3.2 Использование существующего источника данных

Если источник данных уже существует (в файле базы данных или в документе Word), то для его использования следует:

• в диалоговом окне Слияниев группеИсточник данныхнажать кнопкуПолучить данныеи в открывшемся списке указатьОткрыть источник данных;

• в появившемся диалоговом окне Открыть источник данныхуказать имя файла источника данных²и нажать кнопкуОткрыть.

3.3 Просмотр и редактирование источника данных

Источник данных можно просматривать и редактировать в диалоговом окне Форма данныхили (если источник содержится в документе Word) в окне документов.

В первом случае для этого нужно:

• открыть диалоговое окно Слияние;

• в группе Источник данныхнажать кнопкуПравкаи в открывшемся списке выбрать имя источника данных;

• произвести необходимые изменения источника данных (добавить, изменить или удалить запиcи);

• по окончании редактирования источника данных нажать кнопку ОК.

Во втором случае следует предварительно открыть источник данных как обычный документ заданием Файл—Открыть.

После редактирования источника данных его можно записать в файл точно так же, как обычный документ.

Чтобы отсортировать записи источника данных по одному из столбцов, следует установить курсор в области этого столбца и нажать на панели инструментов Стандартнаякнопкидля сортировки по возрастанию илидля сортировки по убыванию.

4. Вставка вычисляемых полей слияния

Вычисляемые поля слияния целесообразно вставлять в текст основного документа после определения источника данных.

Для вставки полей слияния следует:

• поместить курсор в то место документа, куда нужно вставить первое поле;

• нажать на панели инструментов кнопку Добавить поле слиянияи выбрать в открывшемся списке соответствующий столбец источника данных¹;

• аналогичным образом вставить второе поле;

• по окончании вставки всех полей записать основной документ в файл.

5. Слияние основного документа и источника данных

Для слияния основного документа и источника данных нужно активизировать окно с основным документом и нажать на панели инструментов Слияниеодну из следующих кнопок:

• , чтобы поместить результат слияния в новый документ;

• , чтобы вывести результат слияния на печать;

• , чтобы перейти в диалоговое окноСлияние, где можно установить дополнительные параметры (например, выбрать записи для слияния), после чего в спискеНазначение:указать, куда передать результат слияния (в новый документ или на принтер), и нажать кнопкуОбъединить.

Чтобы предварительно просмотреть результат слияния на экране, необходимо нажать на панели инструментов Слияниекнопку. В поле вводаПерейти к записиможно указать номер записи в источнике данных, для которой требуется просмотреть результат слияния.

Чтобы выбрать определенные записи источника данных для слияния, необходимо:

• задать Сервис—Слияние;

• в диалоговом окне Слияниев группеОбъединениенажать кнопкуОтбор записей;

• в диалоговом окне Отбор записейвыбрать вкладкуОтбор записей, установить критерии отбора записей (в спискеПоле:указать имя поля, в спискеОператор:выбрать операцию сравнения, в полеЗначение:ввести значение критерия) и нажать кнопкуОК;

• в диалоговом окне Слияниев группеОбъединениенажать кнопкуОбъединить;

• в появившемся диалоговом окне Слияниев спискеНазначе­ние:указать, куда передать результат слияния, и нажать кнопкуОбъединить.

Чтобы удалить все критерии отбора записей, нужно в диалоговом окне Отбор записейнажать кнопкуОчистить все.

Чтобы отсортировать записи источника данных по нескольким полям, необходимо:

• задать Сервис—Слияние;

• в диалоговом окне Слияниев группеОбъединениенажать кнопкуОтбор записей;

• в диалоговом окне Отбор записейуказать вкладкуСорти­ров­ка записей, в спискахСортировать по полюиЗатем по полювыбрать имена полей, по которым нужно отсортировать записи, рядом с полями сортировки установить типы сортировки (включить переключателипо возрастаниюилипо убыванию) и нажать кнопкуОК.