Содержание

1. Введение………………………………………………………………..3

2. Общие вопросы организации работы с личными делами сотрудников организации…………………………………………...4

3. Формирование личных дел……………………………………………8

4. Введение личных дел…………………………………………............12

5. Хранение и учет личных дел…………………………………………13

6. Заключение………….………………………………………................18

Список использованных источников и литературы………………...19

Введение

Большое значение в нашей жизни имеют кадровые документы, в том числе и личные дела, в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях. 

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что также отражает актуальность темы. На многих предприятиях из-за некомпетентности кадрового отдела, зачастую из-за неправильного ведения и хранения документации по личному составу, работники этого предприятия не могут в дальнейшем оформить свои документы соответствующим образом и сталкиваются с рядом всевозможных проблем, а именно: проблемы с пенсионными выплатами, налоговыми отчислениями и т.д. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих организаций. Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

1. Общие вопросы организации работы с личными делами сотрудников организации

Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Личное дело – комплекс документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике предприятия, организации учреждения, складывающийся в процессе его деятельности. Личное дело – это сформированная в установленном порядке совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности. [1] В трудовом законодательстве, а также действующих инструкциях по делопроизводству понятие «личное дело» не раскрывается, хотя некоторыми законами установлена обязанность по его ведению. В частности, в силу ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» [2] кадровая служба государственного органа должна вести личные дела государственных гражданских служащих. Причем порядок их ведения регламентирован Указом президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении личного дела». [3]

Также обязанность ведения личного дела установлена Федеральными законами от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» [4] и от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации». [5] Таким образом, организации и учреждения, не относящиеся к государственной и муниципальной службе, не обязаны оформлять и вести личные дела и могут информацию о работниках систематизировать так, как удобно им. Тем не менее, рекомендуется вести личные дела и иным организациям, так как данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» [6] и гл. 14 ТКРФ: персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К ним относятся имя, фамилия, дата рождения, адрес, а также имущественное положение, образования и доходы работников. Работодатель должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет. В этих целях и ведутся личные дела.

Кроме этого, в силу Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [7] организации при ликвидации должны передать документы по личному составу на хранение в соответствующий архив. Поэтому оформленные надлежащим образом личные дела легче передать на архивное хранение. Для оформления личного дела рекомендуется пользоваться Положением, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации» [8] Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Сведения, содержащиеся в документах личного дела, можно условно разделить на две основные группы: сведения об основных персональных данных сотрудника и сведения о профессиональной деятельности сотрудника (как правило, в пределах периода работы в соответствующей организации).

Документы формируются в папку (скоросшиватель). Кроме того, в папке (и на лицевой обложке) располагаются основные сведения о личном деле и соответствующих документах. Это позволяет обеспечить:

- упорядоченное расположение документов (и содержащихся в них сведений) о сотруднике в пределах одного информационного носителя;

- сохранность документов от повреждения (утраты) в процессе обращения с личным делом;

- безошибочный и быстрый поиск документов, а также самих личных дел – для получения необходимых сведений о сотрудниках, включения в дела новых документов, выдачи дел во временное пользование, проверки их наличия и состояния и т.п.

- компактное расположение личных дел в отведенных для них местах (средствах) хранения;

- установленный в организации режим доступа к личным делам и содержащимся в них персональным данным.

В настоящее время единый порядок обращения установлен только в отношении определенных категорий служащих (сотрудников государственных органов управления). Однако отдельные элементы этого порядка могут применяться руководством организации в целях надлежащей организации работы с личными делами сотрудников с учетом:

- специфики деятельности организации;

- накопленного в этой области позитивного опыта;

- соответствующих положений нормативно-методических документов по делопроизводству.

Конкретный порядок обращения с личными делами сотрудников, как правило, устанавливается локальными нормативными актами соответствующих организаций:

- инструкцией по кадровому делопроизводству (или одним из ее разделов);

- положением о персональных данных;

- инструкцией (регламентом) по организации обращения с личными делами.

Принятие Мотивированного решения о введении в действие подобных актов – прерогатива руководителя организации или уполномоченного им должностного лица (например, заместителя по управлению персоналом).

В соответствии со сложившейся практикой организация кадрового обеспечения организации возлагается на специально уполномоченное подразделение (службу (отдел) делопроизводства, отдел (группу) кадрового делопроизводства в составе службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или службы кадрового обеспечения (кадровой службы, службы персонала) и т.п.) или должностное лицо (инспектора (специалиста) по кадрам, делопроизводителя, секретаря руководителя и т.п.). Одной из ключевых задач кадрового обеспечения является формирование корпоративной документации (документального фонда организации).

Формирование корпоративной документации осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации – оформленным в установленном порядке перечнем заголовков (наименований) дел. Номенклатура дел обеспечивает решение следующих основных задач в области делопроизводства:

- закрепление индексов (индексация) дел;

- систематизация документов;

- группировка документов в дела;

- определение сроков хранения дел.

Для решения перечисленных задач применительно к личным делам следует, прежде всего, закрепить их место в составе номенклатуры дел, предусмотрев для этого требуемое количество индексов.

Например, в номенклатуре дел организации с численностью в 50 сотрудников для соответствующих личных дел целесообразно предусмотреть индексы с 08-101 до 08-150, где 08 – код соответствующего раздела номенклатуры дел (допустим, «Документы кадрового обеспечения деятельности»), а 101, 150 – порядковые номера дел в пределах этого раздела. Рекомендуется также зарезервировать некоторое количество индексов для заведения новых личных дел (на новых сотрудников, принятых организацией на работу).

Установление системы индексации личных дел – обязательное условие для их последующей регистрации. [1]

Регистрация – это процедура записи идентификационных данных о документе (деле) по установленной форме, выполняемая для фиксации факта его создания, отправления или получения. [1]

Рекомендуется регистрировать личное дело через пять рабочих дней после издания приказа распоряжения) о приеме сотрудника на работу либо о переводе его на другую работу – при условии, что принадлежность сотрудника к соответствующей профессиональной категории предполагает ведение на него личного дела.

Для регистрации личного дела соответствующий индекс по номенклатуре дел вписывается в журнал (книгу) учета личных дел; наносится на лицевую сторону обложки (скоросшивателя), в которую предполагается помещать соответствующие документы.

Личное дело – комплекс документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике предприятия, организации учреждения, складывающийся в процессе его деятельности. Личное дело– это сформированная в установленном порядке совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности. Личные дела подлежат учету, индексации и регистрации в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства. [1]