Менеджмент_Лафта Дж.К_Уч. пос_2005 -592с

342 • Раздел IV. Коммуникационные, информационные и лидерские процессы

имеет времени на ее полный сбор и обработку. Источниками неопределенной заранее накопленной информации могут быть:

•плохая организация статистической и информационной службы;

•отсутствие или недостаток знаний о закономерностях и механизме функционирования управляемого объекта и внешней среды;

•принципиальная невозможность надежной оценки тех или иных параметров управляемого объекта, например человеческого фактора и т. п.

Разрешение неопределенности этой группы информации связано с трудозатратами на поиск, обработку информации и проведение научных исследований. Эффективным путем решения проблемы оперативного использования накопленных знаний является внедрение новых информационных технологий в систему управления организаций.

• Вторая группа составляет информацию, получаемую управляющим в процессе принятия управленческих решений.

Эта информация включает оперативную информацию, получаемую непосредственно в процессе принятия решения, и новую информацию, генерируемую управляющим путем логико-аналитической переработки всей известной ему информации с использованием математических методов и моделей предметной области. В исключительных случаях, когда решения носят стратегический характер и определяют будущее организации, могут проводиться специальные научные исследования.

Информация этой группы содержит все объективные сведения о:

•состоянии объекта управления;

•тенденциях развития объекта управления;

•будущих условиях функционирования объекта управления;

•стратегии деятельности объекта управления;

•возможных альтернативных решениях и критериях выбора лучшей альтернативы. Другими словами, здесь сосредоточена вся информационная структура решения,

сформированная с помощью объективных методой. В принятой терминологии вторая группа информации формирует область возможных значений параметров в области возможных состояний организации (объекта управления) или области возможных решений. Неопределенность информации этой группы существенно зависит от величины заранее накопленной информации, содержащей знания о механизме и закономерностях функционирования объекта управления, а также от возможностей объективных методов разрешения неопределенности информации.

• К третьей группе относится информация, которая не может быть получена какими-либо объективными методами.

Неопределенность этой группы информации разрешается волевым решением

В результате при реализации процедуры принятия решения всегда остается ^ определенность, разрешаемая путем субъективного выбора. Эту неопределенен можно назвать остаточной неопределенностью решения.

Глава 10. Информационные процессы в организации • 343

Таким образом, полная энтропия решения — это сумма параметров всех трех групп информации. Однако составляющие полной энтропии решения не являются независимыми, т. к. получение информации одной группы позволяет генерировать информацию других групп; например, знание о механизме функционирования объекта управления позволяет построить его модель, с помощью которой, в свою очередь, можно дополнить исходную информацию. Тем не менее на каждый определенный этап процесса принятия решения объективно существует неопределенность всех групп информации.

Важной характеристикой управления организацией является начальная неопределенность решения, или неопределенность на момент начала реализации процедуры принятия решения. Начальная неопределенность решения характеризует степень стабильности функционирования управляемого объекта, внутренние и внешние условия его деятельности и является одним из важных индикаторов, на который необходимо ориентироваться при организации управления. Поэтому неопределенность управленческого решения зависит от трех факторов, определяющих качество решения, — количества информации, начальной неопределенности решения и времени, выделяемого па принятие решения.

Следует заметить, что реализация процедур принятия решений в организационных системах управления требует специального информационно-аналитического, правового, организационного и технического обеспечения. Все перечисленные виды обеспечения жестко взаимосвязаны и в совокупности составляют систему поддержки управленческих решений в организации. Особенно важной для жизнедеятельности организации является поддержка стратегических решений. Стратегические решения — это решения высшего уровня управления, определяющие главные направления деятельности организации. Для этих решений свойственна большая ответственность и высокий уровень риска, т. к. от них зависит не только будущее состояние, но часто и само существование организации. Поддержка этих решений должна исходить из их особенностей. Наиболее важными характеристиками этих решений являются: •

•уникальность, т. к. условия и решаемые проблемы никогда не повторяются Ч, как правило, не имеют аналогов в прошлом;

•многопараметричность и высокая сложность решаемых проблем;

•большая начальная неопределенность вновь возникающих проблем;

•множество противоречивых критериев выбора подходящей альтернативы реше-

ния;

•сложность поиска компромисса между личными и ведомственными интересами •"иц, принимающих стратегические решения;

•сложность предвидения последствий реализации возможных альтернатив; •Дефицит времени, отведенного на принятие решения.

се перечисленные особенности стратегических решений определяют требова- я к их информационно-аналитическому обеспечению. Наиболее важным шагом ^рвом этапе создания информационно-аналитической системы управления ор-

изацией является ее предпроектный анализ. Предпроектпые исследования должны соде рж а т ь :

выявление и фиксацию в виде содержательного описания и графического предпотЛ С й и я стРУктУРы и механизма деятельности информационно-аналитических

^разделений аппарата управления; 'Детальное описание функций должностных лиц — будущих пользователей си-

В44 • Раздел IV. Коммуникационные, информационные и лидерские процессы

•выявление и структуризацию информационных и других потребностей, обеспешвающих деятельность пользователей системы;

•выявление и структуризацию функциональных и информационных связей анаитических подразделений с внешними организациями;

^• описание регламента и процедур подготовки, прохождения и оформления рс

шений;

• анализ полученных данных, выявление функций и задач, требующих автомати-

зации;

• рубрикацию информации, обеспечивающей деятельность аналитических подразделений, и составление регистра информации, доступ к которой должен быть определен организационно или законодательно;

•разработку предложений по функциям, аппаратному и программному составу системы;

•составление варианта предпроектного облика системы и согласование его со всеми пользователями;

•утверждение проекта в принятом порядке.

Для функционирования информационно-аналитической системы обеспечения управления организацией создаются банки и базы данных и знаний.

• Банк данных — комплекс, включающий специальные структуры организации информации, алгоритмы, специальные языки, программные и технические средства, в совокупности обеспечивающие создание и эксплуатацию системы накопления информации, поступающей от нескольких источников, ее обновление, корректировку и многоаспектное использование в интересах объектов управления, а также прямую связь с пользователем для получения ответов на произвольные, в том числе незапланированные, запросы. . •. • • , , . .•..'•

• База данных является хранилищем специально организованных и логически связанных информационных элементов. Она состоит из самих данных и их описания. Между данными, находящимися в базе, поддерживаются установленные связи. База данных представляет собой информационную модель управляемого объекта. Она ориентирована на интегрированные требования и тем самым удовлетворяет информационные потребности любых пользователей. Центральную роль в функционировании банка данных выполняет система управления базами данных. Эта система удаляет, добавляет, заменяет старые записи данных на новые и представляет собой эффективный инструмент обработки данных.

• База знаний содержит информацию о накопленном практическом опыте специалистов по управлению, используется при подготовке управленческих решений и является необходимым компонентом экспертных систем, обеспечивающих выработку вариантов решений в автоматизированном (или автоматическом) режиме.

10.2.УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ НА РЫНКЕ

10.2.1.Внутренняя информационная система управления

Из природы взаимоотношений между участниками экономической организации в рамках власти и иерархии будут созданы каналы коммуникации между этими участниками и между организацией и ее институциональной средой, особенно рынком1. Когда организация осуществляет управленческий выбор решений — это значит, что она обрабатывает серию информационных сообщений с целью принять решение о действии, которое само станет сигналом, информацией для других единив

1 См. подробнее: ЛафтаДж.К. Управленческие решении. С. 243-301.

Глава 10Информационные процессы в организации • 345

принятия решений, т. е. для других организаций. Одна из функций экономической организации — обработка и производство информации1. Поскольку управление в организации осуществляется через людей, то одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных, и многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена2 (рис. 10.3).

Ни одна производственная система не функционирует в вакууме, она находится в сильно дифференцированной среде. Внешняя среда включает все силы и институты, в частности рыночные, с которыми организация сталкивается в своей оперативной и стратегической деятельности. Все, что можно назвать вне организации, может быть включено в это понятие, потому что вес элементы среды могут оказывать на нее влияние, т. е. влияют с точки зрения ее функционирования, и в первую очередь на эффективность ее менеджмента3. От,факторов внешней среды зависят коммуникационные потребности организации. Вели бы нужно было проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию11.

Анализ проблем экономической теории информации (Economics of Information) касался почти исключительно информации в сфере взаимоотношений между организациями, причем не принималось во внимание то, что сигналы, входящие в процесс всеобщего обмена, вначаче были произведены самими организациями и внутри них.

Однако с теоретической точки зрения, экономическая система характеризуется правилами, по которым она сводит к общему знаменателю разнородные сигналы, относящиеся одновременно к количественной стороне деятельности (например, производительность) и качественной (например, имидж). При этом долгое время рыночную экономику отождествляли с механизмом цен: в экономике, основанной на всеобщем обмене, всякая информация в конце концов отражалась на ценах. В рыночной экономике информация, заключенная в ценах, нередко предстает как недостаточная, иногда она отсутствует вовсе или же возникает в качестве побочного продукта информации другого типа (например, о качестве) (рис. 10.4). Точно так же теоретики плановой экономики под давлением фактов давно осознавали явную недостаточность одних лишь количественных показателей при анализе информации5.

Эта тема повествует прежде всего о внутренней системе информации и ее издержках, а также о природе информации на рынках, в контексте разработки и принятия управленческих решений.

Принятие решения с полным основанием можно рассматривать как процесс целенаправленного преобразования исходной информации о состоянии и условиях Функционирования объекта управления в информацию о наиболее рациональном пути достижения этим объектом желательного состояния в будущем. Здесь наме-

1 Менар К, Экономика организаций, М., 1996. С. 61.

1 Вихапский О. С, Наумов A.M. Менеджмент. М, 1996. С. 294.

3ЛафтаДж. Я". Эффективность менеджмента организации. М., 1999. С. 10—12. * Мескон Ы. X. и др. Основы менеджмента. М., 1992. С. 166.

г' Менар К, Указ. соч. С. 61-61.

354 • Раздел IV. Коммуникационные, информационные и лидерские процессы

щсствляется на условиях, определяемых правами собственности, это относится, лишь к достаточно специфическим ее видам И оставляет широкие возможности для распространения информации, на основе которой генерируются новые знания. При этом само право собственности на информацию не только не противоречит возможности ее максимального распространения, но и предполагает таковое как источник дохода владельца этого права.

Во-вторых, потребление информации тождественно формированию нового знания. «Знания расширяются и саморегулируются, они наращиваются по мере использования. Таким образом, в экономике знаний редкость ресурсов заменена на их распространенность*. В этом контексте очевидно, что распространение информации тождественно ее самовозрастанию, исключающему применение к этому феномену понятия редкости.

В-третьих, к информации не может быть применена такая характеристика, как потребляемость в традиционном смысле данного термина. Использование информации приводит к появлению новой информации и нового знания, не препятствуя и сохраняя стоимость после использования. Знания могут быть использованы не только личностью, достигшей их, по и теми, кто ознакомился с составляющей их информацией.

Наконец, в-четвертых, современная технологическая революция сделала ипфор мацшо наиболее легко тиражируемым благом, создание дополнительного количества которого требует издержек, стремящихся к пулю и возлагаемых в большинстие случаев на самого ее потребителя.

Учитывая это, исследователи пришли к выводу, что информация обладает характеристиками общественного блага, если понимать под ним нечто такое, чем дополнительно может воспользоваться человек, не увеличивая издержек производства. Последнее прямо предполагает, что с технической или концептуальной точки зрения ничто не может измерить стоимость таких благ в рыночных терминах. Таким образом, сама распространимость и определенного рода нслимитировапность информации обусловливают невозможность стоимостной оценки как се самой, так и продуктов, Е создании которых она играет доминирующую роль1.

Среди причин, вызвавших огромный интерес к разработке и внедрению новых информационных технологий, следует назвать резкое усложнение управленческой деятельности, связанное в первую очередь с постоянно возрастающим объемом информации, циркулирующей в организации. Обработкой информации занимается все большее число людей, а рост производительности их труда значительно отстает от роста производительности труда в производстве. Это обусловило общественную потребность в переходе к новым формам информационной деятельности, основанной на принципиально иной программно-технической и организационно-технологической базе2.

В этом плане и вслед за Страссманом П, A. (Strassmann Р. А.) информациопнук производительность следует оценивать в рамках определенного контекста3. Информация, исключая ее эстетические свойства, не являегся потребительским товаром. Информация приобретает экономическую ценность, когда ее применяют для изготовления товаров или оказания услуг. Использование информации отличается от использования материального объекта, например ценность информации возрастает, когда она воспринимается, обменивается или распределяется. Напротив, пользова-

Глава Ю. Информационные процессы в организации • 355

ние предметами ведет к убыванию их ценности (рис. 10.9). Информация имеет смысл, когда ее распределяют, тогда как товары производят для использования или обладания, например чем больше людей приобщается к информации, тем больше возрастает ее важность. Таким образом, предметы и информация ведут себя по-разному, и, следовательно, неудивительно, что требуются различные методы для измерения

иоценки их поведения. Фундаментальная разница между материальными благами

иинформацией объясняет, почему исчисления производительности, которые применяются для измерения производства материальных благ, ведут по ложному пути при применении к информации. Здесь речь идет об определении эффективности информации и эффективности но производительности, которые имеют существенное значение для суждений о ценности информационной технологии.

Возрастание роли и значения информации как фактора производства радикально модернизирует процесс образования издержек производства, т. к. для экономического анализа сегодня актуально сосредоточиться не только на объективных характеристиках факторов производства, по и па субъективных качествах участвующих в этом процессе людей1, т. е. информация, потенциально доступная огромному количеству людей, в то же время может не быть реально усвоена ими, и сам процесс потребления обусловлен наличием у человека специфических способностей.

Несмотря на то что материальные носители информации легко тиражируемы, обладающие сю люди остаются уникальными и невоспроизводимыми. Издержки по распространению материализованной информации весьма невелики и могут быть квантифицированы. В то же время ценность заключенного в носителях кодифицированного знания не может быть определена даже приблизительно. Эта ситуация подрывает фундаментальные основы традиционных стоимостных оценок. Автор работы2 к такому выводу пришел, рассуждая с позиций как неоклассической теории факторов производства, так и трудовой теории стоимости.

Поскольку продукт в производстве информации из информации имеет ту же специфическую природу, что и сам фактор, и фиксирование складывающейся в результате взаимодействия спроса и предложения рыночной цены заключенного в информации знания невозможно, то и неоклассическое определение вклада единицы фактора в издержки производства череп его предельный продукт в денежном выражении теряет всякий смысл.

С точки зрения трудовой теории стоимости, существенными становятся два факта. С одной стороны, издержки производства информации и знания становятся неисчислимыми, ибо деятельность по их созданию уже не может рассматриваться как один из видов труда. Здесь, если исходить из попытки измерения производительности труда методом добавленной стоимости3, то можно согласиться с утверждением И.Друкера (Drucher P.) о том, что «нельзя руководить экономической деятельностью, не имея показателей производительности труда, и нельзя контролировать се, не имея критериев измерения». С другой стороны, процесс тиражирования информации не является воспроизводительным процессом в собственном смысле слова, следовательно, затраты труда на воспроизводство блага, выступающие объективной стороной стоимостного отношения, становятся и условиях информационной экономики совершенно иррациональным понятием, не только не способным полу- 'Шть количественную оценку, но и внутренне противоречивым.

360 • Раздел IV. Коммуникационные, информационные и лидерские процессы

данных, применяемых в системе управления. Существуют два подхода к разработке

систем информационного обеспечения:

• функциональный (или организационно-функциональный) и системный ' подход (или интегрированный)1 . Таким образом, процедуры принятия решений I в значительной степени зависят от информационной системы, а точнее — от способов поиска и передачи информации, определяющих ее качество. Стратегическая роль информационных исследований обусловлена трудностями получения данных об окружающей среде, в которой действует организация, и о внутренних характеристиках последней. Экономическая организация, комбинируя ресурсы, в первую очередь создает персонал исполнителей. Необходимо принять во внимание информацию об ограничениях, которые препятствуют приобретению и трансформации этих ресурсов, а также информацию о самой организации, т. е. в конечном счете о взаимоотношениях между участниками организации и, в частности, об иерархических пра-

вилах (рис. 10.10).

Важнейшая функция экономической организации — анализ сложного комплекса информации о своей среде, т. с. отбор и интерпретация объективных данных, которые расширяют пространство возможных решений. Существует несколько типов ограничений2 (рис. 10.11);

• первый — ограничения, которые касаются первоначальных вложений (затрат) — как материальных (например, запасы сырья), так и нематериальных (например, послепродажные услуги покупателям высокосложного оборудования). Здесь речь идет о трансакционных ограничениях; в рыночной экономике приобретение этих видов вложений опосредуется системой цен или посредством их калькуляции

вслучае, например, вйутреннего трансферта ресурсов в большой фирме;

•второй — ограничения, которые относятся к использованию этих затрат, т. е. необходимая информация об уже внедренной технологии и ее возможностях, информация об альтернативных технологиях (они доступны, потому что уже существуют, их предложение достаточно, а требуемое финансирование может быть обес-

печено);

• третий — ограничения, которые относятся к самой системе информации, т. е. объективно существующие способы получения, отбора интерпретации и сохранения их. Это же относится к бухгалтерским услугам, компьютерному обеспечению, а также к качеству и надежности данных, полученных от других организаций;

• четвертый — ограничения, которые относятся к взаимоотношениям организаций друг с другом. В рыночной экономике эти отношения конкретизируются в структуре рынков, в частности в их более или менее конкурентом характере и в стратегии конкурентов.

Все перечисленные виды информации — это информация о данных, получаема извне: о сырье, о технологическом процессе и т. д. Но организация все же харакп зутеся и иными данными, а именно — отношениями между участниками. Нре всего существуют правила распределения ролей й функций. Они «сдут к уставО] нию внутренней структуры организации, в частности определяют ее уровень w I хизации. Существуют также правила, регулирующие отношения между пера] ческими уровнями. По крайней мере, со времен Адама Смита нам известно! существуют теоретические объяснения самого существования этих структуримущества разделения труда, необходимость внутренних соглашен nil, чтобы п Рч

1 Кардашжая И. Л. Указ. соч. С. 116—120.

Глава 10. Информационные процессы в организации • 361

долеть проблемы типа «дилеммы заключенного», т. е. участники находятся перед проблемой стратегического выбора, базирующегося на предвидении выбора другого

иведущего к решениям, основанным па сотрудничестве или конфликте'.

Виерархической организации существует другой тип информации — внутренние процедуры контроля, которые кристаллизуются в совокупности технических средств

имеханизмов, обеспечивающих сплоченность участников организации и, следовательно, согласованность действий. Они могут быть трех типов: процедуры продвижения по службе; показатели напряженности (норма абсентеизма — absentis); репрессивные формы контроля. Существует еще один тип информационных данных, полученных внутри организации, характеризующих распределение самой информации. Ответ на вопрос, какая информация в какую инстанцию должна быть направлена, занимает стратегическое место при принятии решений в организации, т. к. от этого зависит качество информации, доступной для тех, кто принимает решение.

Таким образом, внутриорганизациопная информация формирует систему представлений, необходимых при принятии решения и предназначенных для того, чтобы донести в концентрированной форме сигнал о комплексе взаимоотношения до других организаций. Организация добивается этого, сводя сигналы воедино в рамках двух типов процедур. Первый — кодификация, т. е. перевод совокупности установленных и отобранных данных на язык, доступный для всех участников. Кодификация определяет требуемое качество и выполняет двойную функцию: обобщить относящиеся к делу данные в форме, доступной пониманию участников, и уменьшить число данных, облегчив тем самым их использование. Второй тип — организационные схемы, которые нацелены на то, чтобы представить саму структуру организации и, следовательно, дать образ отношений между участниками в одной из трех элементарных форм:

•в виде дерева, например, в схеме управления, которая должна описать структуру с многочисленными иерархическими уровнями;

•в виде сетевой схемы, которая представляет отношения между участниками пне критериев иерархии, в частности но взаимозависимости их функций;

•наконец, в виде системы отношений взаимного сцепления (построенных, как звенья в цепи), где структурные группировки сформированы в зависимости от сходных признаков участников, например от их местоположения.

Все эти виды внутренней информации имеют смысл лишь тогда, когда они обобщаются в совокупности сигналов, обеспечивающих стыковку между отдельными организациями. В рыночной экономике, где организации производят товары и услуги, призванные так или иначе стать предметом сделок, эта внутренняя информация проявляется в виде издержек и, как правило, в виде цеп (хотя здесь возможны ис- КЛ|очения)2. В экономической теории существуют две принципиально отличающие-

интерпретации проблемы формирования цен:

Первая (Маршалл, Вальрас) описывает главным образом случай широкой конкуЧин и предполагает весьма произвольно, что в этих условиях цены производ-

•подробнее: Менар К. Указ. соч. С. 67.

см. подробнее: Варга В. Введение в предмет//МЭМО. 1992. № 10; 'Щ'лоф Б. и др. Вызов лидерон. М, 1996;

"/"'е-чюшииков Р. И. Философия рынка Ф. Хайека // МЭМО. 1989. № 12; 'I'"РШалл Л. Принципы экономической науки. М., 1993. Т. 2;

\'*karlunge, Kalecki M. Political Economy. Beirut 1980. Т. З;

"'C '"a /J/С Указ. соч.