3. Едина система управления нси (ес нси)

Подсистема НСИ всегда присутствовала в составе прикладных автоматизированных систем (бухгалтерских, кадровых, систем оперативного планирования и управления производством, систем управления снабжением и сбытом, и пр.) именно как подсистема. Однако в конце XX и начале XXI века сформировался и стремительно развивается новый подход к управлению нормативно-справочной информацией, позволяющий обеспечить высокое качество нормативно - справочной информации.

Суть нового подхода состоит в создании в компаниях специализированной Единой системы управления НСИ (ЕС НСИ). Ведение всей нормативно - справочной информации компании выделяется в отдельную систему, в которой производится ведение Единых справочников компании: Единого справочника материально-технических ресурсов (МТР), Единого справочника работ и услуг, Единого справочника контрагентов, Единых финансовых справочников, Единых кадровых справочников и т.д. Данные Единой системы управления НСИ используются как источник НСИ всеми прикладными корпоративными системами.

Рис.1. Связка данных с помощью НСИ

Ведение НСИ, таким образом, производится централизованно в одной специализированной системе. Во всех других автоматизированных системах изменение данных НСИ прекращается. Данные НСИ изменяются на основании запросов пользователей, направленных в Единую систему НСИ. Программное обеспечение Единой системы НСИ должно обеспечивать формирование, согласование и обработку таких запросов в соответствии с утвержденным Регламентом, а также репликацию обновленных данных НСИ в прикладные автоматизированные системы. Ведение Единых баз данных НСИ выполняют специалисты в области НСИ – эксперты НСИ. В компаниях создаются Службы ведения НСИ. Появляется новая профессия – эксперт НСИ. При создании Единых систем управления НСИ в компаниях проводятся работы по нормализации нормативно - справочных данных. Под нормализацией понимается устранение ошибок, неточностей и неполноты в данных, устранение дублей, дополнение недостающей информации, унификация данных в справочнике НСИ.

При значительном количестве ИТ-приложений или территориально-распределенной структуре для ведения и актуализации НСИ требуется создание специальной автоматизированной системы (АС). Ее разработка станет одним из элементов создания на предприятии единого информационного пространства. Во всех АС, независимо от того, где они находятся, будут использоваться единые наименования объектов, а работа подразделений и филиалов станет основываться на общих регламентах, правилах, процедурах.

Создание автоматизированной системы управления НСИ происходит в несколько этапов: анализ состава НСИ и процессов ее ведения, выбор архитектуры автоматизированной системы, оценка стоимости ее создания, разработка и поддержка.

4. Создание автоматизированной системы управления нси

   1. Анализ нси

К основным видам НСИ относятся: справочники, классификаторы и нормативные документы. Состав НСИ приведен на рис.2.

Рис. 2. Типовой состав НСИ

Одним из первых шагов организации ведения НСИ является создание реестра, где детально описываются все использующиеся на предприятии виды НСИ. Например, для регламентов должны быть указаны такие характеристики, как название, ответственный специалист, дата введения, рассматриваемые объекты, подразделения, на которые распространяется действие регламента, связанные классификаторы и справочники.

Кроме того, необходимо установить связи между различными видами НСИ, определить состав содержащейся в них информации, обозначить, в каких системах ведется работа с данными (источники информации) и для каких бизнес-процессов необходимо их использование (потребители информации).

Подобный анализ позволяет выбрать модели ведения НСИ по всем функциональным направлениям, разработать регламенты работы при изменении или удалении данных (к примеру, понять, с какими подразделениями должны быть согласованы изменения), а также выявить случаи дублирования информации. Так, на одном из предприятий было установлено, что в отдельных подразделениях ведутся и используются собственные классификаторы и справочники, которые в точности повторяют содержание материалов НСИ, поддерживаемых централизованно. Например, локальные «Справочник дебиторов», «Справочник кредиторов» по содержанию дублировали общий «Справочник контрагентов». Вместо использования общего «Справочника филиалов и структурных подразделений» применялись собственные «Справочник обособленных подразделений» и «Классификатор филиалов и обособленных подразделений». В результате происходила трата ресурсов на поддержание нескольких видов НСИ, которые содержали одни и те же данные.

На основе анализа реестра нормативно-справочной информации и данных о связях между различными видами НСИ, а также с учетом структуры и специфики деятельности предприятия формируются основные функциональные требования к будущей АС:

• возможность централизованного управления справочниками, классификаторами и другими документами;

• возможность централизованного контроля всех нормативно-справочных данных (при хранении, использовании или изменении);

• поддержка централизованного и распределенного (если это необходимо) ведения НСИ;

• хранение актуальных и исторических данных в центральном офисе и в филиалах, обеспечение оперативного доступа к ним;

• автоматическая синхронизация нормативно-справочной информации между элементами системы в различных подразделениях или филиалах (если необходимо);

• возможность изменения состава справочников, их структуры без модернизации программного кода системы.