2.1.2. Система документации

Значительную долю информационного обеспечения составляют различные документы, содержащие как сведения о производствен­но-хозяйственной деятельности объектов управления, так и ре­зультатные данные для принятия управленческих решений. Доку­менты могут быть представлены в бумажном виде или в электрон­ной форме.

Под документом понимается определенная совокупность све­дений, отражающих состояние экономической системы, зафикси­рованных на бланке установленной формы и имеющих юридиче­скую силу. К числу функций, реализуемых документом, можно отнести регистрацию событий в системе, обработку, хранение и передачу информации; тем самым обеспечивается многофункцио­нальность документа. Юридическая сила документа обеспечива­ется наличием подписи должностного лица (лиц), ответственного за достоверность информации, содержащейся в документе. Систе­ма документации представляет собой совокупность взаимосвязан­ных документов, регулярно используемых в ЭИС.

В ЭИС используется большое количество документов, которые можно классифицировать по ряду признаков, например:

• по отношению к входу и выходу системы различают входные (первичные) и выходные (отчетные) документы;

• по отношению к системе в целом — внешние и внутренние документы;

• по срокам представления — регламентные (для которых опре­делен срок исполнения и предоставления) и нерегламентированные (документы, исполняемые по запросам);

• по периодичности — годовые, квартальные, месячные и др.;

• по содержанию хозяйственных операций — материальные, де­нежные и расчетные.

Среди всего многообразия документов особо можно выделить первичные документы, так как от правильного их оформления и содержания зависит эффективность функционирования системы для принятия оперативных управленческих решений. Первичные документы, фиксирующие факт совершения операции хозяйственной деятельности объекта, должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно. Они оформляются на типовых блан­ках, бланках типовых межведомственных форм или на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых ми­нистерствами и ведомствами. При необходимости экономический объект (предприятия, организации, банки, страховые компании и т.д.) может сам разрабатывать документы специфических форм, которые утверждаются руководством. К первичным документам относятся акты, счета, ордера, накладные и другие документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции, ее юридическую законность.

Первичные документы должны содержать следующие обяза­тельные реквизиты:

• наименование документа (формы), код формы;

• дата составления;

• наименование организации, от имени которой составлен доку­мент;

• содержание операции;

• измерители операции (в количественном и стоимостном выра­жении);

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Таким образом, при разработке информационного обеспечения к документам предъявляется ряд требований по их форме (стан­дартная форма построения), содержанию (минимизация показа­телей, исключение дублирования), порядку заполнения и пригод­ности к автоматизированной обработке на конкретных экономи­ческих объектах и на различных уровнях управления.

Единство требований и создает унифицированную систему документации. Унифицированная система документации (УСД) представляет собой рационально организованный комплекс взаи­мосвязанных форм документов и процессов документирования данных, отвечающих единым правилам и требованиям документо­оборота, и является средством реализации информационных про­цессов документированного обмена данными.

УСД разрабатывается на различных уровнях управления (госу­дарственном, отраслевом, региональном) и призвана обеспечивать единство терминологии, сопоставимость экономических показа­телей, однозначность описания реквизитов и показателей.

В УСД выделяются три основные группы документов:

• управленческие, содержащие информацию для решения кон­кретных задач;

• организационно-методические, регламентирующие разработку унифицированных форм по единым требованиям и правилам;

• унифицированные формы документов (альбом документов) с инструкциями по их заполнению.

Среди перечисленных групп можно выделить следующие виды документации: учетная, финансовая, отчетно-статистическая, ор­ганизационно-распорядительная, банковская и др. Каждому доку­менту присвоен код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), в котором указа­ны наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документа­ции.

Применение УСД позволяет:

• значительно сократить объем первичных документов с целью построения рационального документооборота и упрощения обработки данных в ЭИС;

• обеспечить стандартизацию и единообразие оформления доку­ментов;

• использовать единые стандартные формы документов на раз­личных уровнях управления;

• устранить дублирование данных в документах;

• использовать минимальное количество данных, исключая из документов расчетные показатели;

• обеспечить однократность ввода и многократное использование данных в ЭИС;

• употреблять единую терминологию для всей документации, что обеспечивает простоту и удобство при использовании.

В соответствии с требованиями унификации и стандартизации документации документы должны иметь стандартную структуру, состоящую из следующих трех основных частей:

1. заголовочная, где указываются наименование объекта, его характеристики (например, код по ОКУД) и наименование доку­мента, зона для проставления кодов, постоянных для документов реквизитов-признаков;

2. содержательная часть, которая строится, как правило, в виде таблицы;

3. оформительская часть, содержащая подписи юридических лиц и дату заполнения документа.

При проектировании документов нужно соблюдать следующую последовательность: выделить от заголовка до подписи состав реквизитов; определить форму документа; разделить документ на зоны (общую, содержательную, оформительскую); определить принад­лежность реквизитов к каждой зоне; увязать первичные документы между собой с целью исключить дублирование реквизитов; согла­совать формы первичных документов с машинными носителями или с формами передачи и ввода данных; подготовить эскиз доку­мента; рассчитать размеры документа и выбрать стандартный фор­мат; изготовить бланки в типографии.

Таким образом, использование унифицированных типовых до­кументов повышает эффективность функционирования ЭИС.