Pohilko / Pohilko

1.5.2 Варианты штатного расписания

Проанализируйте полученные варианты и выберите и оформите один из них в виде таблицы (таблица 1.3).

В таблице оставить столбцы C,D,E,F, а столбцы A,B,H выделить и выбрать пункт меню Формат/Столбец/Скрыть.

1.5.3 Штатное расписание хозрасчетной больницы

1.5.4 Создание экранной или печатной формы

Для создания личной формы нужно создать лист нужного формата, содержащий нужный текст и графику, а затем сохранить содержащую его книгу как шаблон. Для получения пустой копии данной формы следует создать новую форму на основе этого шаблона с помощью команды Создать электронную таблицу в меню Файл.

Существует возможность распечатать лист и заполнить форму на бумаге или сначала заполнить пустые ячейки, а потом распечатать форму. При заполнении формы в OpenOffice.org Calc (LibreOffice Calc) можно автоматизировать ввод и анализ данных.

После создания формы. Добавьте необходимые вопросы, названия, формулы и другие данные, которые должны в ней присутствовать. Отформатируйте ячейки листа. Если пользователи будут заполнять форму на компьютере, можно указать информацию, доступную для каждой записи. Для предотвращения нежелательных изменений электронной формы можно разрешить пользователям изменять и вводить данные только в указанные ячейки. Удалите все неиспользованные листы из книги. После завершения составления формы выберите команду Сохранить как в меню Файл. В окне Тип файла выберите пункт Электронная таблица ODF (*.ods). Сохраните файл.

1.5.5 Создание формы для ввода данных в список

Для вставки записей с помощью формы нужно указать ячейку списка, начиная с которой следует добавлять записи. В меню Данные/Форма. Далее введите данные новой записи (TAB для перемещения к следующему полю формы и SHIFT+TAB – к предыдущему). Чтобы добавить запись в список, нажмите клавишу ENTER. По завершении набора последней записи нажмите кнопку Закрыть, чтобы добавить набранную запись и выйти из формы.

Примечание: если поле списка содержит формулу, то в форме выводится ее результат. Изменять это поле в форме нельзя; при добавлении записи, содержащей формулу, результат формулы не будет вычислен до нажатия клавиши ENTER или кнопки Закрыть.

Вам необходимо создать 2 вида форм: экранную (печатную) и встроенную форму для заполнения списков.

Создайте на основании штатного расписания форму, пригодную как для распечатки (т. е. для последующего ее заполнения на распечатанном листе), так и для работы с другими расписаниями. Также создайте форму для подбора количества единиц персонала.

12

Рис. 1.1 Заполненная форма и вызов диалога Форма данных

Необходимо создать форму для заполнения списков сотрудников в штатном расписании.

Создайте таблицу вида «таблица 1.1». Используя форматирование, создайте из нее форму (Рис.1.1).

Рис. 1.2 Форма для ввода данных

Создание формы для ввода данных присутствует только в LibreOffice Calc. Форма показана на рисунке 1.2.

Заполните форму, как показано на рисунке 1.1. Если у вас Open Office.org, заполните вручную, если у вас LibreOffice, используйте форму для ввода данных (Рис. 1.2).

13

После того как вы заполните форму, создайте форму для подбора количества персонала, для реализации этой формы вам потребуются Элементы управления.

Рис. 1.3.Элементы управления

Рис. 1.4 Дизайн формы

Рис. 1.5 Пример простой формы

Примечание: Элемент управления можно расположить в любом удобном месте (в том числе и на диаграмме на отдельном листе). Важно только правильно указать адрес(а) связанных с элементом ячеек.

Включить панель, которая содержит счетчик и другие элементы управления, можно используя главное меню Вид/Панели инструментов/Элементы управления (Рис. 1.3). Для перехода в режим редактирования нажмите 1. Откроется панель, показанная на рисунке 1.4.

14

Рис. 1.6 Пример формы для подбора персонала

Создайте форму подбора количества персонала, используя элементы с панели форм (см. пример рис.1.6).

Рис. 1.7 Пример заполнение формы

Для того чтобы создать форму для подбора персонала, необходимо использовать следующие ячейки:

Номер выбранного значения из выпадающего списка (цифра 2, ячейка С12, рисунок 1.6).

15

Ячейку с функцией ADDRESS – эта функция возвращает адрес выбранной ячейки. Используя номер выбранного значения из выпадающего списка, получите адрес ячейки, которая содержит зарплату санитарки (ячейка D12, рисунок 1.6).

Ячейка с функцией INDIRECT – эта функция вернет значение по адресу ячейки, в качестве параметра используйте значение из предыдущего пункта (ячейка E12, рисунок 1.6).

1. Вызовите форму для заполнения списка единиц персонала. Для этого нужно выделить диапазон ячеек, в котором находится список, включая подписи к столбцам или строкам (подписи потом будут отображаться в обозначениях полей на форме). Выбрать пункт меню Данные/Форма… ).

2.Занесите нужное количество записей (см. пример рис.1.7).

Рис.1.8 Пример использования формы

Примечание: Формы можно, например, использовать для создания визиток для персонала (см. рис.1.8). На рисунке показан пример как с помощью элемента Счетчик организуется занесение должности. Автоматическое занесение прочих данных организуется аналогично.

Рис. 1.9 Свойства счетчика

Рис. 1.10 Счетчик возвращает значение в указанную ячейку

16

Рис. 1.11. Свойство поля со списком

Для того что бы создать элемент управления Счетчик, его необходимо выбрать на панели, показанной на рисунке 1.3, и нарисовать в любом удобном месте. Для рисования элемента управления указывается точка привязки и задается ширина и высота. Таким же образом добавляется поле со списком. Свойства Счетчика и Поля со списком показаны на рисунках 1.9 – 1.11.

На рисунке 1.11 показано свойство поля со списком. Входными данными для него являются диапазон ячеек, а в связанную ячейку возвращается позиция (Может возвращаться выбранное значение).

Рис.1.12 Пример круговой диаграммы

3. Для визуального отображения и сравнения з/п постройте диаграмму на отдельном листе (Вставка/Диаграмма). Тип диаграммы выберите исходя из соображений наглядности. Далее следуйте указаниям мастера создания диаграмм.

На лист разместите элемент управления Счетчик, свяжите его с ячейкой базовой з/п. Изменяя значение базовой з/п путем манипуляций со Счетчиком на листе с диаграммой, пронаблюдайте изменения соотношений долей зарплат в общем фонде. Пример диаграммы показан на рисунке 1.12.

При выделении диапазона выделяйте данные так, чтобы в диапазон попали

17

и категории сотрудников, и их ставки, и суммарные фонды каждой категории. Впоследствии можно изменить свойства диаграммы так, чтобы она отображала либо ставки, либо и суммарные фонды каждой категории.

1.6Форма отчетности

1.Показать созданные на базе штатного расписания формы.

2.Продемонстрировать, как изменяются значения з/п и итоговых сумм в расписании в зависимости от изменений количества единиц персонала.

4.Показать диаграмму и зависимость распределения на диаграмме от изменений, производимых при помощи Счетчика.

5.Показать несколько вариантов штатного расписания на разных листах.

6.Продемонстрировать, как изменяются значения з/п и итоговых сумм в расписании в зависимости от изменений коэффициентов и базовой з/п.

7.Продемонстрировать работу функции Подбор параметра, подобрав для разных расписаний разные суммы фондов з/п, изменяя базовую з/п или введенный дополнительный общий для всех сотрудников коэффициент (имеющий смысл, например, учета инфляции).

1.7Контрольные вопросы

1.Объясните назначение табличного процессора.

2.Принцип организации данных.

3.Какова структура, документов в Open Office.org Calc?

4.Как адресуются ячейки? Какие возможны типы данных в ячейках?

5.Какова основные функции для работы с ячейками и их группами?

6.Ввод формул. Функция подбора.

7.Какими способами можно производить анализ и обработку данных в Электронных таблицах?

8.В чем основные удобства подобной (Электронные таблицы) организации данных?

9.Что такое форма? Как создать простейшую форму?

10.Панель «Элементы управления». Отображение. Содержимое.

11.Как и какие элементы можно использовать для создания и оформления?

18

2.РАБОТА СО СПРАВОЧНЫМИ ДАННЫМИ, СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ

ИДИАГРАММЫ

2.1Тема

Справочные данные. Организация данных в виде сводных таблиц и диаграмм.

2.2 Цель

Научиться организовывать данные, избегая их избыточности. Составлять сложные таблицы с использованием справочных данных. Уметь использовать сводные диаграммы и таблицы для анализа внесенных данных.

2.3Общие сведения

2.3.1Использование справочных данных

Справочник (справочная таблица и т. п.) – это обыкновенная таблица, один из столбцов (строк) которой используется как критерий поиска данных в других столбцах (строках) этой таблицы.

При формировании справочных таблиц следует помнить:

-«ключевой» реквизит (тот, по которому будет выбираться информация из справочника) всегда должен располагаться в первой графе (или первой строке*) справочной таблицы;

-строки (столбцы*) справочной таблицы должны быть упорядочены в порядке возрастания «ключевого» реквизита.

(* Справедливо для «вертикальных» справочников).

При выборке данных из справочника используется функция VLOOKUP (HLOOKUP– для «горизонтальных» справочных таблиц).

VLOOKUP – поиск в вертикальном порядке со ссылкой на соседние ячейки справа. Эта функция проверяет, содержится ли определенное значение в первом столбце массива. Функция возвращает значение в той же строке в столбце с названием Индекс. Если параметр Порядок сортировки опущен или соответствует TRUE, предполагается сортировка данных в порядке возрастания. В этом случае, если точный Критерий поиска не обнаруживается, возвращается последнее значение, меньшее, чем критерий. Если параметр Порядок сортировки соответствует FALSE или равен нулю, требуется поиск точного совпадения, в противном случае выдается сообщение Ошибка: значение недоступно. Таким образом, при нулевом значении данные не требуется сортировать в порядке возрастания.

Поиск поддерживает регулярные выражения. Например, можно ввести «all.* », чтобы найти первое вхождение «all», за которым следует любое количество символов. Чтобы выполнить поиск текста, который также является

19

регулярным выражением, необходимо ввести символы \ перед каждым символом. Чтобы включить или отключить автоматическую оценку регулярных выражений, используйте команду Сервис - Параметры - OpenOffice.org Calc - Вычислить.

Синтаксис:

=VLOOKUP (Условия поиска; Массив; Индекс; Порядок сортировки) Условие поиска: значение для поиска в первом столбце массива. Массив: ссылка, которая должна включать, по крайней мере, два столбца.

Индекс: количество столбцов в массиве, который содержит возвращаемое значение. Первому столбцу соответствует номер 1.

Порядок сортировки: необязательный параметр, который позволяет сортировать значения в первом столбце в порядке возрастания. Для отмены сортировки по возрастанию введите для параметра логическое значение FALSE или нуль. Если значение для поиска находится между минимальным и максимальным значениями в списке, то поиск в отсортированных столбцах выполняется значительно быстрее, а функция всегда возвращает значение даже при нестрогом соответствии. В списках без сортировки соответствие должно быть строгим. В противном случае функция возвращает следующее сообщение: Ошибка: значение недоступно.

Обработка пустых ячеек Пример:

В ячейку A1 требуется ввести номер блюда из меню, чтобы его название немедленно отобразилось в смежной ячейке (B1). Соответствия номера и названия содержатся в массиве D1:E100. Ячейка D1 содержит значение 100, ячейка E1 содержит название Овощной суп и т. д. для всех 100 пунктов меню. Номера в столбце D отсортированы по возрастанию, поэтому использовать параметр Порядок сортировки не требуется.

Введите следующую формулу в ячейку B1: =VLOOKUP(A1;D1:E100;2)

При вводе номера в ячейку A1 в ячейке B1 будет отображен соответствующий текст, который содержится во втором столбце массива D1:E100. При вводе несуществующего номера в ячейке отображается текст для следующего номера. Для исключения этого задайте последнему параметру формулы значение FALSE, чтобы при вводе несуществующего номера отображалось сообщение об ошибке.

2.3.2 Создание сводной таблицы и диаграммы

Смысл создания сводных таблиц и диаграмм – в наглядном отображении необходимого минимума данных, суммарных и итоговых сведений, структурированных нужным образом.

Сводная таблица создается на отдельном листе, в которой требуется ее создать с помощью мастера построения сводных таблиц (меню Данные /

Сводная таблица…).

20