2.1.1. Система классификации и кодирования информации

Для эффективного поиска, обработки и передачи экономиче­ской информации в ЭИС она должна быть представлена не в про­извольном, а в формализованном виде. С этой целью информацию следует упорядочить (классифицировать), а затем закодировать с использованием различных классификаторов. Процесс классифи­цирования представляет собой процесс распределения объектов классификации в соответствии с выбранной системой классифи­кации.

Классификация — упорядочение некоторого множества объектов (материалов, изделий, балансовых счетов, видов операций и т.д.) в соответствии с установленными признаками их сходства и раз­личия. Признак, позволяющий распределять множество объектов на подмножества, называют основанием классификации. Процесс классифицирования представляет собой процесс распределения объектов классификации в соответствии с выбранной системой классификации.

Необходимость классификации связана:

• с выявлением общих свойств информационного объекта;

• разработкой правил и процедур обработки информации;

• сокращением объема и времени поиска необходимой информа­ции;

• упрощением обработки информации.

Система классификации — совокупность правил распределения объектов множества на подмножества на основании классифика­ционных признаков и зависимости внутри признаков.

При проектировании ИО к системам классификации объектов предъявляется ряд требований:

• полнота охвата объектов рассматриваемой области;

• однозначность реквизитов;

• возможность включения новых объектов.

Каждая система классификации имеет такие основные харак­теристики, как гибкость, емкость, глубина и заполненность (табл. 2.1).

Таблица 2.1

Основные характеристики систем классификации

Характеристика	Свойства
1. Гибкость	Возможность включения в систему классификации новых классификационных признаков и объектов без нарушения ее целостности
2. Емкость	Количество (максимально возможное) классифика­ционных группировок в системе классификации
3. Глубина	Количество допускаемых уровней (ступеней), соответствующих числу признаков классификации
4.Заполненность	Отношение фактического количества классифика­ционных группировок к емкости системы

В настоящее время известны и наиболее применяемы иерархи­ческая и фасетная системы классификации объектов.

При иерархической системе классификации множество объектов делится в зависимости от выбранного классификационного при­знака на классы (группировки), образующие I уровень. Каждый класс I уровня в соответствии со своим классификационным при­знаком делится на подклассы (II уровень). Каждый подкласс II уровня делится на группы (III уровень) и т.д. (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Иерархическая система классификации

Достоинствами иерархической системы классификации явля­ются простота и логичность построения, возможность использова­ния неограниченного количества классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Недостатки иерар­хической системы классификации следующие: жесткая структура, осложняющая внесение изменений; невозможность группировки объектов по заранее не предусмотренным признакам.

В качестве примера иерархической классификации рассмотрим план счетов бухгалтерского учета. План счетов разбивается на клас­сы (разделы): внеоборотные активы, производственные запасы, затраты на производство, готовая продукция, денежные средства, расчеты, капитал, финансовые результаты. Каждый из этих классов разбивается на подклассы (счета). Например, внеоборотные акти­вы включают в себя основные средства (ОС), амортизацию ОС, нематериальные активы, амортизацию нематериальных активов и др. Каждый подкласс разбивается на группы (субсчета). Так, в подклассе «Основные средства» выделяются собственные и арен­дованные ОС.

Фасетная система классификации позволяет разделить множе­ство объектов одновременно по нескольким независимым друг от друга признакам. Признак классификации, который используется для образования независимых классификационных группировок, называется фасетом.

Фасет (Ф_i) представляет собой совокупность однородных зна­чений классификационного признака. Внутри фасета значения могут располагаться в произвольном порядке или быть упорядо­ченными. Классификация (K_s) заключается в присвоении значе­ний из фасетов: К_s = (Ф₁, Ф₂ ,..., Ф_n). При построении фасетной системы классификации необходимо не повторять значений в раз­личных фасетах. Структурно фасетную классификацию можно представить в табл.2.2.

Достоинствами фасетной системы классификации являются высокая степень гибкости, использование большого числа призна­ков классификации и их значений для создания группировок, про­стота модификации систем без изменения структуры группировок. К недостаткам фасетной системы классификации можно отнести сложность структуры построения и низкую степень заполненности системы.

В качестве примера фасетной классификации рассмотрим бух­галтерскую отчетность (табл. 2.3).

Здесь фасетами являются название отчетности, тип, форма, ниже в столбцах приведены их значения. Тогда классификация отчетности имеет вид:

К₁ = (общеэкономическая, квартальная, Ф₁);

К₂ = (налоговая, годовая, налоговые декларации).

Классификация экономических объектов способствует их систематизации, более глубокому изучению и созданию единых клас­сификаторов однородных объектов для разных предприятий. Клас­сификации является основой кодирования информации.

Кодирование — это процесс присвоения условных обозначений объектам классификации (материалам, изделиям, видам операций, счетам и классификационным группировкам. Цели кодирования: представление информации в более компактной и удобной использования в ИС форме; подготовка информации к обработке системе и передаче ее по каналам связи; упрощение логической обработки информации с использованием специальных методов, установление единообразия представления всех признаков.

Таблица 2.2

Фасетная система классификации

Фасеты	Ф1	Ф2	Ф3	Ф4	Фi	Фn
Значения фасетов	•	•	•	•	•	•
	•		•	•	•	•
	•	•	•	•
	•	•			•	•

Таблица 2.3

Пример фасетной системы классификации

Название отчетности (Ф,)	Тип (Ф2)	Форма (Ф3)
Общеэкономическая	Квартальная	Ф1— баланс
(составляется в соответствии с инструкциями	Годовая	Ф2 — отчет о финансовых
		результатах
Минфина России)		Ф3 — отчет о движении
Налоговая (составляется в		капитала
соответствии с инструкциями ФСН)		Ф4 — отчет о движении
		денежных средств Налоговые декларации Расчеты налогов Справки

Уникальное условное обозначение, присвоенное конкретному объекту (например, счету), называется кодом. Код может состоять из одного знака или системы знаков, образованной по определен­ным правилам. В качестве знаков могут выступать цифры, буквы или буквенно-цифровые символы. Однако чаще используются только цифры.

Код характеризуется длиной (числом позиций в коде), структу­рой (порядком расположения символов в коде) и емкостью (мак­симально допустимым числом элементов кода). Совокупность правил, по которым строится кодовое обозначение объекта, назы­вается системой кодирования.

При кодировании элементов экономических объектов исполь­зуются порядковая, серийная, позиционная (поразрядная), повто­рения и комбинированная системы кодирования, которые сгруп­пированы в два класса — классификационные и регистрационные (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Схема классификации систем кодирования

Классификационное кодирование выполняется после предвари­тельной классификации объектов и подразделяется на позиционное (поразрядное), повторения и комбинированное кодирование.

Позиционная (поразрядная) система кодирования применяется для кодирования сложных объектов, элементы которых можно группировать по нескольким признакам. Данные кодируемого множества классифицируются по заданным признакам, каждому из которых отводится определенное число разрядов (позиций).

В качестве примера рассмотрим лицевой счет клиента банка. Структурно номер лицевого счета имеет следующий вид:

РППББВВВКООООЛЛЛЛЛЛЛ,

где Р (одна позиция) — номер балансового раздела; П (две пози­ции) — номер счета первого порядка; Б (две позиции) — номер счета второго порядка; В (три позиции) — код валюты; К (одна позиция) — контрольный ключ; О (четыре позиции) — номер фи­лиала; Л (семь позиций) — лицевая часть счета.

Другим примером является банковский идентификационный код (БИК), структура которого такова:

XX ХХХХ XXX