2.2. Заказ

Во многих западных компаниях используются специальные бланки для заказа того или иного товара. Однако у нас нет подобных бланков на английском языке. Кроме того, очень часто заказ на какой-либо товар нужно включить в текст письма.

В заказе, как и в любом деловом письме, содержащаяся информация должна быть точной и полной. В противном случае, поставка может быть задержана или поставленный товар окажется не тем, что вы заказывали. Каждый заказ должен включать в себя:

• точное наименование товара;

• артикул товара (номер по каталогам, номер модели и т.п.);

• количество;

• цена одной единицы данного товара;

• возможная скидка;

• полная цена за всю партию;

• вид расчета (наличный, безналичный, по чеку);

• описание (размер, вес, цвет, материал, какие-либо дополнительные качества);

• желаемый день отправки;

• способ транспортировки (наземный, воздушный);

• адрес отправки;

• подпись ответственного лица.

В случае если информация была получена из рекламы, нужно указать ее источник (номер газеты или журнала и т.п.). Например:

Dear Sirs,

I have seen your ad in the Boston Globe of Sunday, February 12^th, and would like to order the following weather vane:

Model EPC-18” eagle with arrow, copper, $34.95.

I would like the weather vane sent to the above address by parcel post and charged, with any applicable sales tax and handling costs, to my VISA account (number 003 0971 A109).

Yours truly

ad – (сокр.) реклама sales tax – налог на продажу

by parcel post – почтовой посылкой handling costs – оплата доставки

2.3. Бронирование билетов и мест в гостинице

В западных странах место в гостинице, как правило, бронируется телеграммой. Заказ на место в театре или ресторане чаще всего осуществляется по телефону. Какими бы средствами ни осуществляли вы заказ, помните о точности и полноте информации.

Итак, заказ на место в гостинице должен содержать в себе следующее:

• полное имя постояльца;

• место работы постояльца;

• срок проживания, включая возможный день прибытия;

• класс номера;

• особые требования;

• просьба выслать подтверждение.

Прочитаем письмо, где все эти требования соблюдены:

Dear Sirs,

Please, reserve a double room with bath for Mrs. Linda Littman for October 27-29. Mrs. Littman, executive of the Condo Corporation, will arrive at the hotel at approximately 6 P.M. on October 27.

While in Evansville, Mrs. Littman will meet with six members of the local Chamber of Commerce. She would, therefore, like to reserve the use a small conference room for the morning of October 28, from about 9 A.M. until noon.

Please, let us know the rates for both Mrs. Littman’s accommodations and the conference room, and confirm this reservation.

Truly yours

to reserve – резервировать, executive – административный бронировать исполнитель

double room – двухместный Chamber of Commerce – коммерческий

номер центр

to confirm – подтверждать

2.4. Письма ответы

Написание ответов является существенной частью ведения деловой корреспонденции. Умение правильно оформить и написать ответ трудно переоценить.

Требование полноты и точности информации, предъявляемое ко всем видам деловой переписки, необходимо и в данном случае. Однако ответ, как правило, не бывает коротким. Он чаще всего ориентирован на продажу, и краткость в данном случае не всегда хороший спутник. Существенно. Что ответ был дан без задержки, и совсем нелишне невзначай подчеркнуть вашу оперативность. Можно добавить в ответ информации несколько больше, чем требуется или предложить какую-либо услугу, о которой не было речи в полученном вами письме. Как знать, может именно это превратить случайно заинтересовавшегося человека в постоянного клиента.