5.5.4.2. Работа с формами

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя  в приложениях Access. Хорошо разработанные формы позволяют работать с приложением даже неподготовленному пользователю.

Чаще всего формы создаются в следующих целях:

• ввод и редактирование данных – это наиболее распространенный способ использования форм. Формы обеспечивают вывод на экран данных в удобном для пользователя виде;

• управление ходом выполнения приложения – в этом случае формы используются для запуска макросов;

• вывод сообщений – с помощью форм можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках;

• печать информации – несмотря на то, что для печати информации чаще всего используются отчеты, можно напечатать информацию, содержащуюся в форме.

Формы позволяют задавать  два различных набора параметров: один – для вывода формы на экран, а другой – для вывода на печать.

Для создания формы следует в окне базы данных перейти на вкладку Формы и нажать кнопку Создать, после чего на экране появится окно  Новая форма. В данном окне предлагается выбрать источник данных для формы и способ ее создания.

Access предлагает следующие способы создания форм:

Конструктор форм. Этот способ позволяет разрабатывать собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра, ввода и редактирования данных.

Мастер форм. Позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных для нее данных.

Автоформа: в столбец.  Позволяет автоматически создать для исходной таблицы/запроса форму,  в которой все поля располагаются в  один или несколько столбцов.

Автоформа: в ленточная. Позволяет автоматически создать для исходной таблицы/запроса форму,  в которой все поля расположены в строку. Названия полей расположены сверху, как в таблице, но каждое значение имеет собственное поле для просмотра.

Автоформа: табличная. Позволяет автоматически создать табличную форму, которая аналогична ленточной, но  каждая запись в такой форме находится на отдельной странице.

Диаграмма. Позволяет создавать форму, данные в которой представлены в виде диаграммы.

Сводная таблица. Этот Мастер использует Microsoft Excel для создания объекта сводной таблицы, и Microsoft Access для создания формы, в которую внедряется объект сводной таблицы. 

Для вариантов создания форм Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная,  Автоформа: табличная и Диаграмма необходимо выбрать источник данных для создания формы. Во всех остальных случаях это делать необязательно.

По сравнению с простыми автоформами формы, созданные с помощью Мастера форм, более разнообразны по стилю оформления, могут содержать выбранные поля, в т.ч. и из нескольких связанных таблиц.

Создавать и редактировать формы любой степени сложности позволяет только Конструктор форм. Также в режиме Конструктора можно отредактировать формы, созданные Мастером, или автоформы.

Создать форму, позволяющую просматривать и редактировать записи только одной таблицы, довольно просто. Но на практике требуются формы, позволяющие производить  одновременный ввод или просмотр данных, хранимых в двух или более связанных таблицах.  Например, при выводе информации о результатах экзаменов,  было бы неплохо сразу размещать необходимую  информацию о студентах. Эти данные реально хранятся в двух разных таблицах (СТУДЕНТЫ и ЭКЗАМЕНЫ), связанных отношением “один-ко-многим”.

Но можно создать форму, которая позволит вводить, редактировать и просматривать все эти данные одновременно. В таких случаях для отображения записей основной и подчиненной таблиц можно использовать многотабличную иерархическую форму (рис.  5.5.4-5).

 

Рис. 5.5.4-5.    Пример иерархической формы

Иерархической называется форма, содержащая  поля из главной и одной или нескольких подчиненных форм. Подчиненные формы используются для отображения данных из таблиц с отношением “один-ко-многим”.

Наиболее простым способом  создания иерархической формы является использование Мастера форм.

Как видно из рисунка, форма состоит из двух частей. В верхней половине окна формы находятся поля таблицы СТУДЕНТЫ, т.е. таблицы со стороны “один”. В нижней половине находится подчиненная форма, содержащая поля из таблицы ЭКЗАМЕНЫ (таблица со стороны “много”).

Для создания такой формы нужно:

- перейти на вкладку Формы в окне базы данных, нажать кнопку Создать и выбрать в качестве режима создания Мастер форм;

- в окне Новая форма в качестве источника записей формы указать таблицу ЭКЗАМЕНЫ (в иерархических формах базовой всегда является  таблица со стороны “много”);

- в следующем окне Мастера форм определить главную и подчиненную таблицы. Здесь в качестве главной следует выбрать таблицу СТУДЕНТЫ. В правой части данного окна диалога отображаются поля таблиц: в верхней части поля главной, а в нижней – поля подчиненной таблицы. Опция Связанные формы предназначена для представления данных без использования подчиненной формы;

- далее следует выбрать  внешний вид подчиненной формы: табличный или ленточный;

- на последующих шагах Мастера форм  выбрать стиль, задать имена форм, а также указать режим, в котором будет открыта форма после завершения ее создания.