1. Запись проблемы/открытого вопроса

Любой член проектной группы от Исполнителя или Заказчика может сформулировать проблему, и инициировать её решение согласно процедуры.

Проблема фиксируется в Журнале проблем и открытых вопросов.

Журнал проблем и открытых вопросов размещается в проектной библиотеке и обновляется/дополняется ежедневно в конце дня.

2. Разрешение проблем/открытых вопросов

Возможные варианты решения проблем/открытых вопросов обсуждаются на оперативных совещаниях и на еженедельных Совещаниях о ходе работ по Проекту.

Влияние на график работ оценивается для каждого решения.

Ответ на проблему должен быть дан не позднее пяти рабочих дней от даты регистрации вопроса.

Если проблема не будет решена на уровне Руководителей проекта, она будет эскалирована на уровень Программы.

Процедура отчетности о деятельности

Процедура отчетности о деятельности заключается в налаживании и поддержании процесса предоставления отчетности по реализации Проекта создания СДО. Управление временными рамками Проекта осуществляется посредством отслеживания результатов проделанной работы, сообщения о которых являются частью предоставляемой отчетности.

Проектные документы будут готовиться проектными группами в ходе всего проекта, в соответствии с планом работ по проекту.

Все проектные документы будут передаваться на согласование и утверждение Заказчику. Открытые вопросы по документу фиксируются в последнем разделе каждого документа “Открытые вопросы для настоящего документа” с вариантами решения вопроса. Открытые вопросы, которые не могут быть решены на уровне проектных групп и руководителя проекта, дублируются в Журнале проблем и открытых вопросов, в соответствии с процедурой Управления проблемами и открытыми вопросами.

Утвержденные проектные документы будут являться основой для последующих проектных работ.

Для выполнения документов будут использованы следующие программные средства:

• Microsoft Word 2000 – для подготовки текстовой части проектных документов

• Microsoft Project 2000 (2002) – для подготовки планов проекта

• Visio 2000 – для графического описания бизнес процессов

Вся проектная документация будет храниться в электронном виде в библиотеке проекта.

ОД. Процедура документирования

Настоящая процедура предназначена для управления документированием на Проекте.

Руководители функциональных групп и сотрудники передают текущие версии проектных документов, отчеты о работе за текущий период и другие документы Проекта ответственному за согласование и оргподдержку. Ответственный за согласование и оргподдержку сотрудник размещает полученные документы в проектной библиотеке.

ОД. Процедура корректировки фактического выполнения плана работ

• В случае возникновения необходимости корректировки фактического плана выполнения работ:

• Руководители функциональных групп от Исполнителя формируют отчет группы по работе за отчетный период в формате предложений изменений в Плане работ и передают сотруднику, ответственному за согласование и оргподдержку для подготовки совещания с руководителями Проекта.

• Сотрудник, ответственный за согласование и оргподдержку, готовит совещание руководителей функциональных групп с руководителями Проекта.

• На совещании руководителей Проекта с руководителями функциональных групп принимаются решения по мероприятиям с целью обеспечения выполнения плана работ.