Оглавление

Введение 3

1. Теоретические основы планирования и контроля в системе менеджмента 4

1.1 Сущность, цели, виды и принципы планирования. Понятие, процесс контроля, его сущность и основные виды. 4

1.2 Контроль в системе кадров, контроль в России и за рубежом. Как стиль управления влияет на систему контроля 11

2. Организация планирования и контроля на предприятии 15

2.1 Краткая характеристика ОАО «ММК» 15

Генеральный директор ОАО "ММК" Борис Дубровский  17

2. Доля на российском рынке проката (2010 г.): 17,7% (1-е место). 17

3. Производство стали (2011 г.): 12,2 млн тонн. 17

4. Производство товарной продукции (2011 г.): 11,2 млн тонн. 17

5. Выручка Группы ММК (2010 г.): 7,719 млрд долларов США.  17

Финансируя социальные программы, ОАО «ММК» в долгосрочной перспективе создает надежную основу для дальнейшего развития Магнитогорска и всего Уральского региона.  18

2.2 Организация планирования в ОАО «ММК» 19

2.3 Процесс контроля в ОАО «ММК» 20

2.4 Совершенствование планирования и контроля на предприятии 23

Заключение 25

Список литературы 26

Введение

Контроль – это процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации с целью обеспечения выполнения организационных задач.

Планирование – одна из составных частей управления, заключающаяся в разработке и практическом осуществлении планов, определяющих будущее состояние экономической системы, путей, способов и средств его достижения.

Актуальность темы работы обусловлена несколькими причинами.

Наиболее основополагающей причиной является необходимость наблюдать за тем, чем люди заняты, чтобы быть уверенными, что они знают, что и как им следует делать. Маленькие ошибки не кажутся значительными, но их совокупный эффект через некоторое время может воздействовать на снижение потенциала организации. Другая причина необходимости управленческого контроля – непрекращающиеся изменения, с которыми организации и их менеджеры сталкиваются. Динамичность внутреннего и внешнего окружений фирм усиливает важность связи между планированием и контролем. Возрастающая сложность организаций, занимающихся бизнесом – является ещё одной важной причиной необходимости управленческого контроля. Чем крупнее и сложнее организация, тем в большей степени она требует формализации системы контроля в управлении.

Контроль и планирование являются важнейшими функциями управления. Поэтому этот вопрос хорошо изучен в литературе.

Целью работы является изучение функции планирования и контроля в системе менеджмента организаций.

Задачи работы:

- изучить теоретические основы планирования и контроля в системе менеджмента;

- рассмотреть организацию и планирование контроля в ОАО «ММК»;

- предложить пут и совершенствования планирования и контроля на предприятии.

Предметом анализа является контроль и планирование как функции управления.

Объект анализа – торговая организация ОАО "ММК".

1. Теоретические основы планирования и контроля в системе менеджмента

1.1 Сущность, цели, виды и принципы планирования. Понятие, процесс контроля, его сущность и основные виды.

Планирование заключается в установлении целей его деятельности на определенный период, путей его реализации и ресурсного обеспечения. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом их возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным подразделением и предприятием в целом.

Планирование выполняет следующие цели: позволяет наиболее рационально использовать имеющиеся ресурсы; помогает подготовиться к использованию будущих благоприятных условий, систематизирует возникающие проблемы; улучшает координацию между подразделениями и службами экономической организации; увеличивает проходимость информации; упрощает и систематизирует выполнение функции контроля за производственно-хозяйственной деятельностью. Кроме этого, всеобщие формы общественного производства предопределяют дальнейшее укрупнение производств и, следовательно, их усложнение. Значит, будет усложняться производственный менеджмент вообще и планирование, как функция менеджмента, в частности.

Принципы планирования

Под принципами понимают руководящие положения, установки в какой-нибудь деятельности. Принципы планирования определяют характер и содержание плановой деятельности в экономической организации.

1. Принцип единства

2. Принцип непрерывности

3. Принцип гибкости взаимосвязан с принципом непрерывности и заключается в придании планам и процессу планирования способности менять свою направленность в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств.

3. Принцип точности

4. Принцип участия тесно связан с принципом единства. Принцип участия означает, что каждый член экономической организации становится участником плановой деятельности, независимо от должности и выполняемой им функции.

В качестве принципов планирования можно указать также:

• принцип рациональности – прежде чем разрабатывать план, следует помнить о том, что процесс планирования требует ресурсных затрат (времени, сил, финансов), сопоставить затраты с тем, что предположительно может дать наличие данного плана в организации. Планирование необходимо осуществлять в том случае, когда эффект от создания плана превышает затраты на его разработку;

• принцип выполнимости – нельзя планировать те цели и задачи, достижение которых не подкреплено ресурсно в рамках организации.

Виды планирования

1. По степени охвата выделяют общее планирование (включающее в себя все относящиеся к данному вопросу области и величины) и частичное (охватывающее только определенные области и величины).

2. В зависимости от степени неопределенности плановой деятельности системы планирования в организации можно разделить на два типа. Первый – это те, которые действуют в полностью предсказуемой среде и не имеют недостатка в информации. Следовательно, события в таких системах имеют полную определенность: можно дать 100%-ю гарантию, что если событие А произойдет, то за ним последует событие Б. Этот тип систем планирования называют детерминированными системами.

Другой тип систем планирования предполагает недостаток определенности во внешней среде и нехватку информации. Так, нельзя предусмотреть определенное значение результата решения X, принятого менеджером, если этот результат может воплотиться с 80%-й вероятностью. Системы планирования, не дающие полной предсказуемости результата, называют вероятностными (стохастическими).

3. Типы планирования зависят также от временной ориентации идей планирования (ориентированы ли эти идеи в прошлое, настоящее или будущее). В этом смысле различают четыре типа планирования: реактивное (нацеленное только в прошлое), инактивное (приспосабливающееся только к настоящему), преактивное (предпочитающее смотреть только в будущее) и интерактивное (ориентированное на взаимодействие всех лучших идей планирования).

4. По содержанию в аспекте предпринимательской политики выделяют следующие виды планирования:

• стратегическое (высший уровень управления) – поиск новых возможностей и продуктов производства;

• тактическое (средний уровень) – создание предпосылок для известных возможностей и продуктов;

• оперативное (низший уровень) – реализация данной возможности.

5. Классификация по длительности горизонта планирования Разделение планирования на долго-, средне- и краткосрочное означает различие отрезков времени, необходимых для выполнения плановых показателей, и несет технический характер.

Долгосрочное планирование обычно охватывает длительные периоды времени – от 5до 25 лет.

Среднесрочное планирование конкретизирует ориентиры, определенные долгосрочным планом, и рассчитывается на более короткий период (3-4 года)

Краткосрочное планирование – это разработка планов на один-два года.

6.По предмету (объектам) планирования различают: целевое планирование (определение общих, стратегических и оперативных целей и ограничений), планирование средств (относится к планированию потенциалов, таких как персонал, оборудование, материалы, финансы, информация), программное планирование (планирование программ производства и сбыта) и планирование действий (например, специальных продаж и мероприятий по вербовке).

7. По сферам функционирования планирование подразделяют: на планирование сбыта (цели сбыта, программы действий, расходов на сбыт, развитие сбыта); производства (программы подготовки и хода производства); персонала (потребности в персонале, подготовки персонала); заготовок (планирование потребностей, закупок); финансов (платежных средств, покрытий капиталов, вложений капиталов); инвестиционное и расширенное общее планирование.

Понятие контроля

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Управленческий контроль – это процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения организационных задач.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали саму организацию. Контроль очень важен для того, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.

Эффективный управленческий контроль создается на основе его соединения с процессом стратегического планирования. Эффективный контроль обеспечивает основу для наблюдения по осуществлению стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры могли определить, насколько хорошо выполняется план и где необходимо сделать изменения или применить регулирующие меры¹.

Управленческий контроль в общем осуществляется на двух организационных уровнях. Операционный контроль осуществляется на уровне операций, где менеджеры сталкиваются с использованием физических, финансовых, человеческих и информационных ресурсов для достижения организационных целей. Второй уровень – стратегический контроль (рис.1.1).

На рис.1.1 финансовые и информационные ресурсы показаны во взаимосвязи с другими видами ресурсов, поскольку они имеют отношение ко всем другим ресурсам.

Рис.1.1 Направленность управленческого контроля

Когда мы рассматриваем организационную деятельность как систему подбора и концентрации ресурсов, их трансформирования и создания продукции, становится очевидным, что различные виды управленческого контроля необходимы для каждой фазы этой системы (рис.1.2): предварительный, текущий, заключительный (обратный) контроль.

Предварительный (направляющий) контроль – это такой подход к контролю, который использует ресурсы в системе организационной деятельности как средства контролирования выполнения организационных целей². В процессе предварительного контроля менеджеры определяют ресурсы или моменты в организационном процессе, которые определяют успех всего процесса. Затем они сосредотачивают деятельность по контролю на выборе лучших ресурсов, тем самым избегая проблемы до того, как она возникнет, и наблюдении за изменениями.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

На стратегическом уровне предварительный контроль вводится для того, чтобы нацелить менеджеров на ключевые изменения в окружении, которые могут повлиять на осуществление долгосрочных организационных целей.

Рис.1.2. Три типа контроля

Текущий (просеивающий) контроль – это такой подход к контролю, который основан на его применении в процессе выполнению работы.

Текущий контроль на операционном уровне стремится обеспечить выполнение всех работ и развитие событий в соответствии с планом. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Менеджеры, выполняющие текущий контроль на стратегическом уровне, обычно сосредотачивают внимание на квартальных результатах и на ключевых вехах для того, чтобы наблюдать организационный процесс и вносить необходимые коррективы.

Обратный (заключительный) контроль – этой такой подход к контролю, который сосредоточен на результатах деятельности организации после завершения основного процесса.

Обратный контроль на операционном уровне играет три основные роли. Первое, он обеспечивает операционных менеджеров информацией, необходимой, чтобы оценить эффективность организационной деятельности, за которую они ответственны. Второе, обратный контроль часто используется как база для оценки и вознаграждения служащих. И третья роль обратного контроля состоит в том, чтобы настроить менеджеров, ответственных за обеспечение или проведение процесса, на то, чтобы они наладили свою деятельность должным образом.

Обратный контроль на стратегическом уровне обеспечивает высшее руководство информацией, которую можно использовать для корректировки или изменения будущих планов фирмы. Результаты деятельности всей организации помогают высшему руководству оценить успешность текущих планов. Обратный контроль обеспечивает информацией о соответствии этих планов или о необходимости отрегулировать или изменить будущие действия всей организации.

Процесс контроля

Процессы контроля каждого типа на каждом уровне включают четыре основные фазы³.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Рис.1.3. показывает типичное движение процесса основного контроля через эти фазы.

Установление стандартов.

Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Первая фаза любого процесса контроля – создание стандартов. Стандарт – это желаемый результат или ожидаемое событие, с которым менеджеры могут сравнивать последующую деятельность, исполнение и изменение⁴.

Рис.1.3. Фазы (этапы) процесса контроля⁵

Стандарты отражают специфические цели, которых следует придерживаться персоналу. Путем определения таких специфических стандартов менеджеры устанавливают соответствующую основу для контроля результатов организационной деятельности.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям.

Требование, содержащееся в этой второй фазе процесса контроля, является двойственным⁶. Наблюдение изменений, прогресса или результатов, во-первых, требует определения соответствующих изменений или указателей для наблюдения, что во многих видах деятельности является непростой задачей. Второе требование – наблюдать систематически. Многие менеджеры поспешно стремятся к документальному прогрессу и результатам после наблюдения факта, пренебрегая регулярным и систематическим наблюдением прогресса, изменений или исполнения. Несистематическое наблюдение часто приводит к кризису менеджмента или постепенно ведет к пренебрежению контролем среди подчиненных менеджера.

Анализ результатов.

Третья фаза процесса контроля состоит в сравнении наблюдаемых менеджером изменений, прогресса или результатов со стандартами, созданными в первой фазе. Эти результат могут совпадать со стандартом, а могут быть ниже или выше его. Работа менеджера по сравнению результатов со стандартами состоит в том, чтобы решить, в какой степени отклонение от стандарта допустимо.

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт.

Завершение оценки результатов и осуществление необходимых корректирующих воздействий являются финальной стадией в процессе контроля. Ее цель – обеспечить, чтобы будущая организационная деятельность под контролем менеджеров успешно продолжалась или чтобы были получены скорректированные результаты, ожидаемые от этой деятельности. Корректирующие действия или регулирование обычно принимают одну из трех форм:

1. Поддержание текущего статуса. Когда результаты совместимы со стандартами, наиболее подходящей реакцией является признание приемлемого исполнения и поддержание status-quo. Эта ситуация обычно отражает организационную деятельность, находящуюся на правильном пути, в которой необходимы лишь незначительные изменения.

2. Осуществление регулирования. Когда результаты отклоняются от стандартов, обычно необходима корректировка того, чтобы было сделано и как было сделано. Корректировки в программах рекламы, ценах или обслуживании клиентов могут быть необходимы для того, чтобы привести уровень исполнения стандартов, установленных высшим руководством.

3. Изменение стандартов. Если результаты значительно отклоняются от стандартов, то другим способом корректировки, используемым в процессе контроля, может быть изменение стандарта или плана. Например, стандарт ежегодного роста продаж на 15% не может больше считаться средством оценки торгующего персонала, когда компания начинает сталкиваться с сильным конкурентным окружением. В этом случае изменение стандарта, используемого в процессе контроля, было бы наиболее подходящим.