2. Организация процесса опроса для сбора информации.

Распространены следующие типы опросов:

       Опросы для сбора фактов– используются, когда необходимо понять, как функционирует система в настоящее время.

       Опросы для выяснения проблем– необходимы, когда надо понять - что в системе «не так».

       Совещания– необходимы для принятия решения о том, как должна функционировать в идеале система и в отношении способов устранения выявленных недостатков.

       Диалоги аналитик - рецензентв процессеSADT- моделирования

3. Три этапа в процессе опроса.

1) Подготовка, необходимая для минимизации времени и максимизации ценности получаемой информации при работе с экспертом ( например, Президентом компании). Обычно здесь имеются в виду следующие необходимые шаги.

Выбор собеседника.Важность этого момента трудно переоценить. Лучше выбирать нескольких собеседников, соответственно различным иерархическим уровням организации, реально обладающих нужными знаниями.

Согласование времени и места встречи.Необходимо ответственно отнестись к этому вопросу, увязав его с деятельностью других членов группы, с которыми обычно аналитику приходится работать. Необходимо иметь ввиду, что продолжительность встречи не должна превышать часа. Это именно то время, когда информационный поток иссякает. Если вопросов много, то необходимо найти возможность провести несколько встреч, продолжительностью менее часа каждая.

Подготовка предварительной программы работы - должна быть проведена немедленно после того, как назначена встреча. Необходимо определить круг обсуждаемых проблем, тщательно продумать вопросы, ответы на которые необходимы для продолжения работы.

Предварительный анализ имеющийся информации -необходим для выделения круга вопросов, при подготовке которых тоже может быть использованаSADT- модель.

Согласование с коллегами из Вашей рабочей группы -необходимо, потому что они заняты той же работой, что и Вы. Не исключено, что они уже встречались с намеченными Вами экспертами и по той же теме - тогда перед своей встречей надо побеседовать с ними.

2) Проведение опроса. Здесь самое важное – правильно организовать и поддерживать поток информации от эксперта к Вам. Начиная разговор, необходимо:

      представиться и сформулировать цель встречи

      обговорить возможность ведения записей

      заверить собеседника в конфиденциальности беседы

      о возможности внести правки в ее запись и, наконец,

      сформулировать первый вопрос

Лучший способ поддерживать поток информации это задавать вопросы, которые уточняют и подтверждают ответы, например:

      Можете ли Вы привести пример?

      Когда это произошло?

      Есть ли у этого правила исключения?

      Можете ли Вы привести какие-нибудь цифры в подтверждение Ваших слов?

Общая линия поведения должна сводиться к тому, чтобы дать возможность эксперту говоритьто, что он хочет сказать, а не то, что Вы хотите услышать. Желательно записыватьто, что Вам говорят и проситьподвести итогили дать пояснения. Категорически нельзявозражать, задаватьнаводящие вопросыили вопросы, на которые можно дать краткий ответ «да» или «нет». Необходимо следить за возникновением ситуаций, каждая из которых является достаточной причиной для завершения беседы:

      Уже получена достаточная информация

      Слишком много ненужной информации

      Обилие информации Вас подавляет

      Эксперт устал

      В процессе беседы возникают конфликты

3) Завершение опроса.

Заканчивать беседу нужно плавно. Необходимо:

       Подытожить основные пункты и сделать обзор полученных сведений;

       выделить те, которые могут быть опущены или неверно истолкованы;

       договориться о времени следующей встречи, если она необходима, и получить рекомендации для ближайших опросов;

       поставить эксперта в известность, когда и как он может просмотреть записи, и как Вы собираетесь их использовать в дальнейшем.

Сразу после встречи с экспертом необходимо оформить полученные материалы - чтобы минимизировать потерю важной информации. Составить SADT- глоссарий как средство определения новых понятий и терминологии. Набросать диаграмму, какие еще следует задавать вопросы и какие области исследовать. Оформите диаграммы и глоссарии и отправьте эксперту.