пачки с реестрами в архив. Архив создается для последующего поиска утерянных почтовых отправлений.

Роль начальника смены.

Функциями начальника смены являются:

• просмотр сделанных отчетов

• просмотр архива реестров ф.11.

- учет рабочего времени, выработки и качества работы операторов.

Предложения о том, какие из элементов технологии будут выполняться вручную, а какие — с помощью ЭВМ

Я предлагаю оператору заполнять с помощью ЭВМ реестр ф.11. Предлагаю вести архив в электронном виде, используя программный продукт MS Access. Это упростит поиск нужных документов по выбранным критериям в случае утери почтового отправления.

Отчеты также предлагаю выполнять с помощью ЭВМ. Весь архив хранится в таблице «Тетрадь», по которой и составляется запрос и поиск информации при помощи ЭВМ.

Открывать АРМ и работать с ним могут только зарегистрированные пользователи. Для этого предусмотрена проверка имени и пароля пользователя. Изменение списка пользователей разрешено только «Начальнику смены», он также может просматривать архив реестров ф.11.