Адрес получателя

Адрес получателя пишется в левой части письма после адреса отправителя и даты.

Newnham Language Centre

8 Grand Road Oxford OX 9DU UK

Если Вы знаете точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом. Вначале пишется имя, затем должность адресата.

Ms Smith

Recruitment Manager

Newnham Language Centre

8 Grand Road Oxford OX 9DU UK

Если Вы не сумели найти имени адресата, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить в строку «attention line».

Newnham Language Centre

8 Grand Road Oxford OX 9DU UK

For the attention of the Recruitment Manager

Таким образом, «адресная» часть письма выглядит следующим образом:

                                          Cambridge School of

                                          Languages

                                          119 Mill Road Cambridge

                                          CB1 2AZ UK

                                          10 July 2000

Newnham Language Centre

8 Grand Road Oxford OX 9DU UK

For the attention of the Recruitment Manager

Или так, если письмо пишется на бланке компании, и Вы не знаете точного имени адресата:

                Cambridge School of Languages

119 Mill Road *Cambridge *cb1 2az *uk

Newnham Language Centre

8 Grand Road Oxford OX 9DU UK

10 July 2004

For the attention of the Recruitment Manager

Обращение

Любое письмо начинается с обращения к адресату. При этом лучше все-таки выяснить имя и должность сотрудника компании, к которому Вы обращаетесь. Эту информацию можно получить, позвонив по телефону и спросив, к кому обращаться по данному вопросу, посмотрев домашнюю страницу компании в Интернете, используя личные знакомства и т.д. Проверьте правильность написания имени и должности сотрудника! В компании могут встречаться однофамильцы, занимающие разные должности.

Золотое правило:

Чем точнее адрес и имя получателя, тем скорее Вы получите ответ.

Различие в пунктуации обращения

В настоящее время деловая переписка идет по пути упрощения стиля и стандартов. Это особенно заметно в обращении без знаков пунктуации.

Ниже приведены современные стандартные обращения.

Обращаться Mrs принято к замужней даме.

Ms – более нейтральное и современное обращение к даме, семейное положение которой Вам не известно.

Окончание, подпись

При подготовке письма необходимо принять во внимание, что в английском языке обращение обязательно подразумевает вполне определенное окончание письма.

Ниже приведены стандартные пары обращение-подпись.

Золотое правило:

Если Вы в начале письма обращаетесь к адресату по имени, то закончить письмо нужно обязательно словами Yours sincerely (GB)/Sincerely yours (US). Если Вы не знаете имени адресата и обращаетесь нейтрально Dear Sir/Madam и т.д., то в конце письма должно стоять Yours faithfully (US/GB).

Если это Ваше не первое письмо к корреспонденту, и за время переписки у вас установились отношения более, чем просто формальные, допустимо в конце написать

Тема письма (сообщения)

Subject line

Эта строка информирует получателя письма о содержании последнего.

Re: Your application for the General Manager Position

Subject: Your order of June 2, 2004

Приложение

Encl

Если в письмо вложены любые дополнительные материалы, например, брошюра, рекламный проспект, схема общественного транспорта, Ваше резюме и т.п., то в последней строчке должно быть указано

Encl.

Можно встретить также сообщение о приложении с точкой в конце

Encl. или как Encls. Все три возможности считаются допустимыми.

Если Вы обязательно хотите непременно указать, какие именно дополнительные материалы приложены к письму, то в этом случае строчка приложения выглядит так:

Encl: Resume

Encl: Curriculum Vitae

Encl: Current Price List

Отправить копию

Сс:

Команда Сс: Ms Ann Smith после строчки приложение Encl означает, что копия письма будет послана Ms Ann Smith.

Таким образом, в самом полном виде образцовое письмо должно выглядеть следующим образом:

                      Cambridge School of Languages