1. Управление рисками

Управление рисками выполняется на протяжении всего проекта с использованием Журнала регистрации рисков

Схема процедуры представлена на рисунке 3.

Рисунок 1. Схема Процедуры управления рисками

Ниже приводится описание процедуры.

1. Инициация и регистрация риска

• Любой член проектной группы от Исполнителя или Заказчика может cформулировать риск и инициировать его решение согласно процедуры.

• Риск фиксируется в Журнале регистрации рисков.

• Журнал регистрации рисков размещается в проектной библиотеке и обновляется/дополняется ежедневно в конце дня.

2. Разрешение/минимизация рисков

• Возможные варианты разрешения/минимизации риска обсуждаются на оперативных совещаниях и на еженедельных Совещаниях о ходе работ по Проекту.

• Принятое решение документируется в Журнале регистрации рисков.

• Влияние на график работ оценивается для каждого решения.

• В случае необходимости руководители Проекта эскалируют риск на уровень Программы.

• В случае принятия решения по риску, выполняются действия по минимизации риска и уменьшению его последствий.

• Закрытие риска документируется в Журнале регистрации рисков.

2. Процедура управления проблемами и открытыми вопросами

Настоящая процедура применяется для управления проблемами и открытыми вопросами на Проекте. Управление проблемами и открытыми вопросами выполняется на протяжении всего проекта с использованием Журнала проблем и открытых вопросов

На протяжении проекта возникают проблемы, которые необходимо решать с привлечением руководителей проекта.

На рисунке 5 приведена схема процедуры, которая будет использоваться для разрешения таких проблем.

Рисунок 2. Схема процедуры управления проблемами и открытыми вопросами

Далее приводится описание процедуры.

1. Запись проблемы/открытого вопроса

• Любой член проектной группы от Исполнителя или Заказчика может сформулировать проблему, и инициировать её решение согласно процедуры.

• Проблема фиксируется в Журнале проблем и открытых вопросов.

• Журнал проблем и открытых вопросов размещается в проектной библиотеке и обновляется/дополняется ежедневно в конце дня.

2. Разрешение проблем/открытых вопросов

• Возможные варианты решения проблем/открытых вопросов обсуждаются на оперативных совещаниях и на еженедельных Совещаниях о ходе работ по Проекту.

• Влияние на график работ оценивается для каждого решения.

Ответ на проблему должен быть дан не позднее пяти рабочих дней от даты регистрации вопроса.

Если проблема не будет решена на уровне Руководителей проекта, она будет эскалирована на уровень Программы.

3. Процедура отчетности о деятельности

Процедура отчетности о деятельности заключается в налаживании и поддержании процесса предоставления отчетности по реализации Проекта создания СДО. Управление временными рамками Проекта осуществляется посредством отслеживания результатов проделанной работы, сообщения о которых являются частью предоставляемой отчетности.

Проектные документы будут готовиться проектными группами в ходе всего проекта, в соответствии с планом работ по проекту.

Все проектные документы будут передаваться на согласование и утверждение Заказчику. Открытые вопросы по документу фиксируются в последнем разделе каждого документа “Открытые вопросы для настоящего документа” с вариантами решения вопроса. Открытые вопросы, которые не могут быть решены на уровне проектных групп и руководителя проекта, дублируются в Журнале проблем и открытых вопросов, в соответствии с процедурой Управления проблемами и открытыми вопросами.

Утвержденные проектные документы будут являться основой для последующих проектных работ.

Процедура документирования

Настоящая процедура предназначена для управления документированием на Проекте.

Руководители функциональных групп и сотрудники передают текущие версии проектных документов, отчеты о работе за текущий период и другие документы Проекта ответственному за согласование и оргподдержку. Ответственный за согласование и оргподдержку сотрудник размещает полученные документы в проектной библиотеке.

На рисунке представлена схема процедуры документирования:

Рисунок 3. Схема процедура документирования

Процедура корректировки фактического выполнения плана работ

В случае возникновения необходимости корректировки фактического плана выполнения работ:

• Руководители функциональных групп от Исполнителя формируют отчет группы по работе за отчетный период в формате предложений изменений в Плане работ и передают сотруднику, ответственному за согласование и оргподдержку для подготовки совещания с руководителями Проекта.

• Сотрудник, ответственный за согласование и оргподдержку, готовит совещание руководителей функциональных групп с руководителями Проекта.

• На совещании руководителей Проекта с руководителями функциональных групп принимаются решения по мероприятиям с целью обеспечения выполнения плана работ.

На рисунке представлена схема процедуры корректировки фактического выполнения плана работ:

Рисунок 4. Схема процедуры корректировки фактического выполнения плана работ

4. Процедура управления качеством и приемкой результатов

Мероприятиями обеспечения качества являются:

• Понимание и своевременное разрешение возможных проблем и рисков;

• Достоверная отчётность на всех этапах Проекта;

• Процедуры согласования и утверждения документов Проекта.

1. Регламент процесса согласований документов Проекта

Подготовка документов осуществляется Рабочими Группами Проекта. В процессе обсуждения участники Рабочих Групп могут консультироваться по обсуждаемым вопросам с другими участниками проектной команды.

Документ, готовый к согласованию, передается руководителю группы, который проводит входной контроль качества документа.

Для проведения процедуры согласования выделяются сотрудники, ответственные за согласование.

Сотрудники, ответственные за согласование, в соответствии со схемой согласования и списком согласования каждого документа определяют список должностных лиц, с которыми необходимо согласовать документы, и в течение одного дня после извещения о готовности документов направляют их для согласования.

Согласующее должностное лицо проводит анализ документа и в течение 3 дней направляет свои замечания ответственному за согласование.

Ответственный за согласование в тот же день направляет свои замечания Руководителям Групп и в Рабочие Группы для обработки.

Рабочие Группы производят анализ замечаний и в течение 3 дней подготавливают исправленную версию документа. Исправленный документ и отчет направляется Согласующему лицу, для высказывания своей оценки по корректности внесенного исправления в течение 3 дней. По каждому из замечаний необходимо принять резолюцию «принять» либо «отклонить» (с объяснением причин). В случае необходимости Руководители Групп обсуждают замечания и возможные решения с авторами замечаний. При невозможности принять резолюцию на уровне группы, Руководитель Группы эскалирует принятие решения по замечанию на уровень Руководителей Проекта. Руководители проекта принимают решения по несогласованным на уровне Групп замечаниям.

На рисунке 13 представлена схема согласования документов: Рисунок 5.

2. Регламент процесса утверждения документов Проекта

После окончательной подготовки документа рассылается извещение по электронной почте о времени передачи документа на утверждение и его нахождении в Библиотеке Проекта.

Формируется пакет документов, состоящий из двух электронных копий документов на CD и листов, на которые ставятся подписи (обложка и лист согласования на каждый утверждаемый документ). Два идентичных пакета документов предназначены для Заказчика и Исполнителя.

На следующий день, в оговоренное время, пакет документов доставляется в кабинет Утверждающего лица. Документы, утверждаемые на УК, печатаются в полном объеме (не только подписные листы).

Утверждающие лица после получения извещения детально знакомятся с пакетом документов. После ознакомления и согласования Утверждающее лицо подписывает документ.

После этого документ считается утвержденным. Подписанные листы и соответствующие электронные версии документов являются утвержденными версиями проектных документов.

На рисунке 14 представлена схема утверждения документов:

Рисунок 6. Схема утверждения документов

5. Процедура управления работами

Управление работами заключается в организации систематического и своевременного составления планов работ по проекту.

Процедура управления работами также включает в себя проведение совещаний по Проекту.

Далее приведены схемы проведения совещаний.

Рисунок 7. Проведение оперативного совещания

Рисунок 8. Проведение еженедельного совещания о ходе работ по проекту

стр 7 из 7