ТЕМА 1

ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ

СИСТЕМЫ: ПОНЯТИЕ, КЛАССИФИКАЦИЯ

И ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ

1.1. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКИМ ОБЪЕКТОМ

Любой экономический объект (промышленное предприятие, коммерческий банк, государственное учреждение и т.д.) можно рассматривать как сложную, многоструктурную, многоуровневую динамическую систему, функционирование которой направлено в интересах достижения поставленных целей, связанных с получе­нием прибыли, выпуском востребованных продуктов и (или) услуг, формированием резерва для обеспечения дальнейшего роста и др. Системная модель экономического объекта определяется совокуп­ностью различных элементов и отношений между ними, которые характеризуют информационные отношения внутри экономиче­ского объекта. Совокупность основных элементов и информаци­онных отношений образует бизнес-структуру экономического объекта. Управление такой системой представляет собой сложный динамический процесс, согласующий во времени производствен­но-хозяйственную деятельность объекта и всех его отделов и под­разделений. Управление можно определить как целенаправленное воздействие на элементы системы для достижения поставленной цели. Процесс управления системой, заключающийся в изменении состояния объекта системы, можно представить в виде информа­ционного процесса, связывающего основные компоненты системы (объект и систему управления) с внешней (окружающей) средой.

Руководство экономического объекта получает сведения о со­стоянии системы в каждый момент времени, анализирует эту ин­формацию, вырабатывает управляющее воздействие на систему с целью обеспечения выполнения управленческих решений и при необходимости модифицирует цель и структуру всей системы. При этом управленческие функции реализуются в информационном пространстве экономического объекта, которое характеризуется совокупностью методов и средств, позволяющих наиболее эффек­тивно организовывать процессы получения, преобразования, хра­нения и распределения информации с целью реализации опти­мальных режимов управления объектом.

Таким образом, деятельность любого экономического объекта базируется на системе управления объектом, его экономической системе и информационных технологиях, используемых в качестве инструментария.

Система управления реализует следующие важнейшие функции управления:

• планирования — определяет оптимальные пути достижения по­ставленных целей функционирования экономической системы на различные периоды времени;

• учета — отображает текущее состояние объекта управления в результате выполнения хозяйственных операций;

• анализа — связана с исследованием процесса функционирова­ния экономического объекта и определяет отклонения факти­ческих показателей от плановых с установлением причин этих отклонений;

• контроля — связана с обнаружением отклонений фактических данных от плановых в процессе достижения целей;

• регулирования — основана на оперативном управлении всех хо­зяйственных процессов на объекте с целью выявления резервов и принятия оптимальных управленческих решений. Система управления экономическим объектом (например, про­мышленным предприятием) характеризуется наличием двух взаи­мосвязанных компонентов — субъекта и объекта управления (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Структура системы управления экономическим объектом

Субъект управления, в качестве которого выступает управленче­ский аппарат предприятия, формирует задачи деятельности, при­нимает решения и обеспечивает контроль за их выполнением.

Объект управления — это само предприятия, сотрудники ко­торого решают поставленные задачи и выполняют намеченные планы.

В рамках системы управления циркулируют информационные потоки, характеризуемые наличием прямой и обратной связи. На вход субъекта управления поступает информация о внешней среде (нормативные и законодательные акты, очерчивающие рамки дея­тельности предприятия, другие сведения).

Прямая связь от субъекта к объекту управления представляет собой поток директивной информации, формируемой управлен­ческим аппаратом в соответствии с целями управления и инфор­мацией об экономической ситуации, сложившейся во внешней среде.

Обратная связь от объекта к субъекту управления — это поток отчетной информации, формируемый объектом управления и со­держащий сведения о выполнении принятых решений и степени влияния внешней среды на внутреннюю экономическую ситуацию (например, задержки платежей, нарушение подачи энергии, изме­нение погодных условий и т.п.).

Центральное место в информационном пространстве системы управления экономическим объектом занимает экономическая информационная система (ЭИС), обеспечивающая поиск, обра­ботку, хранение и выдачу информации по запросам пользовате­лей.

Под экономической информационной системой понимают сово­купность экономико-математических методов и моделей, органи­зационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью сбора, обработ­ки, хранения и выдачи информации для принятия управленческих решений. ЭИС создается для конкретного экономического объек­та и должна в определенной мере копировать взаимосвязи его элементов. Современный уровень информатизации общества по­зволяет использовать новейшие технические, технологические и программные средства в разных ЭИС. В основе функционирова­ния ЭИС лежит информационная технология, которая является связующим звеном между всеми ее элементами (компонентами), объединяя их в единое целое.

Содержательной характеристикой экономических информаци­онных систем являются такие понятия, как информация и система, назначение и особенности которых будут рассмотрены ниже.

1.2. Информационные ресурсы и процессы в экономической сфере

Для качественного управления экономическим объектом необ­ходимо иметь доступ к информации, знать методы ее обработки, эффективно распределять информацию, добиваться осуществле­ния принятых решений. В связи с тем, что понятие информации является базовым для управления, рассмотрим существующие в настоящее время подходы к ее определению.

Довольно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым, денежным ресурсам. С этой точки зрения информация — это новые сведения, позволяющие улучшить процессы, связанные с преобразованием вещества, энергии, данных.

Информация неотделима от процесса информирования, по­этому необходимо выделять источник информации и ее потреби­телей (получателей). Движение информации от источника к по­требителю называется информационным процессом. С точки зре­ния потребителей, информация — это новые сведения, принятые, понятые и оцененные конечным потребителем как полезные. Ин­формацией являются новые сведения, расширяющие запас знаний конечного потребителя.

Важнейшими являются следующие свойства информации:

• неуничтожимость — информация не исчезает при потреблении, а может быть использована многократно;

• старение — информация со временем подвергается своеобраз­ному «моральному износу», т.е. она может терять свою ценность по мере того, как ее значение перестает быть актуальным;

• адресность — разным потребителям информации удобны раз­ные способы ее предоставления. Следует отметить, что благо­даря этому свойству и свойству старения потребность в инфор­мации никогда не может быть удовлетворена раз и навсегда. Информация разнообразна и подразделяется по виду обслужи­ваемой ею человеческой деятельности на научную, техническую, производственную, управленческую, экономическую, социальную, правовую и др.

Для определения понятия «экономическая информация» следует очертить рамки экономических процессов. В наиболее общей фор­ме экономическими процессами являются производство, распре­деление, обмен и потребление материальных благ. Информация об этих процессах и называется экономической.

Экономическая информация обладает некоторыми особенно­стями, вытекающими из ее сущности. Для нее характерны:

• преобладание алфавитно-цифровых знаков;

• необходимость оформления результатов обработки данных в форме, удобной для восприятия человеком;

• широкое распространение документов как носителей исходных данных и результатов их обработки;

• значительный объем как переменных, так и постоянных (услов­но-постоянных) данных;

• дискретность, объясняющаяся тем, что экономическая инфор­мация характеризует состояние объекта или процесса либо на определенный момент, либо за определенный интервал вре­мени;

• организованность, вытекающая из того, что экономическая информация отражает результат интеллектуальной деятельности человека;

• многообразие ее источников и потребителей;

• возможность многократного использования одних и тех же дан­ных, в том числе и одновременно у разных потребителей;

• способность к преобразованию, агрегированию по определен­ным признакам, к детализации (разукрупнению) и сжатию (укрупнению).

Различные характеристики экономической информации можно использовать для описания ее качества. Существует несколько подходов к описанию характерных признаков качества информа­ции. Например, за основу можно взять следующие основные кате­гории: время, содержание, форма (табл. 1.1).

Таблица 1.1

Основные характеристики качества информации по категориям

Категория качества	Характеристика
Время	Соответствие информации и фактов по времени Своевременность предоставления информации Частота получения информации Период времени, за который предоставляется информация
Содержание инфор­мации	Точность Отношение именно к нужным фактам Полнота Понятность Степень детализации (общие сведения или детализированная информация)
Форма предоставле­ния информации потребителю	Простота восприятия Подробность сведений Внутренняя структура информационного сообще­ния Внешний вид информационного сообщения Носитель информации (документ, электронная форма и др.)

Кроме основных характеристик качества информации суще­ствуют и дополнительные, к которым можно отнести конфиден­циальность источника поступившей информации, надежность и достоверность получения информации от проверенного источни­ки, надежность каналов передачи информации.

В условиях выполнения функций управления теми или иными объектами экономическая информация должна отвечать опреде­лимым требованиям, в частности быть:

• достоверной;

• своевременной, так как поздно поступившая нужная информа­ция часто оказывается бесполезной;

• документальной — юридически подтвержденной в документах подписями (визами) должностных лиц;

• актуальной — нужной для подразделения и лиц, принимающих решения.

Экономическая информация насчитывает много разновидно­стей (типов), которые выделяются на основании соответствующих классификационных критериев.

1. По принадлежности к сфере материального производства и непроизводственной сфере, а внутри — по отраслям и подотраслям экономики в соответствии с их принятой группировкой.

2. По стадиям воспроизводства и элементам производственного процесса — выделяется информация, отражающая снабжение, про­изводство, распределение и потребление, а также материальные, трудовые и финансовые ресурсы.

3. По временным стадиям управления — выделяется прогнозная, плановая, учетная, информация для анализа хозяйственной дея­тельности, оперативного управления, составления отчетности.

4. По критериям соответствия отражаемым явлениям — досто­верная и недостоверная.

5. По полноте отражения событий — достаточная (полная), недостаточная и избыточная. Для решения задач экономического управления необходима вполне конкретная по содержательности минимальная информация, т.е. достаточная. Избыточная инфор­мация содержит излишние данные, которые либо вообще не ис­пользуются для решения задач (составляют «информационный шум» с его разновидностью для компьютерных сетей — «электрон­ным мусором», или спамом), либо выполняют контрольно-дубли­рующие функции.

6. По стадии возникновения — исходная (первичная) и произ­водная (вторичная) информация. Исходная информация возника­ет в результате действия источников информации (министерства, ведомства, предприятия и других организаций и подразделений) и в соответствии с этими источниками делится на планово-директивную и учетно-отчетную. Планово-директивная информация перемещается (спускается) вниз по уровням иерархии управления, при этом она разукрупняется, детализируется, «расширяется». Учетно-отчетная информация, наоборот, перемещается вверх по уровням иерархии управления, причем по мере своего продвиже­ния она укрупняется, агрегируется, «сжимается». Производная информация возникает в результате обработки исходной и другой вторичной, либо только исходной, либо только вторичной инфор­мации. Среди производной информации различают промежуточ­ную и окончательную (результатную) информацию.

7. По стабильности во времени экономическая информация делится на постоянную (условно-постоянную) и переменную. При этом важно отметить, что период стабильности носит конкретный характер для определенных задач управления. Как правило, он составляет один год, а для оценки уровня стабильности информа­ции используется коэффициент стабильности К_ст, рассчитываемый по формуле:

К_ст=(ИС_общ – ИС_изм):ИС_общ

где ИС_общ — общее число информационных совокупностей;

ИС_изм — число информационных совокупностей, изменивших свои значения за рассматриваемый период (год).

Если К_ст > 0,85, то информационную совокупность принято считать условно-постоянной и в условиях автоматизированной обработки информации ее следует организовывать и хранить в виде самостоятельных массивов нормативно-справочной информации (НСИ).

8. По технологии решения экономических задач в системах управления различают входную, промежуточную и выходную ин­формацию.

В экономических информационных системах информация оце­нивается с использованием трех подходов. Первый рассматривает формально-структурные характеристики информации и не затра­гивает смысловое содержание, второй отражает смысловые связи и строится на содержании информации, третий учитывает цен­ность информации для конкретного потребителя. В связи с этим экономическую информацию можно оценивать с трех основных позиций — синтаксической, семантической и прагматической (рис. 1.2).

Синтаксическая оценка позволяет определить объем экономи­ческих данных на носителях или в сообщениях в соответствующих единицах (знаках, символах, структурных или двоичных единицах и пр.). Такая оценка необходима для определения количества тех­нических средств, форм и видов носителей при автоматизирован­ной обработке информации. Если же требуется определить коли­чество информации, содержащейся в данных, то необходимо рас­сматривать неопределенность состояния системы согласно представлению информации с позиций кибернетики.

Для количественной оценки информации в кибернетике суще­ствует понятие «энтропия», которое характеризует степень неопре­деленности передаваемых или принимаемых сообщений. Тогда информацию можно трактовать как меру уменьшения неопреде­ленности при совершении какого-либо события; и чем менее ве­роятно сообщение, тем больше информации оно содержит.

Оценка информации

Синтаксическая

Семантическая

Прагматическая

Объем данных

Количество информации

Качество информации

Рис. 1.2. Три позиции оценки информации

Поскольку обработка и обмен информацией в компьютере осу­ществляются в двоичной системе счисления, то за основание ло­гарифма принято 2 и количество информации измеряется в двоич­ных единицах, или битах. Бит — наименьшая единица, поэтому на практике за единицы измерения информации принимаются: байт, килобайт (Кбайт), мегабайт (Мбайт), гигабайт (Гбайт), терабайт (Тбайт) и др.

Для качественной оценки информации учитываются семанти­ческая и прагматическая стороны. Смысловое содержание инфор­мации целесообразно оценивать по способности пользователя (получателя) информации принимать и понимать поступающее сообщение. С этой целью используется понятие тезауруса — сово­купности сведений, которыми располагает пользователь или сис­тема. Прагматическая ценность информации определяет ее полез­ность для достижения поставленной цели. Эта характеристика информации достаточно условна, поскольку определяется способ­ностями использования данных в конкретной системе.

Важной характеристикой экономической информации являет­ся се структура. Структура информации играет ту же роль, что и синтаксис в любом языке. Говоря о структуре информации, разли­чают дна взаимосвязанных аспекта:

• состав элементов, образующих структуру информации;

• взаимосвязь между элементами этой структуры.

Рассматривая с этих позиций структуру информации, выделяют простые и составные (сложные) единицы информации.

Составной единицей информации (СЕИ) называют единицу ин­формации, состоящую из определенной совокупности других еди­ниц информации, ассоциативно связанных между собой, т.е. свя­занных по смыслу.

Единицу информации, входящую в СЕИ, называют составля­ющей единицей информации.

Простой, элементарной составляющей единицей экономической информации является реквизит. Реквизитам присущи два свойства, весьма важных с точки зрения их обработки:

• отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать экономический процесс или объект;

• отдельный реквизит может входить в состав различных эконо­мических показателей.

Каждый реквизит характеризуется именем (наименованием), типом и значением (рис. 1.3).